В России переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) начался с 1 января 2021 года․ Однако бумажный формат остаётся полностью законным и востребованным․ Ниже разберём, что нужно знать сотруднику, если он решил продолжать работу с бумажной трудовой книжкой, какие права и обязанности возникают, а также как правильно оформить выбор․

Почему бумажная трудовая книжка всё ещё актуальна

• Для подтверждения стажа до 2020 года бумажная книжка остаётся «первичным» документом․
• В ряде случаев работодатели и органы социальной защиты требуют оригинал бумажного документа․
• Некоторые работодатели не готовы полностью перейти на электронный формат и продолжают хранить бумажные книги․
• В 2026 году бумажная трудовая книжка всё ещё используется, если сотрудник не перешёл на ЭТК․

Законодательная база

Ключевые нормативные акты, регулирующие ведение бумажной трудовой книжки:

1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ «О трудовых книжках» – в пункте 8 ст․ 2 закреплено, что работник может подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки․
2. Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 г․ № 1250 – введены новые бланки бумажных трудовых книжек․
3. Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г․ – инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях․
4. Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г․ – инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях․

Как оформить выбор бумажной трудовой книжки

Сроки и порядок подачи заявления различаются в зависимости от того, когда сотрудник принимает решение:

До 31 декабря 2020 г․

Сотрудник должен выбрать формат ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 г․ (первый год после введения ЭТК)․ Если заявление не подано, считается, что сотрудник выбрал бумажный формат․

С 1 января 2021 г․ по 31 декабря 2021 г․

Это переходный год․ Сотрудник, который ранее не выбрал формат, может подать заявление о продолжении бумажной трудовой книжки․ В течение этого периода работодатель обязан вести обе версии (бумажную и электронную), если сотрудник не отказался от бумажной․

После 31 декабря 2021 г․

Если сотрудник не подал заявление о продолжении бумажной трудовой книжки, он автоматически считается выбранным бумажный формат․ При желании сменить формат необходимо подать письменное заявление в отдел кадров․

Как выглядит заявление

В заявлении должно быть указано:

• ФИО сотрудника, дата рождения, номер трудовой книжки․
• Утверждение выбора бумажного формата (или отказ от него)․
• Дата и подпись сотрудника․

Пример заявления:

[Наименование организации]
[Адрес организации]

Заявление
Я, [ФИО], прошу продолжить ведение бумажной трудовой книжки (№ [номер]) в соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ․

Подпись: ___________

Что происходит после подачи заявления

• Работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и вносить в неё все сведения о трудовой деятельности сотрудника․
• Сотруднику предоставляется копия всех записей, а оригинал хранится в отделе кадров․
• Бумажная трудовая книжка должна храниться в течение 30 лет после окончания трудового договора․
• Если сотрудник в дальнейшем решит перейти на ЭТК, он может подать новое заявление о переходе․ Работодатель обязан предоставить электронную версию․

Права сотрудника при выборе бумажной трудовой книжки

1. Право на получение копии всех записей в бумажной трудовой книжке․
2. Право на хранение бумажной трудовой книжки в течение 30 лет․
3. Право на отказ от перехода на электронную трудовую книжку․
4. Право на одновременное ведение бумажной и электронной версии, если сотрудник не отказывается от бумажной․
5. Право на подачу заявления о смене формата в любой момент, за исключением ограниченных сроков (до 31 декабря 2020 г․ для первоначального выбора)․

Как работодатели относятся к бумажной трудовой книжке

В 2026 году большинство организаций продолжают хранить бумажные трудовые книжки, особенно если сотрудник не перешёл на ЭТК․ Работодатели обязаны:

• Вести бумажную трудовую книжку в соответствии с инструкцией Госкомтруда․
• Обеспечивать сохранность и целостность документа․
• Предоставлять сотруднику копии записей по запросу․
• Соблюдать сроки хранения (30 лет)․

Что делать, если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку

Если после выбора бумажного формата вы захотите перейти на ЭТК, необходимо:

1. Подать письменное заявление в отдел кадров с просьбой о переходе․
2. Получить подтверждение от работодателя о переходе․
3. Ожидать получения электронного документа в течение 30 дней (срок, установленный законодательством)․
4. Сохранить бумажную копию до тех пор, пока электронная версия не будет подтверждена․

Выбор бумажной трудовой книжки остаётся законным и практичным решением для многих сотрудников․ Главное – правильно оформить заявление, соблюдать сроки и знать свои права․ Если вы решите остаться с бумажной формой, убедитесь, что ваш работодатель хранит и ведёт её в соответствии с действующим законодательством․ В противном случае вы можете потребовать копию записей и, при необходимости, перейти на электронный формат․

Для дополнительной информации всегда обращайтесь в отдел кадров вашей организации или в региональный отдел Минтруда․