Оформление новых сотрудников — стандартная, но иногда сопряженная с нюансами процедура. Одна из самых частых проблем, с которой сталкиваются кадровики и руководители: работник не предоставил трудовую книжку при приеме на работу. Как действовать в такой ситуации, чтобы не нарушить Трудовой кодекс РФ и защитить свои права как работодателя? Разбираемся подробно.

Законодательная база: обязательно ли предоставление?

Ни один работодатель на территории России не имеет права брать сотрудника на работу без предоставления необходимых документов. Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ, трудовая книжка является обязательным документом для заключения трудового договора.

Если сотрудник отказывается отдать свою трудовую в кадровую службу, вы не можете взять его на постоянную работу и, тем более, не положено заключать с ним стандартный трудовой договор. Оформление трудовых книжек осуществляется в соответствии с Правилами их ведения и хранения, и игнорирование этого факта влечет за собой серьезные риски для компании.

Причины отсутствия трудовой книжки

Прежде чем принимать решение, необходимо выяснить причину, по которой документ отсутствует. Обычно они делятся на две категории:

• Уважительные причины: документ утерян, испорчен, находится на реставрации или сотрудник устраивается на работу впервые.
• Неуважительные причины: сотрудник сознательно скрывает документ (например, чтобы скрыть неудачный опыт на предыдущем месте, факт увольнения по статье или то, что он еще не уволился с прошлого места работы).

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?

Алгоритм действий работодателя напрямую зависит от ситуации:

Если работник устраивается впервые

В этом случае нет нарушения. Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ, если лицо поступает на работу впервые, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку самостоятельно и за свой счет.

Если трудовая книжка утеряна или повреждена

Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить новую трудовую книжку.

1. Работник пишет заявление с просьбой завести новую трудовую книжку с указанием причины (утрата, порча).
2. Кадровик заводит новый бланк.
3. В графу «Сведения о работе» вносится запись об общем или непрерывном стаже работы, подтвержденном документами (справки от прежних работодателей, выписки из ПФР и т.д.). Если таких документов нет, запись делается только о текущем приеме на работу.

Если сотрудник отказывается предоставлять книжку без объяснения причин

Если работник не предоставляет книжку, то трудовые отношения не могут быть оформлены в стандартном порядке. В этом случае у работодателя есть несколько вариантов:

• Отказ в приеме на работу. Это законное право работодателя, так как отсутствует обязательный документ.

Обратная ситуация: работник не забрал трудовую книжку при увольнении

У каждого кадровика иногда возникают ситуации, когда работник не смог или не захотел забрать трудовую книжку непосредственно в последний отработанный день, и она остается в отделе кадров. В этом случае рискует уже работодатель.

Если работодатель не выдает трудовую книжку в день увольнения, работник может обратиться в ГИТ (Государственную инспекцию труда) или суд и потребовать:

• Выдать трудовую книжку.
• Выплатить компенсацию за задержку выдачи (ст. 234 ТК РФ) — средний заработок за каждый день просрочки.

Как защитить свои права работодателю?

Чтобы избежать ответственности, если сотрудник не приходит за документом, необходимо:

1. Направить уведомление. В день увольнения или на следующий день отправить работнику заказное письмо с уведомлением о вручении. В тексте нужно указать, что работнику необходимо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте.
2. Зафиксировать отправку. С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
3. Хранить документ. Невостребованные трудовые книжки должны храниться в архиве работодателя в течение 50 лет.

Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу — это не просто формальность, а серьезный юридический прецедент. Если сотрудник отказывается отдать свою трудовую в кадровую службу, вы не можете взять его на постоянную работу. Всегда требуйте письменных объяснений и заявлений: если документ утерян, работник должен письменно попросить завести новый. А при увольнении — не забывайте отправлять уведомления, чтобы защитить компанию от возможных штрафов и судебных исков.