В России в последние годы активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В связи с этим возникло множество вопросов: когда бумажные трудовые книжки перестают быть действительными? Что нужно сделать, чтобы сохранить их статус? Как правильно хранить и уничтожать документы? Ниже разберём все детали, чтобы вы не попали впросак.
Законодательные изменения, касающиеся перехода на ЭТК
В 2020‑2021 годах в России были приняты нормативные акты, регулирующие переход от бумажной к электронной трудовой книжке. Ключевые даты:
- 30 июня 2020 года – последний срок, до которого работодатель обязан уведомить каждого работника в письменной форме о возможных изменениях в трудовом законодательстве и о праве выбрать бумажную или электронную книжку.
- 31 октября 2020 года – окончательный срок, до которого работодатель должен письменно проинформировать работников о переходе на ЭТК и о праве сохранить бумажную книжку.
- 1 января 2026 года – дата, с которой бумажные трудовые книжки перестают действовать, если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной версии до конца 2025 года.
Эти сроки были продлены в связи с длительным периодом работы в удалённом режиме и необходимостью дать компаниям и работникам больше времени на адаптацию.
Переходный период и его особенности
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:
- Трудовой стаж, зафиксированный в бумажной книжке, автоматически перенесётся в электронный формат.
- Бумажная книжка перестанет быть официально действующей, если работник не подал заявление о сохранении.
- Работодатель обязан хранить бумажные копии в течение установленного срока (см. ниже).
Как выбрать бумажную трудовую книжку?
Если вы хотите сохранить бумажную версию, вам необходимо:
- Подать письменное заявление о выборе бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2025 года.
- Сохранить копию заявления в личный кабинет работника (если такая система доступна).
- Убедиться, что работодатель внес запись о вашем выборе в электронный реестр.
Если заявление не будет подано, бумажная книжка автоматически считается недействительной с 1 января 2026 года.
Срок действия бумажной трудовой книжки
Срок действия бумажной трудовой книжки определяется не законодательством, а правилами хранения. В соответствии с приказом Минтруда РФ от N 320н:
- Для книжек, созданных до 1 января 2003 года, срок хранения составляет 75 лет.
- Для книжек, созданных после 1 января 2003 года, срок хранения составляет 50 лет.
Таким образом, если ваша трудовая книжка была выдана в 2010 году, она должна храниться до 2060 года.
Как правильно хранить и уничтожать бумажные трудовые книжки
Правила хранения:
- Книжки хранятся в защищённом месте, недоступном для посторонних.
- При хранении в офисе необходимо соблюдать пожарную безопасность.
- После истечения срока хранения (50/75 лет) документы можно уничтожать по согласованию с руководством.
Уничтожение:
- Сделать копию всех записей (если это требуется для бухгалтерии).
- Использовать безопасный метод уничтожения (сокрушение, сжигание).
- Составить протокол уничтожения и подписать его руководителем.
Как оформить заявление о сохранении бумажной трудовой книжки
Шаблон заявления (пример):
[Наименование организации] [Адрес организации] Заявление Я, [ФИО работника], работник [должность], прошу сохранить бумажную трудовую книжку в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и приказа Минтруда РФ от N 320н.
Заявление подаётся в отдел кадров до 31 декабря 2025 года.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить бумажную копию после 1 января 2026 года? – Нет, после этой даты бумажная версия считается недействительной, если не было заявления.
- Что произойдёт, если я не подам заявление? – Ваши записи в бумажной книжке автоматически перенесутся в ЭТК, и бумажная версия перестанет быть официальной.
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку? – Да, но только в рамках переходного периода и при наличии письменного заявления.
- Как проверить, что мой выбор сохранён? – В личном кабинете работодателя должна быть отметка о сохранении бумажной версии.
Переход на электронную трудовую книжку в России завершился в начале 2026 года. Если вы хотите сохранить бумажную версию, обязательно подайте заявление до конца 2025 года. После этого ваша бумажная книжка будет действительной до 1 января 2026 года, а после – будет храниться в соответствии с установленными сроками (50/75 лет). Следуйте рекомендациям работодателя и законодательству, чтобы избежать конфликтов и потери данных о трудовом стаже.
Ссылки на нормативные акты и официальные источники:
- Приказ Минтруда РФ от N 320н
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66)
- Портал государственных услуг РФ – электронная трудовая книжка