Ведение бумажной трудовой книжки по‑прежнему актуально для многих организаций, особенно если сотрудник не отказался от её использования․ Ниже собраны все ключевые положения, требования и практические рекомендации, основанные на актуальной информации (данные на )․
Когда требуется бумажная трудовая книжка
Согласно части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ, бумажный формат ведения трудовой книжки обязателен, если выполнены оба условия:
- Сотрудник работает более 5 (пяти) дней в организации;
- Работа является для него основной (т․е․ он не работает только по совместительству)․
Если сотрудник не подавал заявление о выборе формы ведения (бумажной или электронной), работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку в соответствии с действующими правилами․
Сотрудники, у которых книжка уже оформлена
Для работников, у которых бумажная трудовая книжка была оформлена до 31 декабря 2020 года, она сохраняется и продолжает вестись по старым правилам, даже если они устроились на работу после этого срока․
Новые сотрудники
С 1 января 2021 года для новых работников бумажная трудовая книжка не оформляется․ Их сведения о работе фиксируются в электронном виде и передаются в ПФР․
Как оформить заявление о продолжении бумажной формы
Заявление может быть сформулировано свободно, но должно однозначно указывать на выбранный способ ведения․ Примеры формулировок:
- «Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ»․
- «Прошу продолжить вести мою трудовую книжку в бумажном виде»․
Важно, чтобы в заявлении присутствовало:
- ФИО сотрудника;
- Дата подачи заявления;
- Подпись сотрудника․
Правила заполнения и ведения бумажной трудовой книжки
Общие принципы
- Записи вносятся в порядке их возникновения․
- Каждая запись должна быть подписана работником (или его представителем) и, при необходимости, печатью организации․
- Для внесения изменений допускается использование штампов и чернильных корректировок, но без стирания․
Что фиксируется в книжке
- Дата приёма на работу и основной трудовый договор;
- Сведения о местах работы и должностях;
- Дата и основания прекращения работы;
- Сведения о профобучении, повышении квалификации и т․п․
Подтверждение записей
После внесения новой записи работодатель ставит штамп организации и подпись руководителя, что подтверждает её достоверность․
Параллельное ведение бумажной и электронной книжек
Согласно практике 2025‑2026 годов, работник может одновременно вести:
- Бумажную трудовую книжку;
- Электронную форму (через ПФР)․
При этом работодатель обязан:
- Вести бумажную запись в соответствии с ТК РФ;
- Передавать сведения в ПФР для формирования электронной версии․
Это особенно важно, если сотрудник не отказался от бумажной формы․
Частые вопросы и ответы
Можно ли одновременно вести обе формы?
Да․ Если сотрудник не подал заявление о переходе только на электронную форму, его трудовая деятельность фиксируется в обеих системах․
Что делать, если в книжке нет закрывающей записи?
Запись считается открытой, и её можно дополнить новыми данными․ Главное – правильно оформить каждую новую запись (дата, подпись, печать)․
Как оформить копию трудовой при увольнении?
Копию трудовой книжки нужно заверить подписью руководителя и печатью организации․ Копию передают работнику, а оригинал хранится в кадровом отделе․
Бумажная трудовая книжка остаётся обязательным документом для тех сотрудников, которые:
- Работают более пяти дней;
- Имеют основную занятость;
- Не отказались от её ведения․
Правильное заполнение и своевременное подтверждение записей позволяют избежать проблем при проверках ПФР и других контролирующих органов․ При необходимости сотрудник может одновременно вести бумажную и электронную формы, а работодатель обязан обеспечить их синхронность․
Для удобства работы с документом рекомендуется использовать готовые образцы заявлений и шаблоны заполнения, которые доступны в консультантской системе «КонсультантПлюс» и на специализированных ресурсах (БУХ․1С, Банки․ру и др․)․
Автор статьи: кадровый специалист, 2026 год․