С момента внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК) в России прошло уже несколько лет․ Многие граждане ошибочно полагают, что бумажный вариант документа ушел в прошлое и больше не имеет юридической силы․ Однако, по состоянию на май 2026 года, бумажная трудовая книжка не упразднена полностью․ Она по-прежнему актуальна для определенных категорий работников и требует правильного оформления при переходе или приеме на работу․
Кому и зачем нужна бумажная трудовая книжка сегодня?
Несмотря на цифровизацию, бумажный носитель остается важным документом в следующих случаях:
- Работники, сохранившие бумажную версию․ Те, кто до конца 2020 года подал заявление о ведении трудовой в бумажном виде, продолжают ее вести параллельно с электронной (или только в бумажном виде, если работодатель не подключен к ЭТК по техническим причинам, хотя таких случаев становится меньше)․
- Впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года․ Для этой категории граждан трудовые книжки на бумажном бланке не заводяться, сведения о них вносятся только в электронную базу․ Однако им может потребоваться выписка из ЭТК, которая приравнивается к бумажному документу․
- Восстановлениенных данных․ В некоторых спорных ситуациях архивные бумажные копии или дубликаты могут служить доказательством стажа․
Когда подается заявление на бумажную трудовую?
Важно понимать нюанс: подать заявление на переход с электронной трудовой на бумажную уже нельзя․ Закон предусматривал однократный выбор формата в 2020 году․ Если работник тогда выбрал электронную версию, вернуться к бумажной нельзя․
Заявление на бумажную трудовую книжку пишется в двух основных ситуациях:
- При приеме на работу (для тех, кто сохранил право на бумажный вариант)․ Если у работника есть бумажная трудовая книжка старого образца, он обязан предоставить ее работодателю вместе с заявлением о выборе формы ведения учета (если выбор еще не был сделан ранее и не зафиксирован)․
- При утере бумажной трудовой книжки․ Если работник имел право на бумажный вариант, но потерял документ, он пишет заявление работодателю о выдаче дубликата․
Как правильно написать заявление?
Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации, но должно содержать обязательные реквизиты․ Ниже приведена структура и пример․
Структура документа:
- Шапка: Кому (должность, ФИО руководителя) и от кого (должность, ФИО работника)․
- Посередине слово «Заявление»․
- Текст: Просьба о ведении трудовой книжки в бумажном виде (если выбор еще актуален) или о внесении записей в имеющуюся бумажную книжку․
- Приложения: Указание на наличие самой трудовой книжки․
- Дата и подпись․
Образец заявления (для тех, кто сохранил бумажный формат)
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П․С․
от менеджера Петрова А․А․
Заявление
Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ․ Бумажную трудовую книжку серии ТК-IX № 12345678 прилагаю․
С порядком ведения электронных трудовых книжек и правами, связанными с выбором формы учета трудового стажа, ознакомлен․
22 мая 2026 г․ _______________ /Петров А․А․/
Частые вопросы и важные напоминания
В 2026 году действуют следующие правила, о которых невероятно важно помнить:
Можно ли завести бумажную трудовую, если ее никогда не было?
Нет․ Для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не оформляются․ Вся информация фиксируется исключительно в электронном виде․
Что делать, если бумажная трудовая утеряна?
Если работник относится к категории тех, у кого велась бумажная книжка, он пишет заявление работодателю о выдаче дубликата․ Работодатель обязан восстановить записи на основе документов-копий (приказов, справок с предыдущих мест работы)․ Если документов нет, стаж может быть установлен через Пенсионный фонд (СФР) на основе свидетельских показаний, но это сложная процедура․
Имеет ли бумажная копия силу?
Да, если бумажная трудовая велась в соответствии с законодательством, она является полноценным документом для подтверждения стажа, например, при выходе на пенсию, наряду с данными в электронном реестре․
Хотя мир постепенно переходит на цифровые рельсы, бумажная трудовая книжка в 2026 году все еще остается частью трудовой жизни миллионов россиян, сделавших выбор в ее пользу несколько лет назад․ Главное — не потерять этот документ и своевременно предоставлять его работодателю при приеме на работу для внесения актуальных записей․ Если же вы впервые выходите на рынок труда, вашими документами станут цифровые профили и выписки из реестра СФР․