С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ которая постепенно заменяет традиционный бумажный вариант. Однако бумажная трудовая книжка (ТК) всё ещё существует и используется в определённых ситуациях. Эта статья объясняет‚ когда и как правильно вести бумажный документ‚ какие у него есть особенности и риски.
Юридический статус бумажной трудовой книжки сегодня
Несмотря на цифровизацию‚ бумажная трудовая книжка не утратила юридической силы. Ключевые моменты:
- С 1 января 2021 года при приёме на работу гражданам‚ впервые устраивающимся на работу‚ работодатель обязан оформить только электронную трудовую книжку (если нет письменного отказа сотрудника).
- Для работников‚ уже имеющих бумажную трудовую книжку на момент приёма‚ возможны два варианта:
- Переход на ЭТК по заявлению сотрудника.
- Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника‚ проработавшего у него свыше 5 дней (согласно Трудовому кодексу РФ).
Важно! Если сотрудник подаёт заявление об отказе от бумажной книжки и переходе на электронную‚ все последующие записи должны вноситься только в ЭТК. Любые записи в старую бумажную книжку после этого будут считаться ошибкой.
Когда ещё используют бумажную трудовую книжку?
Бумажный вариант актуален в следующих случаях:
- Сотрудник не отказался от неё при приёме на работу (если он уже имел бумажную книжку до 2021 года).
- Работодатель не подключён к системе ЭТК (например‚ некоторые малые предприятия или ИП). Однако с 2024 года подключение становится обязательным для большинства работодателей.
- Работник‚ уволенный до 2021 года‚ продолжает использовать свою старую бумажную книжку при трудоустройстве.
Как правильно вести бумажную трудовую книжку?
Если организация использует бумажный формат‚ кадровик должен соблюдать строгие правила:
- Заполнение при приёме: Первая запись делается на основании приказа о приёме на работу. Указываются дата‚ название организации‚ основание для приёма (приказ)‚ подпись ответственного лица и печать.
- Учёт всех периодов работы: Вносятся все смены работодателей‚ включая временные договоры‚ если они длятся более 5 дней.
- Записи об увольнении: Обязательно указывается дата увольнения‚ основание (приказ‚ статья ТК) и подпись.
- Сохранность документа: Работодатель отвечает за хранение книжек уволенных сотрудников в течение 75 лет (или до востребования).
- Исправления: Ошибки исправляются зачёркиванием (одной жирной линией) с указанием даты исправления‚ подписью и печатью. Запрещено использовать correction fluid или переписывать.
Типичные ошибки и проблемы при ведении бумажной ТК
Роструд неоднократно предупреждал о частых ошибках‚ которые могут привести к проблемам для сотрудника:
- Двойные записи: Если сотрудник перешёл на электронную книжку на прошлом месте работы‚ а новый работодатель по ошибке вносит запись в бумажную — это нарушение. Все новые записи должны быть только в ЭТК.
- Несвоевременное внесение записей: Записи должны делаться в день издания приказа или увольнения.
- Отсутствие печати или подписи: Без этих элементов запись не считается действительной.
- Утеря или порча книги: В этом случае сотрудник должен получить дубликат через суд или по решению работодателя (если вина работодателя).
Что делать при утере‚ порче или заполнении всех страниц?
Процедура восстановления:
- Обращение к последнему работодателю (или в архив) для получения справки о трудовой деятельности.
- Подача заявления в орган‚ ведавший книжкой (обычно последний работодатель или его преемник).
- Выдача дубликата после проверки и оформления. Все записи в дубликате копируются с оригинала или справки.
- Удостоверение подлинности: Дубликат заверяется печатью и подписью ответственного лица.
Сравнение бумажной и электронной трудовой книжки
| Критерий | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
|---|---|---|
| Хранение | Физически у сотрудника или у работодателя (при увольнении) | В базе данных Социального фонда России (СФР) |
| Оформление при приёме | Только если сотрудник уже имеет бумажную книжку и не отказался от неё | Обязательно для впервые устраивающихся (если нет отказа) |
| Риск потери/порчи | Высокий (нужен дубликат) | Низкий (данные в цифровом виде) |
| Доступность для проверки | Только при предъявлении оригинала | Можно получить выписку в СФР онлайн |
Бумажная трудовая книжка — уходящий‚ но ещё действующий формент. Если вы или ваш работник выбрали этот путь:
- Убедитесь‚ что все записи делаются корректно и своевременно.
- Храните книжку в надёжном месте‚ чтобы избежать потери.
- При смене работы уточняйте у нового работодателя‚ какой формат он ведёт (бумажный или электронный)‚ чтобы не допустить двойных записей.
- Помните‚ что переход на электронную книжку необратим — вернуться к бумажному варианту будет нельзя.
В условиях цифровизации бумажная трудовая книжка остаётся личным документом сотрудника‚ но её ведение требует от работодателя особой внимательности. При малейших сомнениях консультируйтесь с юристом или в Трудовой инспекции‚ чтобы избежать нарушений‚ которые могут повлиять на пенсионные права человека.