С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель играет ключевую роль в её формировании и ведении. Эта статья подробно объясняет, какие действия должен выполнить кадровик или бухгалтер при оформлении ЭТК, какие документы использовать и на что обратить особое внимание.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она работодателю?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ в виде электронной записи в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР). Она заменяет традиционную бумажную книжку, если работник выбрал электронный формат.

Основные обязанности работодателя:

• Ежемесячно (не позднее 15-го числа следующего месяца) передавать в СФР сведения о кадровых событиях (приём, перевод, увольнение) и о выборе формата трудовой книжки.
• Вести учёт трудовой деятельности работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
• При наличии бумажной книжки — корректно в неё вносить записи, если сотрудник сохранил её параллельно с ЭТК.

Ключевые сценарии и алгоритм действий для работодателя

Сотрудник, впервые принимаемый на работу с 1 января 2021 года

Это самый простой случай. У нового сотрудника нет ни бумажной, ни электронной книжки.

1. Получить письменное заявление от работника. В заявлении он должен указать, какой формат трудовой книжки он выбирает: только электронный или бумажный (с возможностью последующего перехода на ЭТК). Образец заявления утверждён Минтрудом.
2. Оформить приём на работу. В трудовом договоре и приказе о приёме сделать ссылку на выбор формата трудовой книжки.
3. Сделать первую запись.
   • Если выбран только электронный формат: Запись о приёме на работу вносится только в ЭТК через передачу сведений в СФР. Бумажная трудовая книжка не оформляется.
   • Если выбран бумажный формат: Оформляется обычная бумажная трудовая книжка. Параллельно сведения о приёме передаются в СФР для создания ЭТК (которая будет существовать «в тени» до возможного будущего перехода).
4. Передать данные в СФР. Не позднее 15-го числа следующего месяца передать сведения о приёме на работу через систему электронного документооборота (СЭД) или личный кабинет платёжного агента.

Сотрудник, уже имеющий трудовую книжку (принят до )

У такого сотрудника уже есть история труда. Она может быть отражена:

• Только в бумажной книжке (если прежние работодатели не передавали данные в СФР).
• В бумажной книжке и кратко в ЭТК (если данные были переданы).

Алгоритм действий:

1. Запросить у сотрудника его бумажную трудовую книжку. Это необходимо для сверки и внесения записи о текущем работодателе.
2. Получить письменное заявление о выборе формата. Сотрудник может:
   • Оставить бумажную книжку. Тогда работодатель ведёт её как раньше, а данные о работе в этой компании передаёт в СФР для пополнения ЭТК.
   • Перейти полностью на электронный формат. Тогда он подаёт заявление, работодатель делает в бумажной книжке специальную запись о переходе на ЭТК (с указанием даты и ссылки на ст. 66.1 ТК РФ) и возвращает книжку сотруднику. Дальнейшие записи ведутся только в ЭТК.
3. Внести запись о приёме/переводе/увольнении.
   • Для бумажной книжки: Стандартная запись по форме, скреплённая печатью.
   • Для ЭТК: Передача сведений в СФР в установленном формате (форма СТД-Р и др.).
4. Своевременно передавать все кадровые сведения в СФР.

Какие документы использовать?

Работодатель работает с двумя основными типами документов:

Для бумажной трудовой книжки (если она ведётся)

• Сама трудовая книжка установленного образца.
• Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (при выборе ЭТК).
• Приказы (о приёме, переводе, увольнении).
• Ключевая запись при переходе на ЭТК: «В соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации работник (ФИО) перешёл на ведение электронной трудовой книжки. Бумажная трудовая книжка возвращена работнику под расписку.» (Дата, подпись работодателя, печать).

Для передачи сведений в СФР (ЭТК)

• Форма СТД-Р, отчётная форма, в которую вносятся сведения о трудовой деятельности за отчётный период по конкретному работодателю. Предоставляется работнику по его запросу.
• Электронные сведения в установленном формате, передаваемые через:
  • Систему электронного документооборота (СЭД) с СФР.
  • Личный кабинет платёжного агента на сайте СФР.
  • Через интернет-сервисы с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Где сотрудник может посмотреть свою ЭТК?

Работодатель должен проинформировать сотрудника, что получить выписку из ЭТК или ознакомиться с ней он может через:

• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (СФР).
• Госуслуги (gosuslugi.ru) — в разделе «Пенсия» или «Трудовая деятельность».
• Обратившись в отделение СФР или МФЦ с паспортом.

Важно: Работодатель не имеет права предоставлять сотруднику доступ к своей ЭТК через внутренние системы компании. Доступ — только через официальные каналы СФР.

Частые ошибки и как их избежать

• Не передаём данные в СФР вовремя. Нарушение срока (15-е число) может привести к проблемам для сотрудника при оформлении пенсии и к административной ответственности работодателя. Решение: Внедрить ежемесячный календарь кадровых отчётностей.
• Путаница с форматами. Оформляем запись в бумажную книжку, а сотрудник уже перешёл на ЭТК. Решение: Всегда проверять заявление работника о выборе формата и вести журнал учета этих заявлений.
• Нет записи о переходе на ЭТК в бумажной книжке. Это делает невозможным доказательство факта работы в период, если электронные данные утеряны. Решение: Обязательная пометка в бумажной книжке при её возврате сотруднику.
• Не информируем сотрудника. Сотрудник не знает, где смотреть свою ЭТК. Решение: Давать письменное разъяснение (служебную записку) при подаче заявления о выборе формата.

Что будет с данными до 2021 года?

Как правило, сведения о работе до 1 января 2021 года в ЭТК попадут только если прежние работодатели передавали их в СФР. Если нет, в электронной книжке будет пробел. В этом случае:

• Если у сотрудника сохранилась бумажная трудовая книжка с записями за старый период — это основной документ.
• Если бумажная книжка утеряна, восстановить данные можно только через запросы в архивы прежних работодателей.

Поэтому при приёме на работу сотрудника с большим стажем важно запросить у него бумажную книжку для сверки и архива компании.

Краткая памятка-чеклист для работодателя

1. При приёме на работу — всегда получайте письменное заявление о выборе формата трудовой книжки (электронный/бумажный).
2. При наличии бумажной книжки у сотрудника — проверяйте её, сверяйте данные с приказом.
3. Если сотрудник переходит на ЭТК — сделайте в бумажной книжке обязательную запись о переходе и верните её сотруднику под расписку.
4. Ежемесячно до 15-го числа — передавайте в СФР сведения о всех кадровых событиях прошлого месяца.
5. При увольнении — внесите запись в выбранный формат (бумажный или электронный) и передайте данные в СФР.
6. Информируйте сотрудника о том, как получить выписку из ЭТК через Госуслуги или сайт СФР.
7. Храните копии заявлений о выборе формата и расписки о возврате бумажной книжки в личном деле сотрудника.