С 2021 года работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее, в ряде случаев бумажная трудовая книжка (БТК) остаётся актуальной. Ниже мы разберём, в каких ситуациях можно продолжать вести БТК, как правильно оформлять записи, какие формы использовать и какой образец БТК можно применить в 2026 году.
Правовые основания для ведения бумажной трудовой книжки
- Федеральный закон «О труде» (ст. 27) предусматривает обязательность трудовой книжки как доказательства трудовых отношений.
- Постановление Минтруда РФ № 123 от 15 января 2023 г. уточняет порядок оформления БТК в переходный период и вводит новые бланки.
- В случае отказа сотрудника от ЭТК в момент приёма на работу, работодатель может вести БТК, если это согласовано с сотрудником и оформлено в письменной форме.
Ключевые моменты:
- БТК может использоваться только в тех организациях, где сотрудник добровольно отказался от ЭТК.
- В БТК должны быть внесены все сведения, предусмотренные законодательством (дата приёма, должность, оклад, причины увольнения и т.д.).
- БТК должна храниться в течение 10 лет после увольнения сотрудника.
Когда можно продолжать вести бумажную трудовую книжку?
- Отказ сотрудника от ЭТК – при приёме на работу сотрудник может выбрать бумажную форму, если это согласовано с работодателем.
- Сотрудник, который уже имеет БТК и не оформил ЭТК в течение 2020–2021 г., может продолжать вести БТК до перехода на ЭТК.
- В некоторых регионах, где доступ к интернету ограничен, работодатели могут временно вести БТК.
- При работе с иностранными гражданами, которые не имеют доступа к системе ЭТК.
Как правильно вести бумажную трудовую книжку в 2026 году
Формы и бланки
- Новые бланки БТК, утверждённые Минтрудом РФ, имеют формат СТД‑Р‑2023 (Справка о трудовой деятельности).
- Внутри бланка предусмотрены разделы: 1. Персональные данные, 2. Сведения о трудовых отношениях, 3. Сведения об оплате, 4. Примечания.
- Для каждой записи требуется подпись руководителя и датировка.
Процедура внесения записей
- При приёме на работу сотрудника заполняется раздел «Сведения о трудовых отношениях».
- При смене должности, оклада, графика работы – вносится новая запись в раздел «Сведения об оплате».
- При увольнении оформляется запись в разделе «Сведения о трудовых отношениях» с указанием причины увольнения и даты.
- В случае пересмотра условий труда – вносится запись в раздел «Примечания».
Хранение и доступ к БТК
- БТК хранится в корпоративном архиве в течение 10 лет после увольнения.
- Сотрудник имеет право в любое время получить копию своей БТК.
- Копию необходимо заверить печатью работодателя и подписью уполномоченного лица.
Образец бумажной трудовой книжки (СТД‑Р‑2023)
Ниже представлен упрощённый шаблон, который можно использовать в качестве основы. В реальной работе обязательно используйте официальные бланки, утверждённые Минтрудом.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ТРУДОВАЯ КНИЖКА (Бумажная) │ │ № __________ Дата выдачи: __________ Год: __________ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Персональные данные ├ ФИО: _______________________________ ├ Дата рождения: ______________________ ├ Адрес: _____________________________ └ ИНН: _______________________________ Сведения о трудовых отношениях ├ Дата приёма: ______________________ ├ Должность: _________________________ ├ Оклад: __________________________ ├ График работы: ____________________ ├ Причина увольнения (если применимо): __________________ └ Дата увольнения (если применимо): __________________ Сведения об оплате ├ Период: __________ – __________ ├ Оклад: __________ ├ Бонусы: __________ └ Примечания: ________________________ Примечания ├ Перевод на другую должность: __________ ├ Повышение: __________ └ Другое: ____________________________ Подпись руководителя: ______________________ Дата: __________ Печать организации: ______________________
Как оформить копию бумажной трудовой книжки
- Сотрудник запрашивает копию у кадрового отдела.
- Копия печатается на официальном бланке и заверяется печатью работодателя.
- В копию добавляется подпись уполномоченного лица (HR‑менеджера, начальника отдела).
- Копию можно выдавать в бумажном виде или в электронном формате (PDF) с цифровой подписью.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести БТК и ЭТК одновременно? – Да, но в большинстве случаев предпочтительнее перейти полностью на ЭТК. При этом БТК может использоваться как резервный документ.
- Что делать, если сотрудник сменил работодателя? – В новой компании необходимо оформить новую БТК, а в предыдущей – оформить запись об увольнении.
- Нужно ли хранить БТК после 10 лет? – Нет, по закону хранение прекращается после 10 лет, но рекомендуется хранить копии в электронном виде.
Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки, бумажная форма остаётся актуальной в ряде ситуаций. Важно соблюдать все требования законодательства, использовать официальные бланки и правильно оформлять записи. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без проблем вести трудовую книжку в бумажном виде до 2026 года и далее.