Смена работы — это всегда важный этап в карьере сотрудника, который требует внимательного отношения к документам. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка в 2026 году остается актуальным документом для тех, кто не отказался от ее ведения. Именно поэтому работодателям и работникам крайне важно знать, как правильно фиксировать переходы, переводы и увольнения.
Основные правила ведения бумажной трудовой книжки
Записи в трудовую книжку вносятся в строгом соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от № 320н. Любая запись в разделе «Сведения о работе» должна содержать:
- Графа 1: порядковый номер записи;
- Графа 2: дата события (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
- Графа 3: сама формулировка (о приеме, переводе, увольнении);
- Графа 4: реквизиты приказа или иного распорядительного документа, на основании которого вносится запись.
Увольнение и прием в порядке перевода
Переход к другому работодателю может быть оформлен как перевод по просьбе работника или с согласия работника. В этом случае процесс затрагивает две организации.
Запись об увольнении
В трудовой книжке сотрудника на прежнем месте работы должна появиться запись об увольнении именно в порядке перевода. Основанием для внесения записи всегда выступает приказ или другой распорядительный документ об увольнении.
Запись о приеме на новую работу
При оформлении сотрудника в новую компанию в графе 3 указывается: «Принят(а) в [наименование отдела] на должность [название должности] в порядке перевода из [наименование прежней организации]».
Важный нюанс: для сотрудников, которые принимаются на работу в порядке перевода из другой организации, нельзя устанавливать испытательный срок (ст. 70 ТК РФ). Если работодатель все же включит такое условие в трудовой договор, оно не будет применяться (ст. 9 ТК РФ).
Внутренние перемещения: переводы и переименования
Смена работы не всегда означает уход в другую компанию. Часто речь идет о перемещениях внутри одной организации.
Перевод на другую должность
Перевод — это смена трудовой функции или места работы внутри одной и той же организации. Информация о переводе на другую должность (в т.ч. в связи с изменением штатного расписания или реорганизацией) обязательно заносится в трудовую книжку с одновременным дублированием записей в личной карточке работника (форма Т-2).
Из временного перевода в постоянный
Иногда сотрудника сначала переводят на другую должность временно (запись в трудовую при этом не вносится), а затем принимают решение сделать перевод постоянным. В таком случае, когда издается приказ о постоянном переводе, в трудовой книжке делается запись, а в графе 4 (основание) указываются реквизиты обоих приказов: и о временном переводе, и о постоянном.
Переименование структурного подразделения
Если отдел или дирекция сменили название, но сам сотрудник остался на своей должности, в трудовой книжке также нужно сделать отметку. Это оформляется так:
- Графа 1: проставляется следующий порядковый номер записи;
- Графа 2: указывается дата, когда отдел переименовали;
- Графа 3: вносится формулировка, например: «Наименование отдела Дирекция изменено на Аппарат управления»;
- Графа 4: указывается реквизиты приказа о переименовании подразделения.
Изменение подведомственности или смена собственника
При смене собственника или изменении подведомственности организации работодатель также обязан сделать соответствующую запись в трудовой книжке (например: «Предприятие переименовано в связи с изменением подведомственности…»). При этом стоит помнить, что увольнение в таких случаях возможно только при прямом отказе работника продолжать работу в новых условиях.
Выдача трудовой книжки при увольнении в 2026 году
Когда сотрудник окончательно меняет работу и увольняется, процедура закрытия бумажной трудовой книжки выглядит так:
- Работодатель вносит в бумажную книжку закрывающую запись об увольнении;
- Вносит запись о выдаче книжки в книгу учета движения трудовых книжек;
- Обязан выдать трудовую книжку с записью об увольнении работнику на руки в последний день его работы;
- Сдает отчет ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с датой получения заявления сотрудника о ведении бумажной трудовой книжки или электронного формата.
Правильное оформление записей в трудовой книжке при смене работы, это гарантия соблюдения трудовых прав сотрудника и защиты работодателя от возможных штрафов со стороны трудовой инспекции. Используя стандартные образцы записей и опираясь на актуальные требования Порядка № 320н, вы сможете избежать ошибок как при внутренних переводах, так и при переходе специалиста в другую компанию.