Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника в Российской Федерации. С 2020 года в стране начался переход на электронные трудовые книжки, но бумажные варианты до сих пор остаются в обороте. В этой статье мы подробно разберём все современные способы заполнения трудовых книжек, правила их ведения, требования законодательства и практические рекомендации для работодателей и сотрудников.
Бумажная трудовая книжка: традиционный способ
До 2020 года все трудовые книжки были исключительно бумажными. Даже сегодня, при наличии электронного варианта, многие работники продолжают использовать бумажные книжки, особенно те, кто начал трудовую деятельность до введения новых правил.
Правила заполнения бумажной трудовой книжки:
- Формат и шрифт: все записи должны выполняться чёрными чернилами, разборчиво, без помарок, исправлений и зачёркиваний.
- Использование печатей: при каждом приёме на работу, увольнении или переводе необходимо проставлять печать организации (если она есть).
- Дата и номер записи: каждая запись нумеруется последовательно, с указанием даты события (приём, увольнение, перевод и т.д.).
- Основание для записи: обязательно указывается номер и дата приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится запись.
- Подпись ответственного лица: запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы или руководителя организации с расшифровкой фамилии и инициалов.
Пример записи при приёме на работу:
- Номер записи: 1
- Содержание: «Принят на работу в должность инженера-технолога по приказу № 45 от «
- Подпись: И.И. Иванов, кадровик
- Печать: печать организации
Электронная трудовая книжка: новый стандарт
С 1 января 2020 года в России введена возможность ведения трудовых книжек в электронном виде. С 7 марта 2026 года, как указано в актуальных данных, россияне могут обращаться в Пенсионный фонд РФ для включения в электронную трудовую книжку всей информации о трудовой деятельности, включая данные, накопленные до перехода на электронную форму.
Как формируется электронная трудовая книжка?
- Работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд РФ через систему электронного документооборота (ФСС, СЗВ-ТД и другие формы).
- Информация включает: даты приёма, увольнения, перевода, наименование должностей, структурных подразделений, основания для изменений.
- Работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru) или портале Госуслуги.
Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе?
Для автоматизации процесса многие компании используют бухгалтерские и кадровые программы (1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Персонал, СБИС и др.).
Шаги настройки:
- В программе активируйте функцию «Электронная трудовая книжка» в настройках кадрового учёта.
- Убедитесь, что у работодателя есть подключённая ЭЦП (электронная цифровая подпись).
- Внесите в систему данные о работнике: ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения.
- При оформлении приказа о приёме/увольнении выберите опцию «Отправить в ПФР».
- Программа автоматически формирует и отправляет форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.
- Проверьте статус отправки в журнале отчётов — должен быть статус «Принято».
Важно!
Если работник не подал заявление о переходе на электронную форму, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку. Переход на электронный формат возможен только по инициативе работника.
Ведение учёта движения трудовых книжек
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это обязательный документ, который фиксирует все перемещения трудовых книжек внутри организации.
Что вносится в книгу учёта?
- Дата поступления трудовой книжки (при приёме на работу).
- Дата выдачи книжки работнику (при увольнении).
- Дата передачи книжки в архив или другому работодателю.
- ФИО работника, его подпись при получении книжки.
- Подпись ответственного лица (кадровик, секретарь).
Книга ведётся в печатной или электронной форме, но должна быть пронумерована, прошита и скреплена печатью организации. Хранится не менее 75 лет.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка утрачена, работнику необходимо:
- Написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат.
- Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж: справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, трудовые договоры, приказы.
- Работодатель на основании этих документов составляет дубликат трудовой книжки с указанием: «Дубликат», дата выдачи и номер оригинала (если известен).
- Дубликат заверяется печатью и подписью руководителя.
Правила для работников: как выбрать формат
Каждый работник имеет право выбрать:
- Оставить бумажную трудовую книжку — тогда работодатель продолжает её вести.
- Перейти на электронную трудовую книжку — подаёт заявление в кадровую службу.
- Иметь оба варианта — но только бумажная книжка будет содержать все записи до перехода, а электронная — с момента подачи заявления.
Важно! Работник не может быть вынужден отказаться от бумажной книжки. Переход — исключительно добровольный.
Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой зависит от нескольких факторов:
- Возраст работника: старшее поколение чаще предпочитает бумажный вариант.
- Технологическая оснащённость компании: крупные организации уже перешли на электронный формат.
- Удобство доступа: электронная книжка доступна в любое время через Госуслуги, не теряется, не портится.
- Юридическая надёжность: оба формата имеют равную юридическую силу.
Независимо от выбранного способа, главный принцип остаётся неизменным: записи в трудовой книжке должны быть точными, своевременными, законными и подтверждёнными документально.
Работодателям рекомендуется:
- Обеспечить обучение кадровых сотрудников новым правилам.
- Внедрить программное обеспечение для автоматизации.
- Регулярно проверять соответствие записей законодательству.
Работникам — внимательно следить за своими данными в электронной трудовой книжке и своевременно обращаться в ПФР при обнаружении расхождений.
С 2026 года переход на электронные трудовые книжки становится не просто трендом, а необходимостью. Правильное заполнение и ведение трудовых книжек, залог стабильности пенсионных прав каждого гражданина России.