Обновлено: 23 мая 2026 года

Что изменилось к 2026 году

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался еще в 2020 году, но процесс продолжается до сих пор․ К 2026 году ситуация выглядит следующим образом:

• Сотрудники, устроившиеся на работу после 2021 года – получают только электронную трудовую книжку
• Работники, сохранившие бумажную книжку – могут продолжать использовать ее, но с ограничениями
• Новые сотрудники с 2026 года – в большинстве случаев оформляются только в электронном формате

Кому еще нужна бумажная трудовая книжка в 2026 году

Несмотря на повсеместный переход к электронным форматам, бумажные трудовые книжки сохраняют актуальность в следующих случаях:

1. Для работников, не написавших заявление о переходе на ЭТК
   • Если сотрудник не подал соответствующее заявление, работодатель продолжает делать записи в бумажную книжку
   • Записи вносятся в течение 3 рабочих дней после подачи заявления о переходе на электронный формат
2. Для определенных категорий работников
   • Работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда
   • Сотрудники, работающие у работодателей – субъектов малого предпринимательства
   • Лица, работающие по совместительству
3. В случае технических неисправностей

   Если по каким-либо причинам доступ к электронной трудовой книжке временно недоступен, работодатель может сделать запись в бумажном варианте

Как оформить переход на электронную трудовую книжку

Процесс перехода регламентирован законодательством и включает несколько ключевых этапов:

Для работодателя:

1. Уведомление работника

   Работодатель обязан уведомить сотрудника о возможности перехода на электронную трудовую книжку․ Это можно сделать:

   • При приеме на работу
   • В индивидуальном порядке
   • Через внутренние каналы связи (корпоративный портал, email и др․)
2. Получение заявления от работника

   Сотрудник должен подать письменное заявление о переходе на ЭТК․ Форма заявления стандартная и содержит:

   • Персональные данные работника
   • Просьбу о переходе на электронный формат
   • Подпись и дату
3. Внесение записи в бумажную трудовую книжку

   В течение 3 рабочих дней после подачи заявления работодатель обязан:

   • Сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке
   • Выдать книжку работнику на руки
   • Направить сведения в Пенсионный фонд России для формирования электронной версии
4. Ведение электронной трудовой книжки

   После перехода все последующие записи о трудовой деятельности вносяться только в электронный формат․ Работодатель обязан:

   • Своевременно направлять сведения в ПФР
   • Обеспечивать доступ работника к его электронной трудовой книжке
   • Хранить данные в соответствии с законодательством

Для работника:

1. Подача заявления

   Работник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК через:

   • Свое непосредственное руководство
   • Отдел кадров
   • Электронные каналы (если это предусмотрено работодателем)
2. Получение доступа к ЭТК

   После перехода работник может:

   • Получить доступ через портал Госуслуги
   • Использовать мобильное приложение Пенсионного фонда
   • Обратиться в отделение ПФР лично
3. Проверка записей

   Работник обязан регулярно проверять корректность внесенных записей и сообщать об ошибках работодателю или в ПФР

Где можно посмотреть электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка доступна через несколько официальных каналов:

• Портал Госуслуги (https://www․gosuslugi․ru)
• Мобильное приложение ПФР (доступно в App Store и Google Play)
• Личный кабинет на сайте ПФР (https://es․pfrf․ru)
• Мобильное приложение «Моя пенсия»

Для доступа потребуется:

• Учетная запись на портале Госуслуги (уровень «Подтвержденная»)
• ИНН
• СНИЛС

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Преимущества для работников:

• Удобство доступа – информацию можно получить в любое время через интернет
• Защита от потери – электронный документ невозможно потерять или испортить
• Автоматическое обновление – все записи вносятся своевременно
• Возможность удаленного доступа – не нужно физически передавать документ

Преимущества для работодателей:

• Снижение издержек – отпадает необходимость в закупке бланков
• Упрощение учета – автоматизация процесса ведения трудовых книжек
• Сокращение времени – быстрый доступ и обновление записей
• Соответствие законодательству – обязательное требование с 2024 года

Недостатки и риски:

• Технические сбои – возможны проблемы с доступом к системе
• Киберугрозы – риск взлома и утечки данных
• Необходимость обучения – сотрудники должны уметь пользоваться электронными системами
• Ограниченный доступ – не все граждане имеют навыки работы с интернетом

Что делать, если новый сотрудник хочет перейти на электронную трудовую книжку

При приеме на работу нового сотрудника работодатель должен:

1. Уведомить о возможности выбора формата
2. Получить письменное заявление (если сотрудник выбирает ЭТК)
3. Сделать соответствующую запись в бумажной книжке (если она есть)
4. Направить сведения в ПФР для формирования электронной версии

Если сотрудник не подал заявление о переходе, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку․

Как исправить ошибки в электронной трудовой книжке

В случае обнаружения ошибок или неточностей в записях необходимо:

1. Обратиться к работодателю с письменным заявлением об исправлении
2. Направить обращение в ПФР через личный кабинет или лично
3. Подать жалобу в трудовую инспекцию, если проблема не решается

Работодатель обязан в течение 15 дней рассмотреть обращение и внести исправления․

Будущее бумажных трудовых книжек

Согласно планам Минтруда России, к 2027-2028 годам бумажные трудовые книжки могут быть полностью выведены из обращения․ Однако на данный момент сохраняются категории граждан, которые могут продолжать использовать бумажный формат․

Для них важно:

• Своевременно обновлять записи в бумажной книжке
• Хранить ее в надлежащих условиях
• При необходимости переходить на электронный формат

Практические рекомендации для работников и работодателей

Для работников:

• Проверьте свой статус – узнайте, какая у вас трудовая книжка (бумажная или электронная)
• Подайте заявление о переходе на ЭТК, если хотите перейти
• Регулярно проверяйте записи в электронной трудовой книжке
• Сохраните доступ к порталу Госуслуги для быстрого доступа

Для работодателей:

• Уведомите сотрудников о возможности перехода на ЭТК
• Используйте автоматизированные системы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом)
• Своевременно направляйте сведения в ПФР
• Обучите сотрудников работе с электронными системами
• Соблюдайте все требования законодательства по ведению КЭДО

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Да, но только в исключительных случаях (например, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК)․ В большинстве случаев новые сотрудники оформляются только в электронном формате․

Как получить доступ к электронной трудовой книжке?

Через портал Госуслуги, мобильное приложение ПФР или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда․

Что делать, если работодатель отказывается переходить на ЭТК?

Обратитесь в трудовую инспекцию или прокуратуру с жалобой на нарушение трудового законодательства․

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Нет, после перехода на электронный формат вернуться к бумажной книжке нельзя․

Как часто обновляются записи в электронной трудовой книжке?

Записи должны обновляться не позднее 3 рабочих дней после изменения трудовой деятельности․

Переход на электронные трудовые книжки – это объективный процесс, который затрагивает всех работников и работодателей․ К 2026 году большинство граждан уже используют электронный формат, но сохраняются категории, которые могут продолжать пользоваться бумажными версиями․

Главное для всех участников процесса:

• Своевременно подавать заявления о переходе на ЭТК
• Следить за корректностью записей
• Использовать официальные каналы для доступа к электронной трудовой книжке
• Соблюдать требования законодательства

В будущем бумажные трудовые книжки полностью уйдут в прошлое, поэтому важно уже сейчас адаптироваться к новым реалиям и освоить работу с электронными системами․

Если у вас остались вопросы по переходу на электронные трудовые книжки, обратитесь в местное отделение Пенсионного фонда или трудовую инспекцию․