В 2026 году вопрос о том‚ нужна ли бумажная трудовая книжка‚ остаётся актуальным. Многие организации уже перешли на электронный формат‚ однако закон допускает одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки. В этой статье мы разберём‚ как правильно оформить‚ заполнить и хранить бумажную трудовую книжку‚ какие формы и акты требуются‚ а также какие права и обязанности возникают у сторон.
Правовая основа
Основным нормативным документом‚ регулирующим порядок ведения трудовых книжек‚ является постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года № 127 «Об утверждении Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек». В ней подробно описаны требования к оформлению бумажных записей.
С 1 января 2021 года в РФ действует электронная система ведения трудовых книжек (ЭТК)‚ однако закон не отменяет возможность вести бумажную форму одновременно с электронной. Это особенно важно для тех сотрудников‚ которые до сих пор не подали заявление о переходе на электронный формат.
Ключевые статьи Трудового кодекса
- Статья 66 ТК РФ – обязанность работодателя вести бумажные трудовые книжки каждому сотруднику‚ проработавшему более 5 дней.
- Часть 3 статьи 66 ТК РФ – порядок оформления переходных записей при смене формы ведения.
Когда бумажная книжка обязательна?
Бумажная трудовая книжка сохраняется в следующем случае:
- Сотрудник не подавал заявления о переходе на электронный формат.
- Сотрудник выразил желание продолжать вести запись в бумажном виде.
- Работодатель не может отказать в таком желании‚ если сотрудник не желает использовать электронную систему.
Таким образом‚ право на ведение бумажной трудовой книжки сохраняется до тех пор‚ пока сотрудник не подаст официальное заявление о переходе.
Формы и акты‚ используемые в 2025‑2026 годах
Для корректного оформления бумажной трудовой книжки используются следующие документы:
- Расписка работника о получении бумажной трудовой книжки (образец заполнения – 2025 год).
- Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе (образец 2025‑2026).
- Акты и формы‚ представленные в системе КонсультантПлюс (2025‑2026).
Все эти документы доступны в открытом доступе в системе КонсультантПлюс после регистрации и получения пробного доступа.
Пример заявления
Прошу продолжить осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе согласно Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек‚ утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года‚ с 1 января 2021 года наряду с электронной трудовой книжкой.
Как правильно оформить запись в бумажной книжке?
Заполнение бумажной трудовой книжки подразумевает следующую последовательность действий:
- Ввод сведений о работнике – ФИО‚ дата рождения‚ место рождения‚ паспортные данные.
- Запись о приёме на работу – дата начала работы‚ должность‚ подразделение‚ основной трудовый договор.
- Оформление каждой новой позиции – дата начала новой работы‚ условия труда‚ основания прекращения предыдущего труда.
- Заполнение сведений о отпуске‚ больничных‚ премировании – согласно установленным формам.
- Ведение истории работы – все изменения в трудовых отношениях фиксируются в соответствующих полях.
Важно‚ чтобы каждая запись была подписана работником и‚ при необходимости‚ заверена печатью организации.
Переход на электронную форму: как это влияет на бумажную?
Переход на электронную трудovую книжку не отменяет уже существующие записи в бумажном виде; Они сохраняются и продолжают иметь юридическую силу. При этом:
- Работодатель обязан внести сведения в электронную систему одновременно с ведением бумажной.
- Сотрудник сохраняет право на продолжение бумажной формы в случае отказа от электронного перехода.
- При смене работодателя прежние записи в бумажной книжке передаются новому работодателю.
Как убедиться в наличии электронной трудовой книжки у кандидата?
Для проверки наличия электронной формы используют такие источники‚ как:
- ГАРАНТ;РУ – база правовых актов‚ где указано‚ что до 31 декабря 2020 года работники подавали заявления о выборе формы ведения;
- КонсультантПлюс – система‚ где можно просмотреть статус электронной трудовой книжки сотрудника.
Если заявление не получено‚ работодатель продолжает вести бумажную книжку.
Практические рекомендации работодателям
Для беспроблемного ведения бумажной трудовой книжки рекомендуется:
- Создать внутренний регламент оформления и хранения бумажных книжек.
- Регулярно проверять наличие подписей и печать на каждой записи.
- Хранить книжки в защищённом от потери и порчи месте (архив‚ сейф).
- При переходе сотрудника на электронный формат оформить соответствующее заявление и обновить записи.
- Вести журнал учёта всех бумажных книжек‚ где указываются номер‚ дата выдачи и место хранения.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажной формы‚ если сотрудник не желает электронную?
Ответ: Нет. Пока сотрудник не подал заявление о переходе‚ работодатель обязан вести бумажную запись. - Вопрос: Как оформить акт при передаче бумажной книжки новому работодателю?
Ответ: Составить акт передачи‚ где указать ФИО сотрудника‚ номер книжки‚ дату выдачи и подписи сторон. - Вопрос: Какие сроки хранения бумажных книжек установлены?
Ответ: По закону – минимум 5 лет после увольнения сотрудника‚ однако рекомендуется хранить дольше для возможных проверок.
Ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году остаётся легитимным и необходимым способом документирования трудовых отношений‚ особенно для тех сотрудников‚ которые не выбрали электронный формат. Правильное оформление‚ своевременное заполнение и соблюдение требований Минтруда позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность отношений между работодателем и работником.
Если у вас возникнут вопросы по конкретным формам или процедурам‚ обратитесь к специалистам КонсультантПлюс или к юридическому отделу вашей организации.
Автор статьи: редакция HR‑информационного портала‚ 2026 год.