В 2026 году в России действует переходный период между бумажным и электронным форматами трудовой деятельности. Несмотря на то, что электронные трудовые книжки становятся нормой, бумажный вариант всё ещё используется в ряде случаев: при первом приёме на работу до 2021 года, при наличии требований работодателя, а также в организациях, где по историческим причинам сохраняется бумажный учёт.
Что такое бумажная трудовая книжка?
Бумажная трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника: периоды работы, должности, места работы, а также сведения о выплатах, отпуске и иных социальных гарантиях. На её страницах вносятся записи, подтверждающие каждый этап трудовой деятельности.
Ключевые элементы бумажной трудовой книжки
- Титульный лист – в котором указываются ФИО сотрудника, дата рождения, место рождения, сведения о месте и дате рождения, а также номер страницы.
- Раздел «Приём на работу» – запись о месте работы, дате начала трудовых отношений, должности, подразделении, а также сведения о документе, подтверждающем найм.
- Раздел «Увольнение» – запись о дате увольнения, причине увольнения, а также сведения о выплатах и рекомендациях.
- Вкладыш (приложение) к книжке – таблица, в которой фиксируются сведения о работе в разных организациях, продолжительности работы, а также сведения о переводах и переходах.
Образец заполнения бумажной трудовой книжки
Ниже приведён типовой образец заполнения бумажной трудовой книжки в соответствии с Приказом Минтруда от № 320н.
| Страница | Содержание записи | Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Титульный лист | ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Место рождения: г. Москва, РФ Номер страницы: 1 |
| 2 | Приём на работу | Место работы: ООО «Пример» Дата начала работы: Должность: Бухгалтер Подразделение: Финансовый отдел Документ, подтверждающий найм: Приказ № 123 от |
| 3 | Перевод в другое подразделение | Дата перевода: Новое подразделение: Бухгалтерия по налогам Должность: Старший бухгалтер |
| 4 | Увольнение | Дата увольнения: Причина увольнения: Снижение штата по производственным требованиям Последний рабочий день: Подпись руководителя: ______________________ Печать организации: ______________________ |
Как оформить запись о переходе на электронную форму?
Согласно Порядку 320н, при переходе сотрудника на электронную форму ведения трудовых книжек необходимо оформить запись о переходе на ЭТК в бумажном формате. Пример такой записи:
- Указать дату перехода.
- Указать номер и дату приказа, которым подтверждён переход;
- Сделать отметку о том, что с данной даты ведение трудовых сведений производится в электронном виде.
- Подписать запись руководителем или ответственным лицом кадровой службы.
- Поставить печать организации (если она предусмотрена).
Текст записи может выглядеть так:
«Запись о переходе на электронную форму ведения трудовых книжек С г. ведение трудовых сведений производится в электронном виде. Приказ № 456 от г. Подпись: ______________________ Печать: ______________________»
Как вести бумажную трудовую книжку в 2026 году?
Ведение бумажной трудовой книжки подразумевает соблюдение следующих требований:
- Заполнение только актуальными данными – любые изменения в трудовой деятельности (переводы, повышения, увольнения) должны быть внесены в книжку в течение 5 рабочих дней.
- Подтверждение подписью и печатью – каждая запись должна быть подписана руководителем или ответственным лицом кадровой службы, а также оформлена печатью организации, если она имеет право её ставить.
- Хранение оригинала – оригинал книжки передаётся сотруднику при увольнении или по его требованию. При этом работодатель обязан выдать сотрудникам копию (выписку) в бумажном виде, заверенную подписью и печатью.
- Сдача формы ЕФС‑1 – при увольнении необходимо сдать форму ЕФС‑1 (разделы 1 и 1.1) с датой получения заявления сотрудника.
Частые вопросы и ответы
Можно ли одновременно вести электронную и бумажную формы?
Да. По закону допускается двойное ведение, если это предусмотрено коллективным договором или согласовано с сотрудником. Однако в таком случае необходимо обеспечить согласованность данных в обеих формах.
Что делать, если бумажная книжка потеряна?
В случае утери оригинала сотрудник может запросить выписку из трудовых сведений. Эта выписка оформляется на бланке, заверенном подписью руководителя и печатью организации, и выдаётся в течение 30 календарных дней.
Как оформить запись о приёме на работу в электронном виде, если сотрудник уже имеет бумажную книжку?
При приёме на новую позицию в новой организации в электронном виде вносятся те же сведения, что и в бумажном формате, но запись о переходе оформляется отдельным листом, который затем прикрепляется к бумажной книжке.
Примеры образцов
Образец титульного листа
Титульный лист
ФИО: __________________________ Дата рождения: _______________ Место рождения: _______________ Номер страницы: 1
Образец записи о переходе на электронную форму
Запись о переходе на электронную форму
«Переход на электронную форму ведения трудовых книжек С г. ведение трудовых сведений производится в электронном виде. Приказ № 456 от г. Подпись: ______________________ Печать: ______________________»
Образец записи об увольнении
Запись об увольнении
«Увольнение Сотрудник: Иванов И.И. Дата увольнения: г. Причина увольнения: Снижение штата по производственным требованиям. Последний рабочий день: г. Подпись руководителя: ______________________ Печать: ______________________»
Хотя переход на электронные формы ведения трудовых книжек стал обязательным с 2021 года, бумажный вариант остаётся актуальным в ряде ситуаций. Правильное оформление титульного листа, записей о приёме, переводах и увольнениях, а также соблюдение требований к подписи и печати – залог того, что трудовая книжка будет признана контролирующими органами и сохранит свою юридическую силу.
Приведённые выше образцы и рекомендации помогут HR‑специалистам и руководителям правильно оформить бумажную трудовую книжку, избежать ошибок и обеспечить корректное документальное оформление трудовых отношений.