В 2026 году многие организации сталкиваются с вопросом, можно ли продолжать вести бумажную трудовую книжку сотрудников, особенно когда в компании уже внедрены электронные системы учёта. Ниже подробно рассматриваются правовые основания, практические рекомендации и особенности оформления такой документации.

Почему работодатель может решить продолжать бумажную форму

Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажный вариант остаёться актуальным по нескольким причинам:

• Требования законодательства: По ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовую книжку, если сотрудник её имеет.
• Отсутствие заявления о переходе: Если работник не подал просьбу заменить бумажный документ на электронный, работодатель продолжает вести его в бумажном виде.
• Периодические проверки: Инспекционные органы часто запрашивают оригинальные бумажные документы.
• Удобство для сотрудников: Некоторые работники предпочитают иметь «домашний» бумажный экземпляр.

Как правильно оформить продолжение ведения бумажной трудовой книжки

Для законного продолжения ведения бумажной книжки необходимо выполнить несколько формальностей:

1. Получение заявления от сотрудника. Если работник не отказывается от бумажной формы, работодатель может продолжать её вести.
2. Внесение штампа и указания серии/номера вкладыша. При окончании страниц в основной книжке в ней ставят штамп и указывают серию и номер нового вкладыша.
3. Передача данных в электронную систему. Даже при ведении бумажной формы работодатель обязан одновременно подавать сведения в ЕФС‑1 и формировать цифровую копию.

Порядок действий при первом трудоустройстве

Если сотрудник впервые получает трудовую книжку, работодатель обязан оформить её в бумажном виде, если иное не предусмотрено договором. При этом:

• В книжку вносятся сведения о месте работы, дате начала, должности и др.
• После заполнения всех страниц в книжке вводятся вкладыши, которые оформляются штампом и указанием серии/номера.
• Все изменения в книге фиксируються в соответствии с общими правилами.

Как оформить заявление о продолжении ведения бумажной книжки

Для официального подтверждения желания сотрудника продолжать вести бумажную форму достаточно написать простое заявление:

«Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со статьёй 66 ТК РФ».

Заявление может быть подано в произвольной форме, однако рекомендуется указать конкретную статью ТК РФ, чтобы избежать недоразумений.

Какие документы требуются при переходе на электронную форму

Если работник всё же решает перейти на электронную трудовую книжку, необходимо:

1. Получить от него письменное заявление об отказе от бумажной формы.
2. Оформить переход в электронную систему, сохранив все данные из бумажной книги.
3. Внести в электронную запись сведения о том, что ранее велась бумажная форма, и указать номер и серию вкладыша.

Что делать, если в компании уже используется электронная система

Даже если в организации внедрена электронная система учёта, работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку, если сотрудник не отказался от неё. При этом:

• Данные из бумажной формы заносяться в электронную систему.
• В электронной системе отмечается, что документ ведётся одновременно в бумажном и электронном виде.
• Все отчёты (например, ЕФС‑1) подаются в обоих форматах.

Практические рекомендации работодателю

Для успешного ведения бумажной трудовой книжки в 2026 году рекомендуется соблюдать следующие правила:

• Регулярно проверяйте заполненность книжки. Как только заканчиваются страницы, оформляйте новый вкладыш.
• Сохраняйте штампы и подписи. Штамп с указанием серии и номера вкладыша должен быть поставлен каждый раз.
• Вести двойную запись. При необходимости вносите изменения одновременно в обе формы.
• Обновляйте данные в электронной системе. Это упростит работу при проверках и формировании отчётов.
• Консультируйтесь с юристом. Особенно если речь идёт о переходе на электронную форму или оформлении новых вкладышей.

Хотя в 2026 году электронные формы становятся всё более популярными, ведение бумажной трудовой книжки остаётся законным и практическим вариантом, особенно когда сотрудник не желает менять формат документа. Главное – соблюдать требования Трудового кодекса, правильно оформлять вкладыши и одновременно передавать сведения в электронную систему. При правильном подходе бумажная трудовая книжка может coexist с её цифровым эквивалентом, обеспечивая полную прозрачность и соответствие законодательству.