Вопрос о бумажных трудовых книжках волнует как работников, так и работодателей. Система ведения трудовых книжок в России претерпела значительные изменения с внедрением электронного документа. Давайте разберемся, до какого времени можно и нужно вести бумажный формат, и какие условия на это распространяются.
Исторический контекст: переход на электронные книжки
С 1 января 2021 года вступили в силу масштабные изменения в Трудовом кодексе РФ, касающиеся ведения трудовых книжек. С этой даты для всех впервые устраивающихся на работу предусмотрен исключительно электронный формат. Бумажная трудовая книжка больше не выдается при приеме на работу.
Кто может сохранить бумажную трудовую книжку?
Право на бумажный формат сохранили работники, которые уже имели стаж на момент введения новых правил. Однако для этого необходимо было выполнить важное условие:
- До 31 декабря 2020 года все работники, уже состоявшие в трудовых отношениях, должны были сделать выбор: остатся с бумажной книжкой или перейти на электронную.
- Если заявление о сохранении бумажного формата не было подано до указанной даты, трудовая книжка автоматически переводилась в электронный вид.
Крайний срок для сохранения бумажного формата: 2025 год
Законодательство предусмотрело переходный период. Для тех, кто начал работать до 2021 года и подал заявление о сохранении бумажной книжки, работодатель был обязан продолжать ее ведение параллельно с электронной системой.
Ключевая дата: 31 декабря 2025 года. Это последний срок, до которого работник, имеющий стаж до 2021 года, может подать заявление работодателю о выборе бумажного формата ведения трудовой книжки.
Что происходит с 1 января 2026 года?
С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки прекращают свое действие для всех категорий работников, если не было подано заявление до конца 2025 года. Это означает:
- Для сотрудников, которые работали до 2021 года и подали заявление до , работодатель продолжает вносить записи в бумажную книжку.
- Для всех остальных (не подавших заявление или начавших работу после 2021 года) ведение происходит только в электронном виде.
- Если человек устраивается на работу впервые после 1 января 2026 года, бумажная трудовая книжка ему не выдается вообще.
Условия ведения бумажной книжки (если она сохранена)
Даже если бумажный формат сохранен, действуют общие правила:
- Запись о приеме на работу вносится в бумажную книжку не позднее 5 рабочих дней с даты начала работы;
- Записи об увольнении и других изменениях также вносятся в тот же срок.
- Наличие незаполненных строк между записями не является основанием для признания записей недействительными (разъяснение Роструда).
Важные нюансы и исключения
Бланки старого образца. Бланки бумажных трудовых книжек и вкладышей, выпущенные до 2021 года, можно использовать без ограничения срока. Они остаются действительными.
Параллельное ведение. Если работник выбрал бумажный формат, работодатель обязан вести его, одновременно передавая сведения в государственную электронную систему (Единую государственную информационную систему учета трудовых книжек).
Право на копию. Работник имеет право в любой момент запросить у работодателя заверенную копию своей бумажной трудовой книжки или выписку из электронной.
Практические рекомендации
Для работников:
- Если у вас есть стаж до 2021 года и вы хотите сохранить бумажную книжку, а заявление не подавали, сделайте это до 31 декабря 2025 года.
- Если вы начали работать после 1 января 2021 года, бумажная книжка вам не положена. Ваши данные будут только в электронном виде.
Для работодателей:
- При приеме на работу в 2026 году и позже оформляйте только электронную трудовую книжку.
- Для сотрудников с сохраненным бумажным форматом продолжайте вносить записи от руки в их книжку в установленные законом сроки.
- Храните уволенным сотрудникам их бумажные трудовые книжки в соответствии с правилами хранения документов.
Таким образом, бумажные трудовые книжки будут вестись до 31 декабря 2025 года включительно для тех, кто своевременно подал заявление. С 1 января 2026 года формат становится полностью электронным для всех новых и большинства действующих трудовых отношений. Главный вывод: если вы цените традиционный бумажный документ и имеете стаж, начиная с периода до 2021 года, не упустите срок для подачи заявления — конец 2025 года.
Статья подготовлена на основе актуальных норм Трудового кодекса РФ и официальных разъяснений Роструда. Законодательство может меняться, для получения самой точной информации рекомендуется консультация с юристом или официальными источниками.