С 2020 года в России действует возможность вести трудовую книжку в двух форматах – традиционном бумажном и электронном. Выбор формата влияет на порядок хранения данных, доступ к информации и возможность получения некоторых государственных льгот. Ниже подробно рассмотрим особенности каждого варианта, правовые нормы, актуальные на 2026 год, а также дадим практические рекомендации, как определиться с оптимальным решением.

Что такое бумажная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка – это физический документ, в котором работодатель делает записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и других значимых событиях трудовой деятельности. До 2020 года она была единственным официальным подтверждением трудового стажа.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это запись в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР). Все сведения о работе сотрудника хранятся в цифровом виде и доступны работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через запрос в ПФР.

Правовая база на 2026 год

• С 1 января 2021 года для впервые поступающих на работу трудовые книжки ведутся только в электронном виде (см. источник: «Какая трудовая книжка лучше ― электронная или бумажная: сравнение»).
• Работник, уже трудоустроенный до 2021 года, имеет право выбрать формат ведения книжки и изменить свой выбор только один раз – переход с бумажного на электронный формат является необратимым (см. источник: «Электронная и бумажная трудовые книжки одновременно в 2025: можно ли совмещать, что выбрать»).
• С 1 января 2021 года работодатель не обязан принимать заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде от работников, не включённых в специальный Перечень (Письмо ПФР С-4583-08/7697). Однако до подачи заявления о переходе на электронный формат кадровый специалист продолжает вносить записи в бумажный вариант (см. источник: «Электронная трудовая книжка или бумажная: что делать, если работник до сих пор не определился»).
• Если работник выбрал электронную трудовую книжку, он сам отвечает за сбор и хранение документов, подтверждающих награды, грамоты, благодарности и приказы об их объявлении, поскольку в электронной системе такие сведения не отражаются автоматически (см. источник: «Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой ⏤ Российская газета»).
• Сотрудники, устраивающиеся на работу впервые в 2025 году и позже, могут сразу начать вести электронную трудовую книжку без необходимости оформления бумажного документа (см. источник: «Электронные и бумажные трудовые книжки в 2025 году УБРиР»).

Преимущества и недостатки каждого формата

Бумажная трудовая книжка

• Преимущества:
  • Привычный формат для многих поколений работников.
  • Возможность получения государственных наград и званий (например, «Ветеран труда») без дополнительной работы по сбору документов – все записи уже находятся в книжке.
  • Не требует доступа к интернету и знания работы с электронными сервисами.
• Недостатки:
  • Риск потери, повреждения или кражи физического документа.
  • Сложность быстрой проверки данных (нужно обращаться в отдел кадров или ПФР).
  • При переходе на электронный формат вернуть бумажную версию уже нельзя.

Электронная трудовая книжка

• Преимущества:
  • Мгновенный доступ к выписке о стаже и местах работы через «Госуслуги» или запрос в ПФР.
  • Защита от физической утраты – данные хранятся в защищённой государственной базе.
  • Упрощённое оформление пенсии, пособий и других социальных выплат.
  • Возможность проверки правильности отраженных данных в реальном времени (см. источник: «Стоит ли переходить с бумажной трудовой книжки на электронную?»).
• Недостатки:
  • Необходимость самостоятельного хранения документов о наградах и поощрениях.
  • Зависимость от доступа к интернету и умения пользоваться электронными сервисами.
  • Для некоторых категорий работников (например, пожилых людей) может быть менее привычным.

Как сделать выбор: пошаговая инструкция

1. Оцените свои потребности. Если вам важно иметь немедленный доступ к выписке о стаже для оформления кредита, ипотеки или пособий – электронный формат предпочтительнее.
2. Учтите возраст и уровень цифровой грамотности. Для сотрудников, предпочитающих работу с бумажными документами и не желающих осваивать новые сервисы, бумажная книжка может быть удобнее.
3. Проверьте наличие наград и поощрений. Если вы планируете претендовать на звания типа «Ветеран труда» и у вас уже есть множество грамот, проще сохранить бумажную версию, где все записи уже внесены.
4. Определитесь с возможностью совмещения. Закон допускает ведение обеих форм одновременно, если вы подадите соответствующее заявление (см. источник: «Что выбрать электронную трудовую книжку или бумажную 2026 год Акты, образцы, формы, договоры КонсультантПлюс»). В этом случае работодатель будет вносить записи в бумажную книжку, а вы сами будете обеспечивать электронную версию через личный кабинет.
5. Подготовьте заявление. Напишите заявление работодателю о выбранном формате ведения трудовой книжки (образец можно найти на сайте ПФР или в отделе кадров). Укажите, хотите ли вы вести книжку только в электронном виде, только в бумажном виде или одновременно.
6. Получите подтверждение. После обработки заявления отдел кадров выдаст вам копию или выписку о принятом решении. При выборе электронного формата убедитесь, что ваши данные уже отражены в ЕГИСЗ (Единой государственной информационной системе о застрахованных лицах).
7. При необходимости организуйте хранение наград. Если выбрали электронную книжку, создайте папку (физическую или облачную) для хранения грамот, благодарностей и приказов об их объявлении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Нет. Согласно законодательству, переход с бумажного на электронный формат является необратимым (см. источник: «Электронная и бумажная трудовые книжки одновременно в 2025: можно ли совмещать, что выбрать»).

Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?

При утере бумажного документа вы можете запросить выписку из электронной трудовой книжки в ПФР или через «Госуслуги». Эта выписка имеет равную юридическую силу с оригиналом книжки.

Нужно ли мне подавать заявление, если я устраиваюсь на работу впервые после 2021 года?

Нет. Для впервые поступающих на работу с 2021 года трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде, и заявление не требуется (см. источник: «Какая трудовая книжка лучше ⏤ электронная или бумажная: сравнение»).

Могут ли работодатели отказать в приёме на работу из‑за выбора формата трудовой книжки?

Нет. Выбор формата ведения трудовой книжки не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для дискриминации сотрудника.

Выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой зависит от личных предпочтений, уровня цифровой грамотности, необходимости быстрого доступа к данным и планов по получению государственных наград. На 2026 год законодательство чётко регулирует порядок ведения обеих форм, предоставляя гражданам право выбора, но одновременно стимулирует переход к электронному учету благодаря его удобству и защищённости. Следуя предложенной пошаговой инструкции, вы сможете осознанно определить оптимальный формат ведения своей трудовой книжки и избежать возможных сложностей в будущем.