Чистый бланк трудовой книжки – это не заполненный документ‚ предназначенный для последующего использования
в качестве основы для ведения трудовой книжки сотрудника. С 1 января 2023 года в России введён новый образец
трудовой книжки и вкладышей к ней‚ а их производство и обеспечение работодателями регулируются новыми
правилами‚ утверждёнными Минтрудом и Минфином.
Что такое «чистый бланк» и зачем он нужен?
Чистый бланк – это лист бумаги‚ на котором уже нанесена официальная разметка (полосы‚ номера страниц‚ реквизиты
производителя) и который ещё не содержит записей о трудовой истории работника. Такие бланки используются:
- при оформлении новых сотрудников;
- при замене испорченных или утерянных трудовых книжек;
- для ведения архивных копий в случае перехода на электронные трудовые книжки.
Нормативно‑правовая база
Основные документы‚ регламентирующие изготовление‚ обеспечение и хранение чистых бланков:
- Постановление Правительства РФ от 30 июля 2022 г. «Об утверждении Порядка изготовления бланков
трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». - Приказ Минтруда России № 239н от 30 июля 2022 г. «Об утверждении формы бланков трудовых книжек
и вкладышей к ним». - Постановление Минфина РФ от 28 июня 2022 г. «О порядке обеспечения работодателей бланками
трудовых книжек».
Согласно этим актам‚ единственным производителем бумажных бланков и вкладышей в России является
компания Гознак. Ни одна другая организация не имеет права их выпускать.
Требования к хранению чистых бланков
Хранение чистых бланков регулируется как требованиями к документам‚ так и требованиями к охране труда и
информационной безопасности. Основные положения:
Место и условия хранения
- Бланки должны храниться в закрытом‚ сухом и защищённом от прямого солнечного света помещении.
- Температурный режим – от +5 °C до +25 °C‚ относительная влажность – 30‑60 %.
- Для предотвращения случайного доступа допускаются только помещения с ограниченным доступом
(офис кадровой службы‚ бухгалтерия‚ архив).
Сроки хранения
Согласно Положению о порядке обеспечения работодателей бланками трудовых книжек:
- Чистые бланки‚ находящиеся в обороте (т.е. ожидающие выдачи сотруднику)‚ хранятся не менее 5 лет
с момента их получения. - Бланки‚ не использованные в течение 10 лет‚ подлежат утилизации (переработка или сжигание) после
проведения инвентаризации.
Оформление места хранения
Для каждого вида бланков (основные листы‚ вкладыши‚ дополнительные листы) необходимо вести отдельный
учётный журнал‚ в котором фиксируются:
- Дата поступления бланка;
- Количество полученных листов;
- Ответственное лицо (должность‚ ФИО);
- Местоположение (номер шкафа‚ полка‚ ящик).
Инвентаризация и учёт чистых бланков
Инвентаризация – обязательная процедура‚ проводимая не реже одного раза в год. При её проведении оформляются:
- Акт инвентаризации (формат установлен приказом Минтруда‚ пример – Приложение 1 к Приказу № 239н);
- Отчет о движении бланков (приход‑расход);
- Протокол утилизации (если обнаружены просроченные или повреждённые листы).
В качестве подтверждающих документов могут использоваться:
- Квитанция о получении бланков от Гознака;
- Счёт‑фактура и акт приёма‑передачи от поставщика;
- Электронные копии актов (при наличии системы электронного документооборота).
Переход к электронным трудовым книжкам: влияние на хранение бланков
С 2020 года в России начался постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Однако бумажные
бланки остаются обязательными в следующих случаях:
- Для сотрудников‚ работающих в организациях‚ не подключившихся к системе «ЭТК»;
- Для архивных целей (копии записей из ЭТК могут потребовать бумажный бланк при проверке).
- Для временного использования в период миграции данных.
Поэтому даже при полном переходе на электронный формат работодатели обязаны сохранять чистые бланки
в течение установленных сроков‚ указанных в пункте 3.2.
Практические рекомендации для работодателей
- Назначьте ответственного за хранение бланков. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтер.
- Оформите отдельный шкаф‑архив. На каждой полке разместите ярлыки с указанием количества листов
и даты поступления. - Ведите электронный реестр. Современные программы (1С:Зарплата и Управление персоналом‚
SAP HR) позволяют автоматически фиксировать приход‑расход бланков. - Проводите ежегодную инвентаризацию. Сравнивайте данные реестра с фактическим наличием листов‚
фиксируйте расхождения и оформляйте протокол утилизации. - Обеспечьте контроль доступа. Закрывайте шкаф на замок‚ а ключ храните у ответственного лица;
- Утилизируйте просроченные бланки. Делайте это в соответствии с ГОСТ 7.12‑2019 «Утилизация
бумажных документов»‚ привлекая специализированные организации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько чистых бланков обязан иметь работодатель?
Минимальное количество не регламентировано‚ но рекомендуется держать запас‚ покрывающий
не менее 12 месяцев найма новых сотрудников‚ учитывая средний оборот персонала в организации.
Можно ли использовать бланки‚ полученные от сторонних поставщиков?
Нет. По постановлению Минтруда только Гознак имеет право выпускать официальные бланки трудовых книжек.
Использование иных листов считается нарушением законодательства.
Что делать‚ если бланк оказался повреждённым?
Повреждённый бланк подлежит утилизации. Необходимо оформить протокол утилизации и заменить его новым листом‚
полученным у Гознака.
Как оформить передачу бланков в другое подразделение?
Оформляется акт передачи‚ в котором указываются:
- Дата передачи;
- Количество листов;
- Ответственное лицо получающего подразделения;
- Подписи обеих сторон.
Нужно ли хранить бланки после увольнения сотрудника?
Да. После заполнения трудовой книжки бланк считается «использованным» и хранится в архиве в течение
5 лет (срок хранения трудовых книжек согласно Трудовому кодексу РФ).
Чистые бланки трудовых книжек – важный элемент кадровой документации‚ требующий строгого соблюдения
правил их изготовления‚ обеспечения и хранения. Основные требования включают:
- Только один поставщик – Гознак;
- Хранение в сухом‚ закрытом помещении с контролем доступа;
- Соблюдение сроков хранения (5 лет в обороте‚ 10 лет в архиве);
- Регулярная инвентаризация и документальное оформление всех операций;
- Подготовка к полному переходу на электронные трудовые книжки‚ но при этом сохранение бумажных бланков
в течение установленных сроков.
Тщательное соблюдение этих правил позволяет избежать штрафов‚ упростить проверку со стороны
контролирующих органов и обеспечить надёжную кадровую документацию в любой организации.
Дата публикации: 23 мая 2026 г. | Источники: постановления Правительства РФ‚ Приказы Минтруда и Минфина‚
информационные материалы Гознака.