В 2026 году процесс оформления трудовых отношений претерпел значительные изменения, однако бумажные трудовые книжки по-прежнему актуальны для определенных категорий работников․ Важно понимать, что для сотрудников, впервые поступающих на работу, действует правило исключительно электронного формата․ Бумажный вариант заводится только при наличии стажа до 2021 года или в особых случаях, предусмотренных законодательством․ Ниже приведена подробная инструкция по заполнению и ведению этого важного документа согласно актуальным нормам (Порядок № 320н)․

Кто имеет право на бумажную трудовую книжку?

Прежде чем приступать к оформлению, необходимо определить, имеет ли работник право на бумажный документ․

• Сотрудники, работавшие до 2021 года: Если у человека уже была заведена бумажная трудовая книжка, она продолжает действовать наравне с электронной․ Менять ее на новую не нужно, даже если все страницы заполнены (вшивается вкладыш)․
• Впервые трудоустраивающиеся: Для граждан, которые впервые выходят на работу в 2026 году, бумажные трудовые книжки не оформляются․ Их стаж ведется исключительно в электронном виде через систему Социального фонда России (СФР)․
• Утеря или повреждение: Если работник потерял документ или он пришел в негодность, работодатель обязан оформить новую бумажную книжку только по письменному заявлению сотрудника с указанием причины отсутствия предыдущего документа (ст․ 65 ТК РФ)․

Необходимые документы для оформления

Для первичного заполнения бумажной трудовой книжки работодателю потребуются следующие документы от сотрудника:
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность․
Диплом об образовании или свидетельство о квалификации (для корректного заполнения графы об образовании)․
СНИЛС․
Заявление об оформлении новой трудовой книжки (если у работника нет трудовой книжки, но он имеет право на ее бумажный вариант, например, при утере)․

> Важно: Оформление новой трудовой книжки производится работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу․

Пошаговая инструкция по заполнению титульного листа

Титульный лист, это «лицо» документа․ Ошибки здесь недопустимы, так как исправления на титульном листе запрещены (при ошибке бланк уничтожается и заводится новый)․

Личные данные

• ФИО: Указывается полностью, без сокращений, на основании паспорта․
• Дата рождения: Записывается в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
• Образование: Указывается уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее и т․д․) на основании предоставленных документов․
• Профессия, специальность: Записывается точно так, как указано в дипломе или свидетельстве․

Дата заполнения

Указывается текущая дата оформления документа (день, месяц, год)․

Подписи и печать

• Подпись владельца: Работник собственноручно ставит подпись в предназначенном месте․
• Подпись ответственного лица: Должен подписать работодатель или уполномоченное лицо (кадровик)․
• Печать организации: На титульном листе обязательно ставится печать организации или печать кадровой службы (при наличии)․

Внесение записей о работе: основные правила

С 2023 года действуют новые бланки и порядок заполнения (Приказ Минтруда № 320н)․ При внесении записей в раздел «Сведения о работе» необходимо соблюдать строгий алгоритм:

Графа 1 (№ записи): Нумерация записей ведется сквозная по всему разделу․
Графа 2 (Дата): Указывается дата издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, а не фактического начала работы․
Графа 3 (Сведения):

• Сначала пишется название организации (полное и сокращенное, если есть)․
• Ниже указывается должность, специальность, профессия с указанием квалификации․
• Указывается структурное подразделение (если это прописано в трудовом договоре)․
• Пример: «Принят в отдел продаж на должность менеджера»․

Графа 4 (Документ-основание): Указываются дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу․

> Критически важно: В разделе «Сведения о работе» запрещены любые зачеркивания․ Если допущена ошибка, она исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи․

Что делать при смене фамилии или ошибке?

Жизненные ситуации требуют внесения изменений, и здесь важно не нарушить правила:

• Смена фамилии: Новая фамилия вписывается на титульном листе; Старая фамилия аккуратно зачеркивается одной чертой, а новая записывается рядом или сверху (если есть место)․ На внутренней стороне обложки делается запись: «Фамилия изменена на [новая фамилия] на основании [документ: свидетельство о браке/разводе]», ставится дата, подпись ответственного лица и печать организации․
• Исправление ошибок: Если ошибка найдена в прошлых записях, в графе 3 новой строкой пишется: «Запись за номером [номер] недействительна»․ Ниже вносится правильная запись с указанием актуальных реквизитов приказа․

Электронный формат и отчетность

Независимо от того, ведется ли бумажная трудовая книжка или нет, работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР)․

• Для всех кадровых мероприятий (прием, перевод, увольнение) подается отчет по форме ЕФС-1․
• Срок подачи отчета при приеме на работу — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
• Сотрудник всегда может запросить выписку из своей электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или в МФЦ․

Хранение и учет

Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек․
Книга учета: Ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей․ В 2026 году в новую форму книги не обязательно включать графы для отражения должности и места работы сотрудника, что упрощает документооборот․
Выдача: При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под роспись в книге учета и в личной карточке․
Вкладыши: Если в трудовой книжке закончились страницы соответствующего раздела, необходимо оформить и вшить вкладыш, который является неотъемлемой частью документа․
Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит работнику корректный подсчет стажа для будущей пенсии․ Помните: аккуратность и внимательность при заполнении трудовой книжки — залог юридической чистоты трудовых отношений․