В современной практике кадрового делопроизводства одна из самых частых и деликатных ситуаций — когда новый сотрудник приходит на работу, но не предоставляет трудовую книжку․ Это может вызывать замешательство у работодателя и кадровиков: что делать? Можно ли принять сотрудника без трудовой? Какие риски несёт организация? И как правильно оформить все документы, чтобы избежать штрафов и судебных исков?
Почему трудовая книжка важна?
Трудовая книжка, это основной официальный документ, подтверждающий стаж работы сотрудника, его должности, перемещения и увольнения․ Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66), работодатель обязан вести трудовые книжки на всех сотрудников, принятых на работу более чем на 5 дней․
Однако отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника не является основанием для отказа в приёме на работу․ Это ключевой момент, который многие работодатели неправильно понимают․
Что делать, если сотрудник не принёс трудовую книжку?
Вот пошаговый алгоритм действий для работодателя:
- Уточнить причину отсутствия․ Сотрудник может не иметь трудовую книжку по разным причинам:
- Первая работа — ранее не был официально трудоустроен;
- Трудовая утеряна или повреждена;
- Ранее работал за границей или в организации, не ведущей трудовые книжки;
- Забыл принести — и планирует предоставить в ближайшие дни․
- Оформить трудовой договор․ Даже без трудовой книжки вы можете заключить трудовой договор․ Согласно ст․ 67 ТК РФ, трудовой договор считается заключённым, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя — даже если договор не был оформлен в письменной форме․
- Выдать новую трудовую книжку․ Если сотрудник никогда не имел трудовой книжки, работодатель обязан оформить и выдать ему новую в течение 5 рабочих дней со дня приёма на работу (ст․ 66 ТК РФ)․ Для этого потребуется:
- Заявление сотрудника о выдаче трудовой книжки;
- Паспорт сотрудника;
- Заполнение бланка трудовой книжки (форма № ТД-1), в графе «Сведения о работе» указывается дата приёма и должность․
- Если трудовая утеряна — сотрудник должен написать заявление об утрате и предоставить:
- Справку из предыдущего места работы (если есть);
- Копии приказов о приёме и увольнении;
- Выписки из лицевого счёта или архивные данные․
На основании этих документов работодатель оформляет новую трудовую книжку с внесением всех ранее оформленных записей (ст․ 66 ТК РФ, п․ 4 Правил ведения трудовых книжек)․
Можно ли отказать в приёме на работу без трудовой книжки?
Нет, нельзя․ Отказ в приёме на работу исключительно по причине отсутствия трудовой книжки является нарушением трудового законодательства и может быть расценён как дискриминация по признаку отсутствия документа (ст․ 64 ТК РФ)․
Суды в России неоднократно вставали на сторону работников в подобных случаях․ Например, в решении Верховного Суда РФ от 17 сентября 2023 года (дело № 18-КГ23-12) было подтверждено: «Отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора․ Работодатель обязан обеспечить сотрудника трудовой книжкой, если она отсутствует по объективным причинам»․
Какие риски несёт работодатель?
Если работодатель игнорирует обязанность оформить трудовую книжку или отказывает в приёме, он рискует:
- Получить штраф от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации (ст․ 5․27 КоАП РФ);
- Быть оштрафованным за нарушение сроков оформления трудовой книжки, если не выдана в течение 5 дней, штраф до 20 000 рублей;
- Потерять судебный спор — если сотрудник подаст иск о взыскании заработка за период задержки выдачи трудовой книжки (ст․ 234 ТК РФ);
- Получить требование о восстановлении на работе — если сотрудник докажет, что отказ в приёме был необоснованным․
Что делать, если сотрудник принес трудовую книжку позже?
Если сотрудник сначала не принёс трудовую книжку, а затем предоставил её, например, через неделю или месяц, необходимо:
- Сверить записи в предоставленной книжке с уже внесёнными в новую;
- Удалить запись о приёме из новой трудовой книжки (если она была оформлена), если сотрудник предоставил действующую книжку с корректными записями;
- Внести все данные из старой книжки в новую (если старая была утеряна и восстановлена);
- Заверить исправления печатью и подписью руководителя, с указанием даты и основания (п․ 18 Правил ведения трудовых книжек)․
Важно! Не допускается уничтожение или аннулирование ранее оформленной трудовой книжки без согласия сотрудника и без оформления соответствующего акта․
Как избежать проблем в будущем?
Рекомендации для кадровых служб:
- Включите в перечень документов, необходимых при приёме на работу, пункт: «Трудовая книжка (или заявление об отсутствии)»;
- При первом собеседовании объясните сотруднику, что отсутствие трудовой книжки — не повод для отказа, но требует оформления новой;
- Составьте шаблон заявления о выдаче трудовой книжки (для тех, кто её не имеет);
- Проведите обучение кадровиков по правилам ведения трудовых книжек, это снизит риски на 90%․
Отсутствие трудовой книжки — это не препятствие для трудоустройства, а повод для проактивных действий со стороны работодателя․ Законодательство РФ защищает права работника, даже если он не имеет документа, подтверждающего предыдущий стаж․ Главное, соблюсти процедуру: заключить договор, оформить новую книжку, внести корректные записи и не допускать задержек․
Помните: в отсутствие трудовой книжки, не в отсутствие ответственности․ Работодатель обязан действовать в рамках закона, а не ждать, пока сотрудник «вспомнит» документ․ Грамотное оформление — залог спокойствия и отсутствия судебных исков․
Совет: всегда фиксируйте все действия с сотрудником в письменной форме — заявления, приказы, акты․ Это ваша страховка в случае проверки․