Вопрос о том‚ действуют ли бумажные трудовые книжки в Украине‚ сегодня является одним из самых актуальных как для работников‚ так и для работодателей. Процесс цифровизации документооборота запущен уже давно‚ однако переходный период требует внимательного изучения всех нюансов. В этой статье мы подробно разберем текущий статус трудовых книжек‚ сроки их оцифровки и особенности использования.
Электронная трудовая книжка: официальное признание
Официально электронные трудовые книжки действуют в Украине с 10 июня 2021 года. Они были внедрены как полноценный аналог бумажного документа. С их помощью ведется учет трудовой деятельности работников‚ и они позволяют любому сотруднику в удобный момент проверить свой страховой стаж‚ в течение которого работодателем уплачивались взносы.
Электронная трудовая книжка представляет собой удобный и доступный электронный сервис‚ который функционирует на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
Действуют ли бумажные трудовые книжки?
Это самый частый вопрос‚ вызывающий споры. Ответ однозначен: да‚ бумажные трудовые книжки продолжают действовать. На данный момент их не нужно обменивать на новые бланки‚ и они остаются официальным документом.
Однако специалисты отмечают важный нюанс: бумажная книжка остается действительной‚ но фактически в ней больше нет необходимости‚ поскольку все данные о трудовой деятельности теперь дублируются в электронном Государственном реестре.
Подтверждение стажа: старые записи
Особое значение бумажный документ имеет для подтверждения стажа за прошлые годы. Согласно законодательству:
- До 1 января 2004 года стаж учитывался как трудовой и подтверждается исключительно записями в бумажной трудовой книжке или другими документами того периода.
- После этой даты стаж является страховым и подтверждается данными в электронном реестре ПФУ.
Сроки переходного периода и оцифровка
Пенсионный фонд Украины начал переход на электронные трудовые книжки 10 июня 2021 года. Для того чтобы перенести все данные в электронный формат и завершить синхронизацию баз данных‚ был установлен переходный период.
Переходный период длится 5 лет и действует до 9 июня 2026 года включительно.
Что будет после 2026 года?
После завершения переходного периода в 2026 году правила изменятся:
- Бумажная версия станет необязательной.
- Работник сможет оставить бумажную трудовую книжку у себя для личного хранения.
- Работодатели обязаны будут выдать бумажные трудовые книжки работникам лично под подпись после того‚ как ПФУ завершит внесение сведений в Госреестр (этот процесс должен быть завершен до ).
Обязанности работодателя и ФЛП
В течение переходного периода на работодателей возлагаются важные задачи по оцифровке данных. Если работник просит внести запись в бумажную трудовую книжку‚ работодатель обязан это сделать (ведь она все еще действительна)‚ но при этом данные обязательно должны быть отражены и в электронной системе.
Особенности для ФЛП (физических лиц-предпринимателей):
- ФЛП не нужно вносить записи о собственной деятельности в трудовую книжку.
- А вот данные о наемных работниках ФЛП загружать в электронный реестр обязательно.
Правила заполнения бумажных трудовых книжек
Пока бумажный документ используется‚ важно соблюдать строгие правила его заполнения‚ определенные Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников (утвержденной совместным приказом Минтруда‚ Минюста и Минсоцзащиты Украины).
Ключевые требования:
- Фамилия‚ имя и отчество работника (ФИО)‚ указанные в трудовой книжке‚ должны строго соответствовать данным по паспорту.
- Записи о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона.
- Исправления вносятся в установленном Инструкцией порядке‚ недопустимо использование корректоров или произвольное зачеркивание неверных данных.
Преимущества электронной трудовой книжки
Переход на электронный формат несет множество плюсов для обеих сторон:
- Для работника: невозможность потери данных‚ удобный доступ к своему стажу онлайн‚ отсутствие необходимости носить бумажный документ на каждое новое место работы.
- Для работодателя: упрощение кадрового учета‚ снижение количества бумажной волокиты‚ минимизация ошибок при заполнении.
На сегодняшний день трудовые книжки в Украине действуют как в бумажном‚ так и в электронном формате. Электронная версия имеет статус полного аналога бумажной с 2021 года. Бумажные бланки не отменены и не требуют обмена‚ однако после 9 июня 2026 года они потеряют статус обязательного документа и перейдут в категорию документов для личного хранения. Самое главное для работников и работодателей сейчас — успеть оцифровать все данные до окончания переходного периода‚ чтобы важная информация о стаже не была потеряна.