Обновлено: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить: С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные трудовые книжки сохраняют свою актуальность для тех сотрудников, которые не сделали выбор в пользу электронного формата или продолжают работать в организациях, не полностью перешедших на цифровой документооборот.
Что такое бумажная трудовая книжка в контексте СБИС?
Бумажная трудовая книжка — это традиционный документ, который подтверждает трудовую деятельность сотрудника. В системе СБИС (Современная Бизнес-Информационная Система) ведение бумажных трудовых книжек возможно в следующих случаях:
- Для сотрудников, не выбравших электронный формат — до 31 декабря 2020 года все работники должны были сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой. Те, кто не подал заявление о переходе на ЭТК, продолжают вести трудовую книжку в бумажном виде.
- Для новых сотрудников — если сотрудник принят на работу после 1 января 2020 года и не подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку.
- В организациях с особым документооборотом — некоторые компании продолжают использовать бумажные трудовые книжки по внутренним правилам или в связи с особенностями отрасли.
Как оформить бумажную трудовую книжку в СБИС?
Для оформления бумажной трудовой книжки в системе СБИС необходимо:
- Проверить статус сотрудника:
- Если сотрудник не подавал заявление о переходе на ЭТК, его трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде.
- Если сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, это должно быть зафиксировано в системе.
- Зарегистрировать трудовую книжку в СБИС:
- В карточке сотрудника указать тип ведения трудовой книжки — «бумажный».
- Внести данные о трудовой книжке (серия, номер, дата выдачи).
- Вести учет:
- Все изменения в трудовой книжке (прием на работу, переводы, увольнения) должны фиксироваться в бумажном виде.
- В СБИС можно хранить скан-копии страниц трудовой книжки для удобства учета.
Переход с бумажной на электронную трудовую книжку
Сотрудник может в любой момент подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В этом случае:
- Работодатель формирует электронную трудовую книжку, начиная с 2021 года.
- Бумажная трудовая книжка возвращается сотруднику на руки.
- Сведения о трудовой деятельности с 2021 года хранятся только в электронном виде.
Обратите внимание: Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение его бумажной трудовой книжки.
Как подать заявление о переходе на ЭТК в СБИС?
- Перейдите в карточку сотрудника в СБИС.
- Выберите раздел «Заявления».
- Создайте новое заявление и выберите тип: «Ведение электронной трудовой книжки».
- Укажите дату подачи заявления и сохраните.
- Система автоматически обновит статус ведения трудовой книжки.
Отчетность по бумажным трудовым книжкам в СБИС
Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, работодатель обязан:
- Представлять сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России по форме ЕФС-1.
- Вести учет бумажных трудовых книжек для сотрудников, которые не перешли на ЭТК.
- Хранить бумажные трудовые книжки в соответствии с законодательством (не менее 75 лет).
В СБИС можно:
- Автоматически формировать отчеты по бумажным трудовым книжкам.
- Хранить скан-копии трудовых книжек в электронном архиве.
- Контролировать сроки хранения и передачи трудовых книжек при увольнении.
Особенности работы с бумажными трудовыми книжками в 2026 году
По состоянию на 2026 год:
- Бумажные трудовые книжки продолжают действовать для сотрудников, которые не сделали выбор в пользу ЭТК.
- Работодатели обязаны предоставлять сотрудникам справки о трудовой деятельности на основе данных ЭТК или бумажных трудовых книжек.
- Возврат бумажных трудовых книжек при увольнении осуществляется в установленные сроки (не позднее 3 дней после увольнения).
Важно: Если сотрудник уволился и не забрал свою бумажную трудовую книжку, работодатель обязан хранить ее в течение 2 лет, а затем передать в архив.
Проблемы и решения при работе с бумажными трудовыми книжками в СБИС
Типичные проблемы:
- Потеря или порча бумажной трудовой книжки:
- Решение: оформить дубликат трудовой книжки в установленном порядке.
- Несвоевременное внесение записей:
- Решение: использовать напоминания в СБИС для своевременного оформления записей.
- Ошибки при заполнении:
- Решение: проверять данные перед внесением записей и использовать шаблоны в СБИС.
Как избежать ошибок?
- Использовать готовые шаблоны в СБИС для оформления записей в трудовой книжке.
- Настраивать автоматические напоминания для своевременного внесения записей.
- Проводить регулярные проверки данных в трудовой книжке.
- Использовать сканеры для создания электронных копий трудовых книжек и их хранения в СБИС.
Бумажные трудовые книжки в СБИС остаются актуальными для части сотрудников, особенно в случаях, когда:
- Сотрудник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Организация продолжает использовать бумажный документооборот по внутренним правилам.
- Сотрудник работает в компании, где электронные трудовые книжки еще не внедрены.
Система СБИС предоставляет все необходимые инструменты для удобного ведения бумажных трудовых книжек:
- Автоматизированный учет и хранение данных.
- Возможность создания электронных копий и их интеграции с другими документами.
- Напоминания и контроль за сроками хранения и передачи трудовых книжек.
Важно помнить, что работодатель несет ответственность за правильное ведение и хранение бумажных трудовых книжек, поэтому необходимо:
- Своевременно вносить записи в трудовую книжку.
- Контролировать сроки хранения и передачи трудовых книжек.
- Использовать возможности СБИС для автоматизации и минимизации ошибок.
Если у вас остались вопросы по работе с бумажными трудовыми книжками в СБИС, обратитесь в службу поддержки системы или к вашему персональному менеджеру.