В России переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) начался в 2021 году, но бумажный формат остаётся актуальным для определённых категорий работников. В этой статье мы разберём, когда и как оформляется бумажная трудовая книжка, какие требования к её ведению, а также сравним её с электронным вариантом.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – глава 66.1: «Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при наличии у работодателя).»
- Постановление Минтруда РФ от 2025 г. о переходном периоде: «С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Все сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. При этом бумажные трудовые книжки сохраняются только в тех случаях, когда работник не сделал заявление об отказе от бумажной версии.»
- Постановление о порядке выдачи бумажных трудовых книжек (2025 г.): «При приёме на работу работник, который впервые устраивается в трудовую деятельность после 1 января 2021 г., не обязан получать бумажную трудовую книжку; она будет оформлена только в электронном виде.»
Когда нужна бумажная трудовая книжка?
- Работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2021 г. – их стаж фиксируется в бумажной книжке, а при переходе на ЭТК эти записи сохраняются как дополнение.
- Сотрудники, которые не сделали заявление об отказе от бумажной версии. – работодатели обязаны вести обе формы (бумажную и электронную) до окончания переходного периода.
- НКО и специальные организации. – в некоторых случаях они могут сохранять бумажный формат по желанию.
Как получить бумажную трудовую книжку?
Для получения бумажной трудовой книжки работник должен обратиться в отдел кадров работодателя с заявлением. В заявлении указываются:
- ФИО, дата рождения, паспортные данные;
- Сведения о предыдущих местах работы (если есть);
- Сведения о стаже, если работник уже имеет бумажную книжку.
После проверки документов работодатель выдает бумажную трудовую книжку с надлежащим заверением. В случае, если работник уже имеет бумажную книжку, он может оставить её в наличии, а работодатель будет вести обе версии.
Ведение записей в бумажной трудовой книжке
Записи в бумажной трудовой книжке вносятся вручную уполномоченными сотрудниками отдела кадров. Ключевые моменты:
- Все записи должны быть заверены надлежащим образом (подпись, печать, дата).
- При смене работодателя работник получает выписку из предыдущей книжки, которую необходимо приложить к новой.
- В случае перехода на электронную форму записи в бумажной книжке остаются «историческими» сведениями, но не влияют на расчёт стажа.
Сравнение бумажной и электронной трудовой книжки
| Критерий | Бумажная | Электронная (ЭТК) |
|---|---|---|
| Физический носитель | Да – листы формата A4 | Нет – хранится в базе данных |
| Внесение записей | Вручную, с печатью | Автоматически, подпись квалифицированной электронной подписью |
| Доступность | Только в офисе работодателя | Онлайн, доступ 24/7 через портал «Гарант.ру» |
| Срок хранения | До 30 лет (по ТК РФ) | В течение всего срока трудового договора и 30 лет после его окончания |
| Юридическая сила | Равнозначна, но требует физического подтверждения | Равнозначна, но может быть более удобной для проверки |
Практические рекомендации для работодателя
- Проверьте, имеет ли сотрудник бумажную трудовую книжку. Если нет – оформите её в соответствии с законодательством.
- Обеспечьте наличие надлежащего заверения (печать, подпись) для всех записей.
- Если работник сделал заявление об отказе от бумажной версии, переходите к единому электронному формату.
- Сохраняйте копии всех выписок и записей в электронном виде для удобства доступа и проверки.
- Обучайте сотрудников отдела кадров правилам ведения бумажной трудовой книжки, чтобы избежать ошибок и недоразумений.
Что делать, если вы хотите отказаться от бумажной трудовой книжки?
Сотрудник может подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. После проверки работодателем, в течение 30 дней, он будет вести только электронную форму. При этом прежние бумажные записи сохраняются в архиве работодателя, но не влияют на расчёт стажа.
Бумажная трудовая книжка остаётся важным документом для работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 г. и тех, кто не отказался от неё. Несмотря на растущую популярность электронных форм, бумажный формат сохраняет свою юридическую силу и обеспечивает надёжность хранения сведений о трудовом стаже. Работодатели и сотрудники должны знать актуальные требования к оформлению и ведению бумажных трудовых книжек, чтобы избежать конфликтов и недоразумений в будущем.