Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий ваш трудовой стаж, квалификацию и порядок начисления пенсионных прав. Иногда оригинал книги недоступен (он находится у работника, утерян, или перешёл в электронный формат). В таких случаях требуется копия трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрено, какие права и возможности открывает этот документ, как его оформить и заверить в 2026 году.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62) и приказу Минтруда России от  № … (новый ГОСТ по заверению копий), копию трудовой книжки можно:

• выдать работнику по его письменному заявлению;
• заверить копию работодателем, если в ней отражены все записи, сделанные до выдачи оригинала;
• получить электронную копию через портал Госуслуги или личный кабинет Пенсионного фонда.

Важно: заверить копию можно только при наличии подлинника. Если оригинал уже выдан работнику, работодатель не вправе «изготовить» и заверить её без согласия работника.

Когда копия трудовой книжки действительно нужна?

1. Оформление визы и консульских услуг. Посольства часто требуют подтверждения трудового стажа.
2. Получение банковского кредита. Банки могут запросить копию для оценки финансовой стабильности заемщика.
3. Переоформление пенсии. При изменении места жительства или переходе на электронный формат требуется подтверждение стажа.
4. Трудоустройство в новую организацию. Некоторые работодатели запрашивают копию, если оригинал находится у сотрудника.
5. Судебные разбирательства. Копия служит доказательством в спорах о трудовых правах.

Что даёт копия трудовой книжки?

• Подтверждение стажа. В копии указаны даты начала и окончания работы, должности, основания увольнения – всё, что требуется для расчёта пенсии.
• Доступ к социальным льготам. При оформлении пособий по временной нетрудоспособности, материнского капитала и др. копия служит официальным подтверждением.
• Упрощение документооборота. При необходимости предоставить документ в несколько инстанций (банк, консульство, суд) удобно использовать копию, а оригинал оставлять у себя.
• Возможность восстановления утерянных записей. При утере оригинала копия, заверенная работодателем, может стать основанием для получения дубликата.

Как получить копию трудовой книжки?

4.1 Письменное заявление

Работник подаёт в отдел кадров (или бухгалтерию) заявление следующего образца:

Заявление
«Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки.
ФИО: ______________________
Табельный №: _______________
Подразделение: _____________
Подпись: ___________________

Заявление должно быть подписано и датировано. При необходимости указывают цель получения копии (виза, банк и т.д.).

4.2 Оформление копии

1. Сделать фотокопию (или скан) всех заполненных страниц оригинала.
2. Если копия будет предоставлена в прошитом виде, на обороте в месте прошивания ставится отметка «Копия трудовой книжки» и дата (пример: 19 авг. 2025 г.).
3. Работодатель ставит печать, подпись ответственного лица и указывает «Копия заверена».

4.3 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года большинство организаций переводят трудовые книжки в электронный формат. Получить копию можно двумя способами:

• Через портал Госуслуги – в личном кабинете выбираете «Трудовая книжка», скачиваете PDF‑файл и при необходимости распечатываете.
• Через личный кабинет Пенсионного фонда РФ – в разделе «Электронная трудовая книжка».

Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, но при предъявлении в некоторых инстанциях (например, в консульстве) может потребоваться печать и подпись работодателя. В таком случае распечатывают документ и заверяют, как описано выше.

Правила заверения копии (по новому ГОСТ)

• Заверяется копия всех заполненных страниц трудовой книжки, включая пустые листы между записями.
• Если копия предоставляется в прошитом виде, на обороте в месте прошивания ставится отметка о копии и дата её изготовления.
• Работодатель обязан выдать копию по запросу сотрудника без необоснованных отказов.
• При переходе на электронный формат оригинал может быть выдан в виде распечатки, но заверяется только электронный документ.

Часто задаваемые вопросы

6.1 Можно ли заверить копию, если трудовая книжка уже выдана работнику?

Да, но только при наличии оригинала в распоряжении работодателя (например, в архиве). Если оригинал находится у работника, работодатель может заверить копию лишь после получения согласия и предоставления оригинала.

6.2 Сколько действует заверенная копия?

Заверенная копия действительна до тех пор, пока в оригинале не появятся новые записи. При изменении данных (добавление новых мест работы) необходимо получить новую копию.

6.3 Что делать, если оригинал утерян?

Работник подаёт заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. После восстановления дубликата можно оформить и заверить его копию.

6.4 Нужно ли платить за копию?

Согласно ТК РФ, выдача копии по заявлению работника не должна оплачиваться. Однако некоторые организации могут взимать плату за услуги печати или оформление.

Копия трудовой книжки – это удобный и юридически значимый документ, который позволяет подтвердить ваш трудовой стаж в самых разных ситуациях: от получения визы до оформления кредита. В 2026 году процесс её получения и заверения упрощён благодаря электронным сервисам, но традиционные правила (письменное заявление, печать работодателя, полное копирование всех страниц) остаются в силе. Помните, что копию можно запросить в любой момент, а её наличие часто избавляет от лишних задержек в работе с государственными и частными учреждениями.

---

Дата публикации:  г.