Трудовая книжка — это главный документ работника‚ в котором фиксируется весь его профессиональный путь: приемы на работу‚ переводы‚ увольнения и награждения. Но от ошибок не застрахован даже самый опытный кадровик. Одна из самых частых нестандартных ситуаций, когда текст записи не помещается в отведенное место на странице. Что делать‚ если не влезла запись в трудовую книжку? Можно ли переносить текст на другую страницу? Как правильно оформить исправления?

В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий в подобных ситуациях‚ опираясь на действующие нормативные акты‚ в частности‚ Приказ Минтруда от № 320н.

Главное правило: зачеркивать нельзя!

Прежде всего‚ стоит помнить золотое правило ведения трудовых книжек: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивать записи категорически запрещено. Вносить исправления можно только путем признания записи недействительной и внесения новой‚ правильной записи.

Если же ошибка допущена на ьном листе (например‚ неверно указаны Ф.И.О. или дата рождения)‚ то старые данные разрешается зачеркнуть одной чертой‚ а рядом вписать новые. Но к нашим ситуациям с не поместившимся текстом это не относится.

Ситуация 1: Текст записи не поместился на текущей странице

Часто бывает так: кадровик вносит запись о приеме на работу или увольнении‚ и последнее слово (например‚ длинное наименование должности или структурного подразделения) целиком не помещается в строке. Как быть?

• Перенос на следующую строку: Если в текущей графе еще есть свободное место (пустые строки ниже)‚ слово можно перенести. Однако следует помнить‚ что каждая запись в разделе «Сведения о работе» должна иметь свой порядковый номер. Переносимое слово пишется на следующей строке без присвоения нового номера записи.
• Перенос на следующую страницу: Если на текущей странице раздела «Сведения о работе» место полностью закончилось‚ запись необходимо перенести на следующий разворот. При этом на новой странице нужно указать все реквизиты: порядковый номер записи‚ дату‚ а в графе 3 — название организации (или поставить печать/штамп) и продолжение записи. Нумерация записей при этом продолжается сквозным способом.

Ситуация 2: Закончилось место в разделе «Сведения о работе»

Если в трудовой книжке физически не осталось пустых строк для продолжения ведения записей о работе‚ оформляется вкладыш. Согласно правилам:

1. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и без нее недействителен.
2. На ьном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
3. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию основного документа (не начинаеться заново с единицы).
4. Если не поместившаяся запись начинает вноситься в период‚ когда место в книжке еще есть‚ а продолжается уже во вкладыше‚ она так же переносится с проставлением продолжения нумерации.

Ситуация 3: Ошибка обнаружена после того‚ как запись не влезла

Случается‚ что из-за нехватки места запись была внесена некорректно‚ с ошибками или помарками. Некорректная запись в трудовой книжке — не приговор‚ закон предусматривает четкие механизмы исправления даже в сложных случаях.

Ошибочная запись признается недействительной и исправляется внесением новой записи‚ которая состоит из двух элементов:

• В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
• В графе 2 указывается дата внесения исправления.
• В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна». Сразу после этого в той же графе 3 вносится правильная запись (если она нужна).
• В графе 4 указываются реквизиты документа‚ на основании которого вносится исправление (приказ‚ распоряжение).

Важный нюанс: Если нужно отменить сразу несколько записей‚ это можно сделать с помощью внесения одной записи‚ но при условии‚ что признание их недействительными не сопровождалось правильными записями (разъяснения Роструда).

Кто должен вносить исправления?

По общему правилу‚ исправления в трудовую книжку вносит работодатель‚ который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.

Однако если сотрудник уже уволился и устроился на новое место‚ исправить запись может и новый работодатель. Для этого ему нужен официальный документ (справка‚ копия приказа) от работодателя‚ допустившего ошибку.

А что если трудовая книжка электронная (ЭТК)?

Если ошибка допущена в электронной трудовой книжке‚ новый работодатель не сможет ее исправить. Ошибки в ЭТК может исправить только тот работодатель‚ который внес запись. Для этого он должен подать в Социальный фонд России (СФР) корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1.

Когда выдается дубликат трудовой книжки?

В большинстве случаев исправление ошибки допустимо путем признания записи недействительной. Но иногда это сделать невозможно‚ и тогда работодателю необходимо выдать работнику дубликат трудовой книжки.

Дубликат оформляется в следующих случаях:

• Если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу‚ признанная недействительной‚ сотруднику по его письменному заявлению выдается дубликат по месту работы‚ где была внесена неправильная/неточная запись. В дубликат переносятся все верные записи‚ а неверные исключаются.
• Если трудовая книжка пришла в негодность (порвана‚ испачкана‚ обгорела).
• Если трудовая книжка утеряна.

Обратите внимание: если на ьном листе обнаружены неправильные или неточные записи‚ дубликат оформлять не следует, в этом случае старые данные зачеркиваются‚ а новые вписываются рядом с указанием реквизитов подтверждающего документа.

Что делать‚ если работодатель отказывается исправлять ошибку?

Неверная запись в трудовой книжке нарушает трудовые права работника‚ препятствует его дальнейшему трудоустройству и может негативно сказаться на размере будущей пенсии. Если вы устроились на новую работу по трудовому договору‚ новый работодатель не может уволить вас из-за чужой ошибки в книжке.

Если прежний работодатель отказывается исправить неправильную запись добровольно‚ придется обращаться в суд. Необходимо составить исковое заявление о том‚ что работодатель отказывается исправить неправильную запись в трудовой книжке. Суд обяжет нерадивого нанимателя внести коррективы.

Резюме

Если запись не влезла в трудовую книжку‚ не стоит паниковать и тем более использовать корректирующие жидкости или лезвия для исправления. Главное — соблюдать порядок:

• Переносите текст на следующие строки или страницы с сохранением сквозной нумерации.
• Если место в разделе закончилось — оформляйте вкладыш.
• Если текст внесен с ошибкой — признавайте запись недействительной и вносите верную.
• Исправлять ошибки должен работодатель‚ их допустивший‚ либо текущий работодатель на основании официального документа от предыдущего.

Соблюдение этих простых правил поможет сохранить трудовую книжку в надлежащем виде и избежать проблем с подтверждением стажа в будущем.