Сегодня и актуальные требования к документам, которые необходимо предъявлять при проверке Государственной инспекции труда, регулируются рядом нормативных актов, в т․ч․:

• Приказ Роструда от № 20 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора)»;
• Изменения в порядке и частоте проведения проверок и профвизитов ГИТ, вступившие в силу с 2026 года;
• Текущие ключевые показатели ГИТ на 2026 год (скорректированные в сторону усиления профилактической работы)․

Ниже представлен подробный чек‑лист документов, которые следует иметь под рукой перед визитом инспектора․ Список структурирован по тематическим блокам, что упрощает подготовку и снижает риск упущения важных позиций․

Основные учредительные и локальные нормативные акты

• Устав (или учредительный договор) организации;
• Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН/ОГРНИП);
• ИНН и КПП;
• Локальные нормативные акты (ЛНА), касающиеся трудового права:
  • Положение о режиме рабочего времени и времени отдыха;
  • Положение об оплате труда (включая систему премий, надбавок, компенсаций);
  • Положение о порядке предоставления отпусков;
  • Положение о порядке ведения трудовых книжек и личных карточек;
  • Положение о порядке проведения аттестации и повышения квалификации;
  • Положение о порядке ведения учёта рабочего времени (табели, электронные системы);
  • Положение о порядке проведения спецоценки условий труда (СОУТ);
  • Положение о порядке обучения и инструктажа по охране труда;
  • Положение о порядке ведения журнала учёта несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
  • Положение о порядке проведения внутреннего контроля соблюдения трудового законодательства․

Документы по кадровому учету

• Трудовые договоры (включая срочные, на неопределённый срок, дистанционные) – оригиналы и копии;
• Дополнительные соглашения к трудовым договорам (изменения условий, переводы, совмещение);
• Приказы о приёме, переводе, увольнении, отпусках, командировках;
• Личные карточки сотрудников (форма Т‑2) или электронные кадровые системы;
• Трудовые книжки (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде);
• Сведения о среднесписочной численности сотрудников за отчётный период;
• Графики работы (сменные, гибкие, скользящие);
• Табели учёта рабочего времени (форма Т‑13) за последние 12 месяцев;
• Документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчётные листки, ведомости, выписки из банка);
• Документы о начислении и уплате страховых взносов в ФСС, ПФР, ФОМС;
• Сведения о среднем заработке (для расчёта пособий, отпускных);
• Документы о предоставлении социальных гарантий (компенсации за вредные условия, доплаты за ненормированный рабочий день и т․д․)․

Документы по охране труда и технике безопасности

• Программа производственного контроля (ППК) за текущий год;
• План мероприятий по улучшению условий труда (ПМУТ);
• Отчёты о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) – протоколы, карты вредных и опасных факторов;
• Журналы и регистрационные формы по инструктажу (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, целевой, внеплановый);
• Журналы учёта несчастных случаев и профессиональных заболеваний (форма Н‑1);
• Документы о проведении медицинских осмотров (предварительные, периодические, внеочередные);
• Документы о выдаче и учёте средств индивидуальной защиты (СИЗ);
• Документы о проведении противопожарных инструктажей и тренировок;
• Документы о содержании и обслуживании электроустановок, подъёмно‑транспортного оборудования, машин и механизмов;
• Документы о проведении аттестации рабочих мест по условиям труда (если требуется)․

Документы по социальному страхованию и выплатам

• Расчёты по страховым взносам в ФСС, ПФР, ФОМС за отчётный период;
• Сведения о выплате больничных листов и пособий по временной нетрудоспособности;
• Документы о выплате пособий по беременности и родам, по уходу за ребёнком;
• Отчёты о выполнении обязательных социальных выплат (например, компенсации за вредные условия труда)․

Документы, связанные с проверками и взаимодействием с ГИТ

• Копии предписаний и представлений ГИТ за предыдущие годы (если такие были);
• Планы мероприятий по устранению замечаний, выданных инспекцией;
• Журнал регистрации обращений в ГИТ (жалобы, запросы, консультации);
• Отчёты о проведении внутренних аудитов трудового законодательства;
• Документы о прохождении обучения ответственных лиц по охране труда и трудовому праву (сертификаты, протоколы)․

Особенности подготовки к проверке в 2026 году

С 2026 года изменились:

1. Частота плановых проверок – теперь они проводятся не реже одного раза в три года для организаций с низким уровнем риска и ежегодно для высокорисковых;
2. Введён новый формат профвизита – короткое выездное мероприятие, направленное на профилактику нарушений;
3. Ключевые показатели ГИТ скорректированы в сторону увеличения доли профилактических мероприятий и снижения количества штрафов при условии своевременного устранения замечаний;
4. Обязательное электронное взаимодействие через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» – все запросы и ответы направляются в электронном виде․

Поэтому рекомендуется:

• Заблаговременно выгрузить все необходимые документы в электронном виде и обеспечить их доступность через защищённый канал (например, корпоративный облачный диск с двухфакторной аутентификацией);
• Провести внутренний аудит за 30 дней до ожидаемой проверки, используя проверочные листы из Приказа Роструда № 20 от ;
• Обеспечить присутствие на проверке ответственного лица по охране труда и специалиста по кадрам, которые смогут оперативно предоставить запрашиваемые документы;
• Подготовить краткую справку о текущем состоянии охраны труда (количество проведённых инструктажей, результаты СОУТ, показатели травматизма) – это положительно влияет на оценку инспектора․

Подготовка к проверке трудовой инспекции требует системного подхода и актуализации всей нормативной и кадровой документации․ Используя представленный выше чек‑лист, организации смогут минимизировать риск выявления нарушений, сократить время, затраченное на поиск документов, и продемонстрировать инспекции высокую степень соответствия требованиям трудового законодательства․

Помните, что главное – не только наличие документов, но и их реальное соответствие фактическому положению дел в компании․ Регулярное обновление ЛНА, проведение внутренних аудитов и обучение персонала – залог успешного прохождения любой проверки ГИТ в 2026 году и последующие годы․