В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) уже стал стандартом для большинства российских компаний. Однако законодательство РФ предусматривает возможность ведения традиционного бумажного документа для тех граждан, кто своевременно выразил такое желание или имеет на это право. Если вы хотите, чтобы ваш стаж продолжали фиксировать в бумажном формате, крайне важно правильно оформить соответствующее заявление.

В этой статье мы подробно разберем, кому положена бумажная трудовая, как правильно написать заявление о ее сохранении и какие нюансы нужно учитывать при подаче документа работодателю.

Кто имеет право на бумажную трудовую книжку?

С 1 января 2021 года в России действует правило: для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде. Однако для тех, кто уже имел трудовой стаж до этой даты, сохранилась возможность выбора.

Право на ведение бумажной трудовой книжки имеют:

• Сотрудники, которые до 31 декабря 2020 года подали работодателю письменное заявление о сохранении бумажной версии.
• Работники, которые не подали заявление об отказе от бумажной книжки до конца 2020 года (в этом случае работодатель обязан был продолжить ведение бумажного документа параллельно с электронным).
• Сотрудники, восстановившие право на бумажную версию через суд или в случае ошибки работодателя при переходе на ЭТК.

Если вы относитесь к категории работников, у которых уже ведется бумажная трудовая, при переходе на новое место работы вы должны уведомить нового работодателя о своем выборе.

Как правильно написать заявление?

Законодательно утвержденной формы заявления о сохранении бумажной трудовой книжки не существует. Документ составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Однако, чтобы документ имел юридическую силу и был принят отделом кадров, он должен содержать определенные реквизиты.

Обязательные элементы заявления:

1. Шапка документа: В правом верхнем углу указывается должность, ФИО руководителя и название организации.
2. Данные заявителя: Должность и ФИО сотрудника, подающего заявление.
3. Посередине строки пишется слово «Заявление».
4. Основной текст: Четкая формулировка просьбы о продолжении ведения бумажной трудовой книжки со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ.
5. Дата и подпись: Внизу слева ставится дата подачи, справа, личная подпись сотрудника с расшифровкой.

Образец заявления

Ниже приведен примерный шаблон, который можно использовать как основу. Вы можете написать его от руки или напечатать на компьютере.

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову Петру Сергеевичу
от менеджера отдела продаж
Сидорова Алексея Ивановича

Заявление

Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде на основании части 6 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Ранее, работая в других организациях, я подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (либо: я не подавал заявления о переходе на электронную трудовую книжку до 31 декабря 2020 года), поэтому прошу вносить сведения о моей трудовой деятельности как в электронную, так и в бумажную трудовую книжку.

Приложение: Копия страницы бумажной трудовой книжки с записью о предыдущем месте работы (при наличии).

23 мая 2026 г. _____________ /А.И. Сидоров/

Порядок подачи и сроки

Заявление подается работодателю при приеме на работу. Если вы уже работаете в организации и ранее не оформляли выбор формы ведения трудовой книжки (хотя сроки для первичного выбора в 2020 году прошли, возможны ситуации восстановления прав или исправления ошибок), документ также подается руководителю.

Важные нюансы:

• Заявление регистрируется в журнале входящей документации организации.
• Работодатель обязан издать приказ о продолжении ведения бумажной трудовой книжки конкретного сотрудника.
• Сведения в бумажную книжку вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений.
• Параллельно с бумажным документом работодатель обязан передавать сведения в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном виде.

Что делать, если работодатель отказывает?

Отказ работодателя в ведении бумажной трудовой книжки для сотрудников, имеющих на это право (подавших заявление до конца 2020 года или не подавших отказ), является нарушением трудового законодательства. В случае возникновения такой ситуации:

1. Потребуйте письменный отказ с обоснованием.
2. Обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
3. При необходимости подайте исковое заявление в суд о понуждении работодателя к ведению бумажной трудовой книжки и компенсации морального вреда.

Помните, что трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий ваш стаж для назначения пенсии. Сохранение бумажного варианта дает вам дополнительный контроль за записями и служит резервной копией электронной базы данных.

Несмотря на активную цифровизацию, бумажная трудовая книжка в 2026 году все еще актуальна для миллионов россиян. Грамотно составленное заявление поможет вам сохранить привычный формат учета стажа. Не забывайте проверять вносимые записи на наличие ошибок сразу после их внесения, так как исправления в трудовых книжках требуют соблюдения строгой процедуры.