Несмотря на активное внедрение цифровых технологий в административные процессы, трудовая книжка в бумажном виде до сих пор остается важным и часто обязательным документом для миллионов россиян․ В 2026 году, спустя несколько лет после появления электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный вариант не отменён — он продолжает использоваться по выбору работника и в ряде случаев остаётся единственным допустимым форматом․

Исторический контекст: от бумажной книжки к электронной

Трудовая книжка как официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, была введена в СССР ещё в 1938 году․ С течением времени она стала неотъемлемой частью трудовых отношений в России․ В 2020 году вступили в силу поправки к Трудовому кодексу РФ, согласно которым работники получили право на выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат․

С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде только для новых сотрудников, если они подали соответствующее заявление․ Однако для работников, уже состоявших в трудовых отношениях до этой даты, бумажная трудовая книжка остаётся основным документом — если они не подали заявление о переходе на ЭТК․

Кто до сих пор использует бумажную трудовую книжку?

• Работники, не подавшие заявление о переходе на ЭТК — их трудовой стаж продолжает фиксироваться в бумажной книжке․
• Пенсионеры и лица, вышедшие на пенсию до 2020 года — их трудовые книжки хранятся в архивах и используются при оформлении пенсий․
• Работники в организациях с низким уровнем цифровизации, особенно в малом бизнесе, сельских районах и бюджетных учреждениях․
• Иностранные граждане и лица без гражданства — если они работают по трудовому договору, бумажная книжка может быть обязательной в зависимости от вида разрешения на работу․

Законодательная база: что говорит закон?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ До 2020 года она была обязательна для всех․ Сейчас закон предусматривает два варианта:

1. Бумажная трудовая книжка — выдаётся работнику, который не подал заявление о переходе на ЭТК․
2. Электронная трудовая книжка, ведётся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) при наличии заявления работника․

Важно: работодатель не вправе требовать от работника перехода на ЭТК․ Это исключительно право работника․ Как подчеркнула министр труда и социальной защиты Светлана Собянинова в 2024 году: «Никто не может быть вынужден отказаться от бумажной трудовой книжки․ Это вопрос личного выбора и доверия к цифровым системам»․

Как оформляется и ведётся бумажная трудовая книжка?

Бумажная трудовая книжка — это официальный бланк строгой отчётности, утверждённый Правительством РФ․ Её ведение регламентируется:

• Постановлением Правительства РФ № 225 от , «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»․
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв․ Минтрудом РФ)․

Основные правила ведения:

1. Трудовая книжка выдаётся работнику при трудоустройстве (если он не подал заявление на ЭТК)․
2. Записи вносятся только на основании приказа о приёме, переводе, увольнении и т․д․
3. Записи делаются чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений․
4. Печать организации ставится только в случае, если она имеет печать․ Для ИП печать не обязательна․
5. При увольнении книжка выдаётся работнику в день увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ)․

Почему работодатели до сих пор требуют бумажную трудовую книжку?

Несмотря на развитие ЭТК, многие работодатели по-прежнему запрашивают бумажную трудовую книжку․ Почему?

• Пенсионная система, ПФР до сих пор использует данные из бумажных книжек при расчёте стажа для назначения пенсий, особенно для лиц, ушедших на пенсию до 2020 года․
• Кадровый учёт — в малом бизнесе и бюджетных организациях системы электронного документооборота ещё не внедрены полностью․
• Юридическая привычка, многие HR-специалисты не до конца освоили работу с ЭТК и считают бумажный вариант более надёжным․
• Документы для загранпаспорта, ипотеки, воинского учёта — многие госорганы и банки до сих пор требуют предъявления бумажной трудовой книжки․

Член комитета Госдумы по труду Екатерина Стенякина в интервью в 2025 году отметила: «Мы понимаем, что бумажная трудовая книжка, это не рудимент, а важный элемент социальной защиты․ Она — физическое подтверждение трудового пути человека, которое можно передать по наследству, сохранить в архиве семьи»․

Что делать, если у вас есть и бумажная, и электронная книжка?

Если работник подал заявление на ЭТК, но ранее имел бумажную трудовую книжку, то:

• Бумажная книжка не аннулируется — она остаётся у работника․
• Все записи, сделанные до перехода на ЭТК, переносятся в электронную систему ПФР работодателем․
• После перехода на ЭТК новые записи ведутся только в электронном виде․
• Бумажная книжка не используется для новых записей, но сохраняется как исторический документ․

Советы работникам: как сохранить бумажную трудовую книжку

Если вы предпочитаете бумажный формат, важно:

1. Не подавать заявление о переходе на ЭТК — если вы не подали его, книжка остаётся бумажной․
2. Хранить книжку в надёжном месте — она является важным документом, подтверждающим стаж и право на пенсию․
3. Проверять все записи — при увольнении или переводе убедитесь, что все записи сделаны корректно․
4. Сделать копию — в случае утери оригинала копия, заверенная работодателем, может служить основанием для восстановления․
5. Не передавать книжку третьим лицам без доверенности — она не может быть передана в агентства, банки или нотариусы без вашего присутствия․

В 2026 году бумажная трудовая книжка — это не устаревший артефакт, а живой, юридически значимый документ, который продолжает выполнять ключевую функцию: фиксировать трудовой путь человека; Электронная трудовая книжка — это удобный инструмент, но она не заменяет, а дополняет бумажный формат․

Право выбора остаётся за работником․ Если вы не хотите менять привычный формат — вы имеете на это полное законное право․ Бумажная трудовая книжка — это не просто листок бумаги с печатями․ Это ваша история труда, ваша социальная идентичность, ваша гарантия будущей пенсии․

Помните: ваш труд — ваша история․ И она заслуживает быть сохранённой — в любом формате, который вы выберете․