В России вопрос выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой остаётся актуальным даже в 2026 году. Законодательство, которое пришло в силу в 2019‑2020 годах, открывает два пути ведения сведений о трудовой деятельности: традиционный бумажный документ и цифровой аналог, хранящийся в Федеральной службе регистрации. В этой статье мы разберём, как работает каждая система, какие преимущества и недостатки они имеют, и как правильно выбрать формат для себя.

История перехода на электронный формат

До 31 декабря 2020 года работники, которые впервые заключали трудовой договор, должны были выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки. С 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка больше не заводится для новых сотрудников: с если трудовой договор заключается впервые, бумажная трудовая книжка не заводится. Это изменение закреплено Федеральным законом от  № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

С 2021 г. все работодатели обязаны формировать сведения о каждом работнике в электронном виде и передавать их в Федеральную службу по труду (СФР) в форме ЕФС‑1. При этом бумажная трудовая книжка может продолжать использоваться, если работник имел стаж до 2020 г. или если работодатель решил оставить её в качестве дополнительного носителя.

Правовые основы

• Федеральный закон от  № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ…»
• Трудовой кодекс РФ (статьи о трудовой книжке)
• Служба Федеральной регистрации (СФР) – хранит электронные сведения
• Обязательная сдача ЕФС‑1 работодателями

Кто может вести бумажную трудовую книжку в 2026 году?

В 2026 году действуют два режима:

1. Работники, у которых был трудовой стаж до 31 декабря 2020 г., могут вести бумажную трудовую книжку наряду с электронной или полностью перейти на электронный формат, подав соответствующее заявление работодателю.
2. Новые сотрудники, которые впервые заключают трудовой договор после 1 января 2021 г., получают только электронную трудовую книжку. Бумажный документ им не выдаётся.

Таким образом, если вы начали работать в России до 2021 г., у вас есть возможность сохранить бумажный экземпляр. Если же вы только начали трудоустройство, бумажная трудовая книжка вам не понадобится.

Плюсы и минусы бумажной и электронной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

• Преимущества:
  • Физический документ, который можно хранить дома.
  • Можно показать лично при необходимости (например, в банке, при оформлении кредита).
  • Не требует доступа к интернету для просмотра.
• Недостатки:
  • Риск потери, порчи, кражи.
  • Трудно обновлять – каждый раз нужно идти к работодателю.
  • Не всегда принимается в цифровых системах (например, при проверке в госуслугах).

Электронная трудовая книжка

• Преимущества:
  • Хранится в защищённой базе СФР, доступна 24 / 7.
  • Автоматически обновляется работодателем.
  • Подтверждённая цифровая подпись делает документ юридически надёжным.
  • Не требует физического хранения, экономит место.
• Недостатки:
  • Необходимость доступа к интернету и электронному удостоверению.
  • В некоторых случаях требуется бумажный экземпляр (например, при проверке в некоторых учреждениях).
  • Если система СФР временно недоступна, доступ к данным может быть ограничен.

Как выбрать формат: пошаговое руководство

1. Определите, когда вы начали трудовую деятельность:
   • Если до 31 декабря 2020 г., вы можете выбрать любой формат.
   • Если после 1 января 2021 г., бумажный вариант недоступен.
2. Обратитесь к работодателю с заявлением о выборе:

   Для перехода на электронную трудовую книжку работодатель должен получить ваше письменное согласие. Если вы хотите оставить бумажную, также подайте заявление.

3. Получите подтверждение:
   • Работодатель отправит вам копию выбранного формата (если бумажный).
   • В случае электронного – получите ссылку на портал госуслуг и инструкции по доступу.
4. Сохраните копию:
   • Если бумажный – храните в безопасном месте.
   • Если электронный – регулярно проверяйте доступность и создавайте резервные копии (если это позволяет СФР).

Совмещение бумажной и электронной трудовой книжки

С 2025 года работодатели могут вести обе формы одновременно. Это удобно, если вы хотите иметь физический документ для личного пользования, но при этом пользоваться преимуществами электронного хранения. Важно помнить, что бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной.

Практические советы по работе с обеими формами

• Регулярно проверяйте, что все записи в электронном реестре совпадают с бумажным экземпляром (если он у вас есть).
• Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, не волнуйтесь – электронный документ останется доступным.
• При обращении в банки, пенсионные фонды и другие учреждения уточняйте, какой формат они принимают. Многие уже полностью переходят на электронный.
• Для получения справок о трудовом стаже используйте портал госуслуг – там можно скачать электронный документ в PDF‑формате.
• Если вы работаете удалённо и не можете лично посетить работодателя, попросите электронный вариант – он будет доступен онлайн.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я работаю впервые после 2021 г.?

   Нет. С 1 января 2021 г. бумажная трудовая книжка не заводится для новых сотрудников.

2. Что делать, если у меня есть бумажная трудовая книжка, но я хочу перейти на электронный формат?

   Подайте работодателю письменное заявление о переходе. После проверки СФР вы получите подтверждение о переходе.

3. Могу ли я использовать бумажную трудовую книжку в качестве доказательства стажа при получении пенсии?

   Да, бумажный документ остаётся официальным. Однако большинство пенсионных фондов уже принимают электронный документ, поэтому лучше иметь оба варианта.

4. Как получить доступ к моей электронной трудовой книжке?

   Через портал госуслуг (https://www.gosuslugi.ru). После регистрации вы получите доступ к разделу «Трудовая книжка» и сможете скачать справки.

5. Что если СФР временно недоступна?

   В таком случае вы можете обратиться к работодателю за копией бумажного документа (если он есть) или запросить временное подтверждение через электронный сервис.

Переход от бумажной трудовой книжки к электронному формату в России уже давно завершён, но выбор остаётся за сотрудником и работодателем. Электронная трудовая книжка обеспечивает более быстрый доступ, автоматическое обновление и надёжное хранение данных, однако бумажный экземпляр остаётся полезным в тех случаях, когда требуется физический документ. В 2026 году работодатели могут вести обе формы одновременно, что позволяет сотрудникам использовать преимущества каждой из них. Главное – своевременно оформить выбранный формат и хранить подтверждения в надёжном месте.

Таким образом, выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой зависит от ваших личных предпочтений, наличия стажа до 2020 года и требований работодателя. Независимо от выбранного пути, важно помнить, что обе формы признаны официальными и могут использоваться для всех целей, связанных с трудовой деятельностью.