Цифровизация кадрового документооборота в России подошла к новому этапу. С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). В связи с этим у многих работников и работодателей возникает резонный вопрос: можно ли сейчас получить или оформить бумажную трудовую книжку? Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов: когда сотрудник начал свою трудовую деятельность, сохранял ли он бумажный формат ранее и по какой причине документ нужен сейчас.
Кому положена бумажная трудовая книжка?
Согласно действующему законодательству, право на бумажную трудовую книжку имеют далеко не все. Рассмотрим три основные категории работников:
Впервые устраивающиеся на работу
Если человек устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку ему не оформляют. Выбрать бумажный формат таким сотрудникам нельзя. Все данные о их трудовой деятельности с самого начала карьеры ведутся исключительно в электронном виде и хранятся в Социальном фонде России (СФР).
Работники, выбравшие электронный формат (ЭТК)
Если сотрудник ранее работал с бумажной трудовой, но в период с 2020 по 2025 годы написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то его бумажный бланк был ему возвращен на руки. С того момента работодатель ведет только электронные сведения, подавая отчеты ЕФС-1 в СФР. Вернуть бумажный формат и снова стать «книжником» уже нельзя.
Работники, сохранившие бумажный формат
Если ранее вам вели бумажную трудовую книжку и вы не написали заявление о переходе на электронный вариант, вы и дальше можете подавать при трудоустройстве бумажный документ. В этом случае работодатель обязан:
- Продолжать вести и заполнять бумажную трудовую книжку по всем правилам.
- Одновременно отправлять данные о кадровых мероприятиях в СФР в электронном виде.
Как получить бумажную трудовую на руки?
Ситуации, когда физически нужен именно бумажный документ, все еще встречаются. Вот как обстоят дела с его получением:
При переходе на ЭТК
Если работник в 2025–2026 годах решает отказаться от классической трудовой и перейти на ЭТК, работодатель обязан:
- Оформить соответствующую запись о переходе на электронную книжку в бумажной трудовой.
- Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку на руки не позднее трёх дней с момента получения заявления о переходе на ЭТК.
При увольнении
Если сотрудник увольняется и он относится к категории тех, кому работодатель продолжает вести бумажную трудовую, работодатель должен выдать трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы сотрудника.
Можно ли получить дубликат при утере?
Это одно из самых важных правил текущего года: если вы потеряли трудовую книжку, получить бумажный дубликат не получится. Восстановить утерянные сведения можно только в электронном формате. Для подтверждения стажа и опыта работы теперь используются выписки.
Как подтвердить стаж, если бумажной книжки нет?
В 2026 году при приеме на работу соискатель для подтверждения стажа должен предъявить:
- Форму СТД-Р — выписку из электронной трудовой, которую выдает прежний работодатель при увольнении.
- Форму СТД-ПФР (или СТД-СФР) — выписку из Социального фонда, подтверждающую электронный стаж.
Получить форму СТД-СФР можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуги — самый быстрый и удобный способ, выписка формируется в электронном виде.
- В управлении СФР (бывший Пенсионный фонд) — при личном посещении.
- В любом центре госуслуг «Мои документы» (МФЦ) — также при личном обращении, где можно получить бумажную выписку.
Если же у соискателя на руках осталась бумажная трудовая книжка с закрывающей записью (например, о переходе на ЭТК или об увольнении), он всё равно должен предъявить её новому работодателю. Это необходимо, чтобы кадровик убедился в наличии или отсутствии закрывающей записи, посмотрел предыдущий опыт работы и подсчитал страховой стаж для расчета социальных пособий. После ознакомления документ прикрепляется к личному делу сотрудника.
В 2026 году получить новую бумажную трудовую книжку нельзя, для впервые трудоустраивающихся она больше не оформляется. Получить на руки ранее заведенную бумажную книжку можно при увольнении или при переходе на ЭТК. А вот если документ утерян, восстановить его в бумажном виде уже не выйдет — подтвердить ваш стаж поможет только электронная выписка по форме СТД-Р или СТД-СФР.