Вопрос о том, что делать, если при приёме нового сотрудника у него нет трудовой книжки, волнует многих работодателей. В статье мы разберём, какие последствия могут возникнуть, когда это допускается законом, а когда – нет, а также подробно опишем порядок оформления дубликата и новые правила работы с электронными формами.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника. Она подтверждает:

• Дата начала работы и место трудоустройства;
• Должность, зарплату и условия труда;
• Периоды отпуска, больничных и иных выплат;
• Причины увольнения.

Без неё работник не может доказать свой стаж работы, а работодатель – не может подтвердить факт трудоустройства.

Законодательные требования к трудовой книжке

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) устанавливает, что:

• Статья 65 ТК РФ: «Трудовая книжка является обязательным документом для всех работников»;
• Статья 312.2 ТК РФ: «Если работник не предоставляет трудовую книжку, работодатель обязан внести сведения о трудовой деятельности по желанию работника»;
• Статья 65.1 ТК РФ: «В случае отсутствия трудовой книжки по её утрате, повреждению или иной причине работодатель обязан оформить дубликат».

Таким образом, отсутствие трудовой книжки в большинстве случаев считается нарушением закона, если не предусмотрено иным способом.

Когда закон допускает отсутствие трудовой книжки?

Согласно последним поправкам (дата 24 декабря 2025 г.), закон допускает отсутствие трудовой книжки в следующих случаях:

1. Если работник ранее работал в организации, где трудовая книжка не ведётся (например, в некоторых государственных учреждениях);
2. Если работник ранее работал в компании, где применялась электронная форма трудовой книжки, но при приёме в новую организацию он не предоставил бумажную копию;
3. Если работник добровольно отказался от выдачи трудовой книжки, но согласился на внесение сведений в электронную систему (ЭТК).

В остальных случаях работодатель обязан оформить трудовую книжку либо дубликат.

Что делать, если при приёме работника нет бумажной трудовой книжки?

Если сотрудник не предоставляет трудовую книжку, но при этом не находится в списке исключений, работодателю необходимо:

• Проверить наличие электронного доступа к ЭТК (Электронная трудовая книжка);
• Если ЭТК недоступна, оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с пунктом 65.1 ТК РФ;
• Внести сведения о трудовой деятельности в дубликат по желанию работника (ст. 312.2 ТК РФ);
• Сохранить копию всех документов, подтверждающих приём на работу (договор, справка о регистрации, заявление).

Если работник утверждает, что у него никогда не было трудовой книжки, работодатель может запросить у него письменное заявление (ст. 65 ТК РФ) и оформить дубликат с отметкой «не было».

Как оформить дубликат или новую трудовую книжку?

Пошаговый алгоритм:

1. Подготовка документов: заявление работника, копия паспорта, справка о регистрации, копия трудового договора (если есть).
2. Подача в отдел кадров: работодатель оформляет заявление о выдаче дубликата.
3. Внесение сведений: в дубликате фиксируются даты начала работы, должность, условия труда.
4. Сроки: дубликат выдается в течение 30 календарных дней с момента подачи заявления.
5. Сохранение копий: копии всех документов хранить в личном деле работника.

Если работодатель не может найти оригинал трудовой книжки, но у него есть электронная запись, он может оформить дубликат на основе ЭТК, указав в нем дату и место утраты.

Ответственность работодателя за утрату трудовой книжки

В случае утраты трудовой книжки по вине работодателя:

• Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении дубликата;
• Внести в дубликат сведения о трудовой деятельности по желанию работника (ст. 312.2 ТК РФ);
• Оплатить расходы на изготовление дубликата;
• При отсутствии справки о восстановлении работник может предъявить копию дубликата в органы соцобеспечения.

Невыполнение этих обязанностей может привести к штрафам и административной ответственности.

Практические рекомендации для работодателей

• Проверьте наличие у сотрудника трудовой книжки до подписания договора.
• Если работник не предоставляет книжку, уточните, есть ли у него электронная запись.
• В случае отсутствия обеих форм – оформите дубликат и внесите сведения по желанию сотрудника.
• Соблюдайте сроки: дубликат выдаёться в течение 30 дней.
• Храните копии всех документов в личном деле работника.
• Обучайте персонал отдела кадров правилам ведения трудовых книжек и дубликатов.

Краткое резюме

Отсутствие трудовой книжки у работодателя – это не просто формальное недоразумение. Это юридический вопрос, который может повлечь за собой штрафы и потерю доверия со стороны сотрудников. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете:

• Соблюдать законодательство;
• Обеспечить корректное оформление трудовых отношений;
• Снизить риск возникновения конфликтов с работниками.

Помните: трудовая книжка – это ключевой документ, подтверждающий трудовые отношения. Отсутствие её не должно стать преградой для законного трудоустройства.