Трудовой договор и трудовая книжка — это два основных документа, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем в Российской Федерации. Несмотря на то, что они неразрывно связаны, каждый из них имеет свое строго определенное назначение, особенности ведения и правовую природу. В данной статье мы подробно разберем, в чем разница между этими документами, как они взаимодействуют, а также коснемся актуальных трендов, таких как переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Многие работники (и даже некоторые начинающие кадровики) путают эти понятия, однако между ними существует фундаментальная разница:
- Трудовой договор (ТД), это двустороннее соглашение между работником и работодателем. Он закрепляет взаимные права и обязанности: работник обязуется лично выполнять работу, а работодатель — обеспечивать условия труда и платить заработную плату. Договор заключается до начала работы и является первичным документом, порождающим трудовые отношения.
- Трудовая книжка (ТК) — это официальный документ, подтверждающий факт наличия трудовых отношений, а также фиксирующий стаж, должности, переводы, награждения и основания увольнения. Она является производной от трудового договора: сначала заключается договор, а затем на его основании делается запись в книжке.
На форумах часто задают вопрос: «Если есть трудовой договор, зачем нужна трудовая книжка?». Ответ кроется в функционале: договор регулирует процесс работы здесь и сейчас, а книжка служит долгосрочным архивом трудовой биографии гражданина для расчета пенсии и подтверждения стажа.
Трудовая книжка: правила ведения и заполнения
Согласно Статье 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся следующие сведения:
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование).
- Сведения о выполняемой работе (прием на работу, перевод на другую постоянную работу).
- Сведения об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора.
- Сведения о награждениях за успехи в работе.
Важно отметить, что записи о взысканиях в трудовую книжку не вносятся (за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение). Ведение бумажных трудовых книжек строго регламентировано Постановлением Правительства РФ от N 225.
Срочный трудовой договор и трудовая книжка
Распространен миф, что если с сотрудником заключен срочный трудовой договор, то запись в трудовую книжку делать не нужно. Это не так. Если для работника данное место работы является основным, работодатель обязан внести запись о приеме на работу, независимо от срока действия договора. Исключение составляют лишь случаи, когда ведение трудовой книжки не предусмотрено законом (например, работа по совместительству — по желанию работника).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный Закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек. В ТК РФ были внесены соответствующие поправки, согласно которым все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в ПФР.
Как это работает на практике:
- При первом трудоустройстве (например, несовершеннолетних или граждан, впервые выходящих на рынок труда) работодатель оформляет бумажную трудовую книжку, а также передает данные о сотруднике в ПФР. Кадровик не может требовать бумажную трудовую книжку с тех, кто впервые устраивается на работу, или с лиц, перешедших на ЭТК.
- Создание ЭТК: Работодатель подает форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 в Пенсионный фонд, после чего фонд создает электронную трудовую книжку.
- Для подтверждения стажа в электронном формате используются выписки СТД-Р (от работодателя) или СТД-ПФР (из Пенсионного фонда). Отказать в трудоустройстве соискателю только из-за того, что он не представил эти документы, работодатель не вправе.
В каких случаях можно оформлять трудовой договор без трудовой книжки?
Существуют законные ситуации, когда наличие трудового договора не влечет за собой обязательного ведения трудовой книжки:
Дистанционные (удаленные) работники
Работодатель может не вести трудовую книжку для удаленщиков (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае факт занятости будет подтверждаться исключительно трудовым договором с дистанционным работником. По желанию сотрудника запись можно внести, но это не является обязанностью работодателя.
Работа по совместительству
Если сотрудник уже работает на другом месте (где и хранится его трудовая книжка), по совместительству запись делается только по его письменному заявлению;
Договор ГПХ (гражданско-правового характера)
Договор подряда или оказания услуг не является трудовым, поэтому записи в трудовую книжку не вносятся, а стаж по такому договору не засчитывается. Однако важно помнить: договор ГПХ могут признать трудовым, если в нем присутствуют признаки трудовых отношений (например, соблюдение режима рабочего времени, подчинение правилам внутреннего распорядка). Штрафы за такое нарушение (переквалификацию) огромные.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Прекращение трудового договора неразрывно связано с выдачей трудовой книжки. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от N 225), работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).
В бумажную книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью, часть и пункт ТК РФ. Запись заверяется подписью работодателя и печатью. При задержке выдачи работодатель несет материальную ответственность и обязан оплатить работнику время вынужденного прогула.
Изменение персональных данных и реорганизация
Жизнь не стоит на месте, и часто возникают ситуации, требующие корректировки документов:
- Смена работником фамилии и имени не требует перезаключения трудового договора. Изменения вносятся в действующий договор путем подписания дополнительного соглашения, а в трудовую книжку — путем зачеркивания старых данных и внесения новых (на внутренней стороне обложке указываются реквизиты документа, подтверждающего смену).
- Реорганизация компании (присоединение, слияние, разделение и т.д.) требует внесения изменений в трудовые договоры и трудовые книжки. В книжке делается специальная запись о переименовании работодателя, а с сотрудниками подписываются дополнительные соглашения к договорам.
Трудовой договор — это фундамент трудовых отношений, а трудовая книжка (как бумажная, так и электронная) — это их летопись. Понимание разницы между ними, а также знание актуального законодательства (включая переход на ЭТК) позволяет работодателю избежать серьезных штрафов, а работнику — защитить свои права и гарантировать себе достойную пенсию в будущем.