В 2026 году, несмотря на повсеместную цифровизацию процессов, бумажная трудовая книжка остается важным документом для многих категорий работников. Ситуация, когда сотрудник подает заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, требует от работодателя четкого понимания алгоритма действий, чтобы избежать штрафов и трудовых споров. В данной статье мы подробно разберем, что делать кадровику, если работник настаивает на «бумаге».
Кто имеет право выбрать бумажный формат?
Важно понимать, что право выбора формы ведения трудовой книжки зависит от даты первого трудоустройства работника:
- Работники, принятые до 1 января 2021 года. Эта категория сотрудников имела право выбрать формат ведения трудовой книжки (электронный или бумажный). Если они подали заявление о сохранении бумажной версии, работодатель обязан вести ее параллельно с электронной.
- Работники, принятые с 1 января 2021 года. Для них по умолчанию ведется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Они не могут выбрать бумажный формат, так как у них нет стажа до 2021 года.
Если ваш сотрудник относится к первой категории и ранее подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, вы обязаны соблюдать этот формат.
Алгоритм действий работодателя при получении заявления
Если работник подал заявление на ведение бумажной трудовой книжки (или подтвердил свое ранее поданное заявление при приеме на работу), работодатель должен выполнить следующие шаги:
- Проверка наличия оригинала; Работник обязан предоставить оригинал бумажной трудовой книжки. Без оригинала внесение записей невозможно.
- Регистрация заявления. Заявление должно быть зарегистрировано в журнале входящей документации. Это подтверждает факт уведомления работодателя о выборе сотрудника.
- Внесение записей. Все кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение, награждения) должны вноситься одновременно в бумажную трудовую книжку и в систему электронного учета (СФР).
- Заверение записей. Записи в бумажной книжке должны быть заверены подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), а также подписью работника.
Важные нюансы ведения бумажной версии в 2026 году
Согласно актуальным данным и разъяснениям Минтруда, существуют критически важные правила, нарушение которых ведет к штрафам:
- Невозможность возврата. Если работник однажды подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на электронную, вернуться к бумажному формату он уже не может. Это решение необратимо.
- Выдача на руки. В случае если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (отказался от бумажной), работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки в день подачи такого заявления (или в ближайший рабочий день) под роспись.
- Двойное ведение. Для тех, кто сохранил бумажную книжку, она ведется параллельно с электронной. Отсутствие записей в бумажном варианте при наличии заявления сотрудника является нарушением трудового законодательства.
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую?
Если работник подал заявление на ведение бумажной книжки, но утерял сам документ, работодатель не заводит новую трудовую книжку с нуля. В этом случае:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата (если утеря произошла у текущего работодателя) или собирает документы для восстановления стажа.
- Основанием для внесения записей в дубликат служат копии приказов, справки с предыдущих мест работы или выписки из электронных баз данных СФР.
Ответственность работодателя
Игнорирование заявления работника о ведении бумажной трудовой книжки может привести к серьезным последствиям:
- Административные штрафы. По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение порядка ведения трудовых книжек.
- Судебные споры. Работник может потребовать компенсации морального вреда или восстановления записей через суд, если отсутствие записей в бумажной книжке повлияет на его пенсионные права или возможность трудоустройства в госорганы.
В 2026 году бумажная трудовая книжка не ушла в прошлое для тех, кто сделал свой выбор еще на старте реформы. Если работник подал заявление на ведение бумажной трудовой книжки, это становится обязательством для работодателя. Главное правило: нет заявления об отказе от бумаги — ведем бумажную книжку. Соблюдение этого правила гарантирует юридическую чистоту кадрового делопроизводства и защиту интересов обеих сторон трудового договора.
Помните: консультация со специалистом линии консультаций или юристом в сложных случаях всегда предпочтительнее, чем риск получения штрафа.