В 2026 году вопрос о статусе бумажной трудовой книжки остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. Несмотря на повсеместный переход на электронные форматы (ЭТК), бумажный документ не утратил своей юридической силы для миллионов россиян. В этой статье мы подробно разберем, нужно ли хранить бумажные книжки, кто несет за это ответственность и какие правила действуют в текущем году.
Текущий статус бумажной трудовой в 2026 году
На сегодняшний день, 21 мая 2026 года, в России действует гибридная система учета стажа. Переход на электронные трудовые книжки начался еще в 2020 году, но он не означал мгновенную отмену бумажных аналогов.
Ключевые принципы действующего законодательства:
- Для работников, впервые устраивающихся на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. Их стаж ведется исключительно в электронном виде.
- Для сотрудников, имевших трудовой стаж до 2021 года и не подавших заявление об отказе от бумажной книжки (или выбравших ее сохранение), бумажный документ сохраняется и ведется параллельно с электронным.
Обязан ли работодатель хранить бумажную трудовую?
Ответ на этот вопрос зависит от статуса конкретного сотрудника и наличия у него бумажного бланка на руках.
Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку
Если при трудоустройстве работник предъявил бумажную трудовую книжку (независимо от даты последней записи), работодатель обязан:
- Принять документ.
- Проверить наличие закрывающей записи об увольнении с предыдущего места (это необходимо для подтверждения отсутствия действующего трудового договора).
- Внести запись о приеме на работу.
- Хранить бумажную трудовую книжку в организации по месту работы сотрудника.
Как отмечают эксперты, бумажная трудовая необходима работодателю, чтобы убедиться в правильности оформления предыдущих записей, посмотреть опыт работы и, что критически важно, подсчитать страховой стаж для расчета пособий (например, по больничным листам), так как не вся информация из глубокого прошлого могла быть оцифрована.
Если сотрудник перешел на электронную трудовую
Если работник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и забрал бумажную на руки, работодатель не обязан хранить ее копию в личном деле после выдачи оригинала. Действующее законодательство не требует создания архива копий бумажных книжек для тех, кто выбрал формат ЭТК.
Правила хранения и учета
Поскольку многие работники сохранили бумажные книжки, кадровые службы должны строго соблюдать правила их хранения, установленные законодательством РФ.
Где и как хранить?
Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности. Они должны храниться:
- В сейфе или металлическом шкафу, обеспечивающем сохранность и защиту от огня.
- В месте, доступ к которому имеют только уполномоченные лица (кадровики, бухгалтеры по расчету стажа).
- С соблюдением правил пожарной безопасности.
Важно помнить: хранить бумажную трудовую надо бережно, поскольку она может оставаться единственным источником информации о трудовой деятельности работника до 2020 года, если данные в электронных базах будут утеряны или некорректны.
Учет движения книжек
Работодатель обязан вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей, а также Книгу учета движения трудовых книжек. В последней фиксируется:
- Дата приема книжки.
- ФИО владельца.
- Дата выдачи книжки при увольнении.
- Подпись работника о получении.
Особенности работы с копиями
Часто копии бумажных трудовых требуются для внутренних нужд (бухгалтерия, служба безопасности) или по запросу самого работника.
Правила заверения копий в 2026 году:
- Копия должна быть заверена надписью «Копия верна».
- Указывается должность лица, заверившего копию, его подпись и расшифровка.
- Ставится дата заверения.
- Важное изменение: Помимо обычной заверительной записи, теперь часто указывается место хранения оригинала трудовой книжки (например, «Оригинал хранится в отделе кадров ООО «Ромашка»»). Однако, если копия нужна исключительно внутренним пользователям, достаточно заверительной записи без указания места хранения.
Что делать при увольнении?
В день увольнения работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку.
- Заверить запись подписью работодателя и печатью (если она используется).
- Выдать трудовую книжку работнику на руки под роспись в Книге учета движения.
Если трудовая книжка не была получена работником в день увольнения (например, он заболел или отсутствует), работодатель обязан хранить ее до востребования. В случае смерти работника книжка хранится до выдачи его ближайшим родственникам.
Риски потери бумажной книжки
Хотя основной массив данных теперь в электронном виде, потеря бумажной книжки несет риски:
- Проблемы с подтверждением стажа до 2020 года: Электронная система содержит данные с 2020 года (и более ранние, если они были успешно переданы и верифицированы). Бумажный документ — это первичное доказательство стажа советского и постсоветского периода.
- Сложности с пенсией: При назначении пенсии Пенсионный фонд может запросить оригинал или нотариально заверенную копию бумажной книжки для уточнения периодов работы, не вошедших в электронный реестр.
Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку в 2026 году? Да, обязательно, если она была предъявлена работником при трудоустройстве и он не отказался от ее ведения ранее. Для работодателя это обязанность, закрепленная законом, а для работника, гарантия сохранности истории его труда.
Электронная трудовая книжка — это будущее и основной оперативный инструмент, но бумажный носитель пока остается важным резервным источником информации и юридическим фактом, требующим бережного отношения и правильного учета.