Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника. С 2024 года в России действует параллельная система бумажных и электронных трудовых книжек. Ниже разберём‚ в каком виде ведётся трудовая книжка‚ как происходит переход‚ какие правила применяются и какие преимущества и недостатки у каждого формата.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальная запись о трудовых отношениях работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ места работы‚ причины увольнения и т.д. В ней фиксируются все важные сведения‚ которые могут понадобиться при переходе на новое место работы‚ при оформлении пенсионных выплат‚ при получении справок и т.д.
Бумажная трудовая книжка
Традиционный формат – тетрадь с черновыми страницами‚ где работодатель и работник подписывают записи. Книга хранится в отделе кадров и передаётся работнику при увольнении.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронный формат – цифровая запись‚ хранимая в системе Социального фонда. В ней содержатся те же сведения‚ что и в бумажной книге‚ но в виде электронного документа‚ доступного через портал госуслуг или приложение «Мой социальный фонд».
Когда и как начинается переход на электронную трудовую книжку?
С 1 января 2024 г. в России начался четвертый год перехода на электронные трудовые книжки. При этом бумажные трудовые книжки остаются действующими и продолжают использоваться.
- Первое трудоустройство – независимо от вашего желания‚ вам заведут только электронную трудовую книжку.
- Если вы уже имеете бумажную трудовую книжку‚ вы можете продолжать её использовать‚ но при этом данные автоматически передаются в электронный формат.
- Переход возможен только при наличии заявления об отказе от бумажной книжки.
Как перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?
- Составьте заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
- Подайте заявление в отдел кадров работодателя.
- Работодатель передаст данные в СФР (Социальный фонд России).
- После подтверждения в системе СФР вы получите доступ к электронному документу через портал госуслуг.
Если вы не подали заявление‚ бумажная и электронная версии будут вести одновременно.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Плюсы
- Удобство доступа: можно просматривать и скачивать выписки онлайн.
- Сокращение бумажной работы и риска потери документа.
- Быстрое обновление данных – изменения фиксируются мгновенно.
- Наличие резервной копии в облаке.
Минусы
- Требуется наличие интернет‑связи и аккаунта в системе госуслуг.
- В некоторых случаях работодатели могут требовать бумажную копию.
- Новые пользователи могут столкнуться с техническими трудностями при регистрации.
Бумажная трудовая книжка: почему она всё ещё нужна
- Многие работодатели и государственные органы до сих пор требуют бумажную копию для подтверждения стажа.
- В случае технических сбоев в системе электронных записей бумажная книга остаётся надёжным источником информации.
- Для некоторых категорий работников (например‚ в сельском хозяйстве) бумажная книга остаётся обязательной.
Как получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки?
При необходимости сведения из ЭТК могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Это делается через портал госуслуг: выбираете нужный период‚ генерируете PDF‑документ и распечатываете.
Когда работникам доступен только электронный вариант?
С 1 января 2024 г. при первом трудоустройстве работнику автоматически открывается электронная трудовая книжка. Если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии‚ обе книги ведутся параллельно.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
При приёме на работу работодатель может запросить выписку из ЭТК. Это делается через портал госуслуг‚ где можно запросить электронную справку о стаже.
Выбор формата зависит от ваших потребностей и требований работодателя. Если вы цените удобство и быстрое обновление данных‚ электронная трудовая книжка – ваш выбор. Если же вам нужна надёжность и готовность к ситуациям без доступа к интернету‚ бумажная книга остаётся актуальной.
В любом случае‚ в 2026 г. обе версии будут действовать наравне‚ и вы сможете использовать тот формат‚ который лучше соответствует вашим целям и условиям работы.