Дата актуализации: 21 мая 2026 г․ 23:45:57

Краткий ответ

В 2026 году бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу только в двух случаях:

1. Сотрудник заранее (до 31 декабря 2025 г;) подал заявление о выборе бумажного варианта․
2. Сотрудник впервые устраивается на работу до 1 января 2026 г․ и не имеет электронного варианта (в этом случае ему выдаётся бумажная книжка)․

Во всех остальных ситуациях работодатели обязаны вести электронную трудовую книжку (ЭТК)․ При приёме на работу документы, которые необходимо предоставить, остаются прежними: паспорт, СНИЛС и, если есть, трудовая книжка (бумажная / ЭТК)․

Исторический контекст

Трудовая книжка в России существует более 80 лет и традиционно использовалась как основной документ, фиксирующий трудовой стаж, начисленные отпускные и другие права работника․ С 2021 года в действие была введена электронная трудовая книжка (ЭТК), а к 2026 году законодатели планировали полностью перейти на цифровой формат․

Текущее законодательство (2026 г․)

Что говорит Трудовой кодекс РФ

ТК РФ по‑прежнему требует от работодателя вести трудовую книжку, но допускает два способа её ведения:

• Бумажный вариант – традиционный, оформляется в виде книги․
• Электронный вариант (ЭТК) – хранится в информационной системе Фонда социального страхования (ФСС) и доступен через портал Госуслуги․

Ключевые изменения, вступившие в силу 1 января 2026 г․

• Для новых работников, впервые приступающих к трудовой деятельности после 1 января 2026 г․ обязательным является только электронный вариант․ Бумажную книжку оформить нельзя, если только работник не подал заявление о её выборе до 31 декабря 2025 г․
• Если работник отказался от ЭТК и подал соответствующее заявление, он сохраняет право на бумажную книжку до тех пор, пока не изменит своё решение․
• Работодатели обязаны вести реестр сотрудников в системе ФСС и предоставлять доступ к ЭТК через личный кабинет работника․

Какие документы нужны при приёме на работу?

Список обязательных документов практически не изменился с 2020‑го года․ Ниже – актуальный перечень для 2026 года․

Обязательные документы

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)․
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)․
3. Трудовая книжка:
   • Если у соискателя уже есть бумажная книжка – её необходимо сдать в отдел кадров․
   • Если у соискателя есть ЭТК (СТД‑Р или СТД‑СФР) – достаточно предоставить номер ЭТК и согласие на её ведение․
   • Если у соискателя нет ни бумажной, ни электронной книжки (например, впервые устраивается после 1 января 2026 г․) – работодателю будет выдана электронная книжка․

Дополнительные документы (по желанию работодателя)

• ИНН (для налоговых целей)․
• Военный билет (для мужчин призывного возраста)․
• Справка о наличии (отсутствии) судимостей․
• Документы об образовании, сертификаты и дипломы․
• Медицинская справка (форма 086/у) – если работа требует особых условий․

Электронная трудовая книжка: как работает?

ЭТК хранится в единой государственной системе и доступна через личный кабинет на портале Госуслуги․ Основные преимущества:

• Отсутствие риска потери бумажного документа․
• Мгновенный доступ к сведениям о стаже, отпусках, премиях․
• Упрощённый процесс передачи данных при смене работодателя․
• Возможность самостоятельного контроля со стороны работника․

Что делать, если у вас нет ЭТК?

1. Обратиться в отдел кадров с просьбой оформить электронную книжку․ Работодатель подаёт заявление в ФСС․
2. Получить подтверждение о создании ЭТК (номер и ссылка на личный кабинет)․
3. При необходимости – распечатать «выписку» из ЭТК для предъявления в другие организации․

Когда всё ещё нужна бумажная трудовая книжка?

Согласно официальным рекомендациям и материалам КонсультантПлюс, в 2026 году бумажные трудовые книжки сохраняют действие в двух случаях:

• Работник сам выбрал бумажный вариант (заявление подано до 31 декабря 2025 г․)․
• Работник впервые устраивается на работу до 1 января 2026 г․ – в этом случае ему выдаётся бумажная книжка, если он не запросил электронный вариант․

Во всех остальных ситуациях бумажные книжки не выдаются и не признаются официальными документами․

Практические советы для соискателей

1. Проверьте наличие ЭТК․ Зайдите в личный кабинет на Госуслугах и убедитесь, что ваш трудовой стаж отображается корректно․
2. Если вы хотите сохранить бумажный вариант – подайте заявление в отдел кадров до 31 декабря 2025 г․․
3. При удалённом трудоустройстве список документов не меняется: нужен паспорт, СНИЛС и трудовая книжка (бумажная / ЭТК)․
4. Сохраняйте копии всех документов (сканы паспорта, СНИЛС, выписка из ЭТК) – они могут понадобиться при смене работодателя․

Рекомендации для работодателей

1. Обновите внутренние инструкции по приёму на работу: укажите, что электронная трудовая книжка – основной документ с 2026 года․
2. Обеспечьте доступ сотрудников к их ЭТК через портал Госуслуг (можно предоставить инструкцию)․
3. Ведите реестр сотрудников, у которых есть заявка на бумажный вариант, и контролируйте сроки подачи заявлений․
4. При оформлении удалённого сотрудника требуйте те же документы, что и для офисных работников (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка/ЭТК)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли работать без трудовой книжки?

Работать без любого вида трудовой книжки (бумажной или электронной) нельзя․ Трудовой договор может быть заключён, но отсутствие записи о трудовом стаже нарушает ТК РФ․

Что делать, если моя бумажная книжка утеряна?

Обратитесь в отдел кадров прежнего работодателя с просьбой выдать справку о стаже․ Затем подайте заявление в ФСС о восстановлении ЭТК – в большинстве случаев информация о стаже переносится автоматически․

Нужно ли мне подписывать заявление о выборе бумажного варианта, если я уже имею ЭТК?

Нет․ Если вы уже используете ЭТК и не желаете менять формат, дополнительных заявлений не требуется․

Как узнать, существует ли у меня электронная трудовая книжка?

Зайдите в личный кабинет на Госуслуги → «Электронная трудовая книжка»․ Если запись отсутствует, обратитесь к последнему работодателю․

Можно ли отказаться от ЭТК после её создания?

Да, но только до 31 декабря 2025 года, подав письменное заявление о выборе бумажного варианта․ После этой даты изменить формат невозможно без согласия работодателя․

В 2026 году электронная трудовая книжка стала стандартом․ Бумажный вариант сохраняет юридическую силу лишь в ограниченных случаях – при добровольном выборе сотрудника до конца 2025 года или при первом трудоустройстве до 1 января 2026 года․ При приёме на работу необходимо предоставить паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (бумажную / ЭТК)․ Работодатели и соискатели должны быть осведомлены о новых правилах, чтобы избежать задержек в оформлении и соблюсти требования Трудового кодекса РФ․

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации․