С 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. С 1 января 2026 года переходный период завершается, и все новые работники получают исключительно электронные трудовые книжки. Однако многие сотрудники, особенно те, кто работал до 2021 года, до сих пор имеют бумажные трудовые книжки. Что делать, если бумажная трудовая книжка была утеряна? Можно ли и как завести электронную трудовую книжку в такой ситуации? Ответы — в этой подробной статье.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это цифровой документ, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, периоды работы, награды, увольнения и другие важные данные. Информация в ЭТК ведётся работодателем и автоматически передаётся в Пенсионный фонд России (ПФР) через специальную систему.

Преимущества ЭТК:

• Невозможность потери — данные хранятся в защищённой базе ПФР.
• Доступ в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.
• Автоматическое формирование стажа для назначения пенсии.
• Упрощённая процедура при трудоустройстве, новый работодатель получает данные мгновенно.

Что делать, если бумажная трудовая книжка потеряна?

Потеря бумажной трудовой книжки — распространённая проблема. Но это не приговор. Согласно законодательству РФ, вы обязаны восстановить сведения о трудовом стаже, даже если книжка утеряна. При этом вы можете выбрать один из двух вариантов:

1. Восстановить бумажную трудовую книжку (по старой системе).
2. Перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) — и в этом случае бумажная книжка больше не нужна.

Важно: Если вы хотите завести ЭТК, вам не обязательно восстанавливать бумажную книжку — вы можете сразу оформить электронную, предоставив подтверждения о трудовой деятельности.

Шаг 1: Соберите документы, подтверждающие трудовой стаж

Для оформления ЭТК вам понадобятся документы, подтверждающие вашу трудовую деятельность. Это могут быть:

• Трудовые договоры (копии).
• Приказы о приеме на работу и увольнении.
• Справки с предыдущих мест работы (о периоде работы, должности, зарплате).
• Выписки из лицевого счёта или архивные данные (если организация ликвидирована).
• Свидетельства о наградах, поощрениях, повышениях (если они есть).
• Выписки из лицевого счёта ПФР (можно запросить через личный кабинет на сайте ПФР).

Если вы не сохранили никаких документов, не отчаивайтесь. Вы можете обратиться в архивы предыдущих работодателей, в территориальные органы ПФР или в Росархив для получения подтверждений.

Шаг 2: Подайте заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Даже если у вас нет бумажной книжки, вы можете подать заявление о переходе на ЭТК в любой момент — как при трудоустройстве, так и в период работы.

Как подать заявление:

• Через работодателя: Напишите заявление в свободной форме (образец ниже) и передайте его в отдел кадров или бухгалтерию. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней передать ваши данные в ПФР.
• Через портал Госуслуги: Зайдите в личный кабинет → «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка» → «Подать заявление о переходе».
• В отделении ПФР: Придите лично с паспортом и подайте заявление на месте.

Образец заявления:

Заявление

о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме
Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ____ № ______, выдан ________, зарегистрирован(а) по адресу: ________________, прошу перейти на ведение моей трудовой книжки в электронной форме в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.
Шаг 3: Работодатель передаёт данные в ПФР
После получения вашего заявления работодатель обязан:

Зарегистрировать ваше заявление в журнале учёта.
В течение 5 рабочих дней передать в ПФР сведения о вашей трудовой деятельности (включая все периоды работы, даже если они были до 2021 года).
Сформировать и отправить в ПФР электронный документ с данными о вашем стаже.

Если вы уже работали до 2021 года, работодатель может запросить у ПФР ваши уже имеющиеся в базе данные — например, если вы ранее работали в другой организации, и её данные уже были переданы в ПФР.
Шаг 4: Проверьте свои данные в личном кабинете ПФР
Через 1–3 недели после подачи заявления вы сможете увидеть свою электронную трудовую книжку:

На сайте ПФР: https://es.pfrf.ru/ (требуется авторизация через Госуслуги).
На портале Госуслуги: раздел «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка».

Проверьте, чтобы все периоды работы были отражены корректно. Если какие-то данные отсутствуют, обратитесь к текущему работодателю или в ПФР с заявлением о внесении дополнений.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
Если у вас была бумажная трудовая книжка, но она была потеряна — она больше не нужна. После оформления ЭТК:

Ваша бумажная книжка (если вы её восстановили) становится архивной — она не используеться для новых записей.
Все будущие трудовые отношения будут фиксироваться только в электронном виде.
Вы можете запросить у работодателя выписку из ЭТК в бумажном виде — она будет иметь юридическую силу, как и оригинал.

Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки после её оформления?
Да, можно. Если вы подали заявление на ЭТК, но передумали — вы можете подать новое заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. Однако после 2026 года эта возможность будет доступна только в исключительных случаях, и работодатели уже не будут вести бумажные книжки при первичном трудоустройстве.
Что делать, если работодатель отказывается оформлять ЭТК?
Работодатель обязан оформить ЭТК по вашему заявлению. Отказ — нарушение Трудового кодекса РФ. Обратитесь в трудовую инспекцию (Роструд) или в ПФР с жалобой.
Могу ли я завести ЭТК, если я не работаю?
Да. Если вы безработный, вы можете подать заявление на ЭТК через портал Госуслуги или в отделении ПФР, приложив подтверждения о прошлой трудовой деятельности. ПФР сам сформирует вашу ЭТК на основе имеющихся данных.
Какие данные включаються в ЭТК?
В электронную трудовую книжку вносятся:

ФИО, дата рождения, СНИЛС.
Наименование работодателя и его реквизиты.
Дата приёма и увольнения.
Должность и специальность;
Основание для приёма и увольнения (статья ТК РФ).
Награды, поощрения, квалификационные категории (по желанию работодателя).

Потеря бумажной трудовой книжки — это неприятно, но не катастрофа. Современная система позволяет вам легко и быстро перейти на электронную трудовую книжку, сохранив всю свою трудовую историю в надёжном цифровом формате. ЭТК — это не просто модный тренд, а гарантия того, что ваш стаж не исчезнет, даже если вы потеряете документы, смените город или работодатель исчезнет.
Рекомендация: Не ждите, пока вам понадобится пенсия — уже сегодня проверьте, есть ли у вас ЭТК, и если нет — подайте заявление. Это займёт 15 минут, а сэкономит вам часы и нервы в будущем.
Помните: ваш трудовой стаж — это ваша собственность; И теперь он надёжно хранится не в бумажной книжке, а в государственной базе данных ПФР — доступной вам в любое время и в любом месте.
Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Действует в соответствии с Трудовым кодексом РФ и законом № 439-ФЗ от .