Вопрос о том‚ кто обязан приобретать вкладыш в трудовую книжку‚ как правильно его регистрировать в приходно‑расходной книге и какие бухгалтерские проводки следует делать‚ часто возникает у бухгалтеров и руководителей предприятий. Ниже представлена подробная инструкция‚ основанная на действующем законодательстве РФ‚ нормативных актах Министерства труда и социальной защиты‚ а также на рекомендациях бухгалтерского учета.

Правовые основы

• Пункт 44 Правил бухгалтерского учёта (ПБУ) № 225/2015 – работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Пункт 42 Правил ПБУ 225 и пункт 337 Инструкции 157н1 – бланки трудовых книжек и их вкладыши относятся к бланкам строгой отчётности.
• Приказ Минтруда РФ № 320н (утверждённый Порядок ведения трудовых книжек) – при выдаче вкладыша в трудовую книжку ставится штамп «Выдан вкладыш»‚ указываются серия и номер.

Исходя из этих нормативных актов‚ расходы на приобретение вкладышей относятся к операциям по обеспечению производства и учитываются в бухгалтерском учёте как неосновные средства (товары‚ материалы‚ расходные материалы).

Кто покупает вкладыш?

1. Работодатель – обязан приобретать вкладыши заблаговременно‚ чтобы обеспечить непрерывность ведения трудовых книжек. Приём на работу не является моментом покупки.
2. С 2025 г. допускается взимание платы с работника за замену (дубликат) или за предоставление вкладыша‚ если это предусмотрено локальными нормативными актами организации‚ однако законодательством не предписано обязательное возложение расходов на работника.

Таким образом‚ в большинстве случаев расходы несёт работодатель‚ а их отражение в бухгалтерском учёте происходит без удержания из заработной платы.

Регистрация вкладыша в приходно‑расходной книге (Книга учёта бланков строгой отчётности)

Бланки трудовых книжек и их вкладыши учитываются в Книге учёта бланков строгой отчётности (КУБСО). Приём‑выдача фиксируется следующими реквизитами:

В книге указывается серия и номер каждого вкладыша‚ а также подпись ответственного лица.

Бухгалтерские проводки

Приобретение вкладыша (покупка у поставщика)

В зависимости от выбранного КОГСУ (Код ОКЕИ/Код ОКВЭД) расходы отражаются по статье 244 «Прочие закупки товаров‚ работ и услуг для обеспечения государственных нужд» (КВР 244). Пример проводки:

Дт 10 (Материалы) - 200‚00
 Кт 60 (Расчёты с поставщиками) - 200‚00
(Приобретение 10 вкладышей к трудовым книжкам‚ цена 120‚00 руб. за шт.‚ поставщик – ООО «ТрудБланк»)

Если организация использует субсчет 10‑1 «Запасы» для хранения бланков‚ то запись будет:

Дт 10‑1 (Запасы) - 200‚00
 Кт 60 (Расчёты с поставщиками) - 200‚00

Выдача вкладыша работнику

Выдача вкладыша считается расходом на обеспечение производства и списывается со счёта запасов:

Дт 91‑2 (Прочие расходы) -20‚00
 Кт 10‑1 (Запасы) -20‚00
(Выдача 1 вкладыша к трудовой книжке Иванова И.И.)

Если в организации принято списывать такие расходы непосредственно на субсчет 91‑2 «Прочие расходы»‚ то можно использовать упрощённую запись без промежуточного списания со склада.

Возмещение стоимости вкладыша работником (если предусмотрено локальными актами)

В случае‚ когда работник оплачивает вкладыш‚ проводка выглядит так:

Дт 62 (Расчёты с покупателями и заказчиками) -20‚00
 Кт 91‑2 (Прочие расходы) -20‚00
(Возмещение стоимости вкладыша от работника Иванова И.И.)

При этом в Книге учёта бланков фиксируется факт выдачи и получения оплаты.

Оформление вкладыша в трудовой книжке

1. На ьном листе (или на ьном листе первого вкладыша) делается запись:
   • «Выдан вкладыш» – штамп;
   • Указывается серия и номер вкладыша;
   • Дата выдачи и подпись ответственного лица.
2. Вкладка вкладыша в трудовую книжку производится в порядке‚ установленном пунктом 32 Приказа Минтруда № 320н;
3. Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе»‚ вкладыш считается её неотъемлемой частью и ведётся в том же порядке‚ что и основная часть.

Учет в налоговой отчётности

Расходы на покупку вкладышей относятся к операционным расходам и уменьшают налогооблагаемую прибыль. При заполнении декларации по налогу на прибыль (декларация 3‑НДФЛ) их следует отнести к строке «Прочие расходы»‚ указав код КВР 244.

Если организация применяет УСН (упрощённую систему налогообложения)‚ то такие расходы учитываются в составе расходов‚ уменьшающих доход (для УСН «Доходы минус расходы»).

Практический пример полного цикла

Сценарий

ООО «СтройТех» приобрело 20 вкладышей 10 млн руб. (по 120 руб. за шт.). 5 мая 2026 г. одному из новых сотрудников‚ Петрову П.П.‚ был выдан один вкладыш.

Проводки

Приобретение (10‑05‑2026)
Дт 10‑1 (Запасы) - 400‚00
 Кт 60 (Расчёты с поставщиками) - 400‚00
(Покупка 20 вкладышей‚ цена 120 руб. за шт.)

Выдача Петрову П.П. (05‑05‑2026)
Дт 91‑2 (Прочие расходы) -20‚00
 Кт 10‑1 (Запасы) -20‚00
(Выдача 1 вкладыша к трудовой книжке Петрова П.П.)

Регистрация в КУБСО
 – 10‑05‑2026 – Приход: серия В‑2026‑001‚ кол‑во 20 шт.
 – 05‑05‑2026 – Расход: серия В‑2026‑001‚ кол‑во 1 шт.‚ получатель Петров П.П.

Отражение в налоговой декларации

В декларации по налогу на прибыль в строке 131 («Прочие расходы») указывается сумма 120 руб.‚ код КВР – 244.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать старый образец вкладыша? – Да. При оформлении нового вкладыша допускается использование ранее приобретённых бланков старого образца‚ если они находятся в надлежащем состоянии.
• Нужно ли списывать вкладыш как нематериальный актив? – Нет; Вкладыши относятся к расходным материалам (запасам) и списываются в момент выдачи.
• Как отразить в учете‚ если вкладыш был получен в дар от партнёра? – Оформляется как приход безвозмездный:

   Дт 10‑1 (Запасы) -‚00
   Кт 99 (Прибыль/убыток) -‚00
   (Получение безвозмездного вкладыша от партнёра)
   

  При этом в налоговой отчётности стоимость не учитывается.

• Можно ли удержать стоимость вкладыша из заработной платы? – Да‚ если это предусмотрено локальными нормативными актами и работник дал согласие. В этом случае удержание отражается в расчётах с работником (счёт 70).

Приобретение вкладыша в трудовую книжку – обязанность работодателя‚ который обязан обеспечить наличие достаточного количества бланков строгой отчётности. Операции по покупке и выдаче фиксируются в Книге учёта бланков‚ а в бухгалтерском учёте отражаются проводками по субсчетам 10‑1 (Запасы) и 91‑2 (Прочие расходы) либо по КВР 244. При необходимости списание стоимости с работника должно быть оформлено в соответствии с локальными нормативными актами и отражено в расчётах с персоналом.

Соблюдение указанных правил поможет избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учёте‚ а также обеспечит корректное ведение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ.