В 2026 году, несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот в кадровой сфере все еще играет важную роль. Ситуация, когда новый сотрудник не предоставляет бумажную трудовую книжку при трудоустройстве, требует от работодателя грамотных и своевременных действий. Игнорирование этого факта может привести к штрафам со стороны трудовой инспекции.
Самое главное помнить, что отсутствие трудовой книжки у работника на руках не является основанием для отказа в приеме на работу, но требует обязательной фиксации этого факта. В данной статье мы подробно разберем, зачем нужен акт, как его правильно составить и какие шаги предпринять работодателю.
Почему работник может не предоставить трудовую книжку?
Прежде чем составлять документы, необходимо понять причину отсутствия документа. Согласно актуальному законодательству и практике 2025-2026 годов, причины могут быть следующими:
- Переход на электронную трудовую. Сотрудник ранее подал заявление о ведении трудовой в электронном виде и забрал бумажный бланк на руки.
- Потеря документа. Трудовая книжка утеряна работником, и он не имеет возможности ее восстановить прямо сейчас.
- Первое трудоустройство. Сотрудник устраивается на работу впервые и бумажная книжка ему никогда не заводилась.
- Отказ предоставить. Работник умышленно скрывает документ или не желает его передавать работодателю.
Важно: ТК РФ не содержит положений, ограничивающих право работодателя требовать предоставления трудовой книжки, но и не запрещает принимать сотрудника без нее, если это не противоречит внутренним правилам или специфике работы.
Зачем нужен акт о непредоставлении трудовой книжки?
Акт о том, что работник не представил трудовую книжку,, это защитный механизм для работодателя. Его составление необходимо для следующих целей:
- Соблюдение законодательства. Фиксация факта того, что работодатель выполнил свою обязанность по запросу документа.
- Защита от штрафов. В случае проверки ГИТ (Государственной инспекции труда) акт докажет, что отсутствие книжки — это вина или circumstance работника, а не халатность отдела кадров.
- Основание для новых действий. На основании акта работодатель может инициировать процедуру заведения новой трудовой книжки (если это необходимо и возможно) или оформить уведомление.
Что делать, если работник не принес трудовую: Алгоритм действий
Если в день приема на работу (или в установленный срок) сотрудник не предоставил бумажную трудовую книжку, действуйте по следующему плану:
Шаг 1; Выяснение причины
Попросите работника объяснить причину отсутствия документа. Если он утверждает, что перешел на ЭТК, попросите предоставить выписку из ПФР (СФР) или соответствующее заявление о переходе, если оно сохранилось.
Шаг 2. Составление акта
Необходимо составить акт в произвольной форме. В нем фиксируется факт непредоставления документа. Акт подписывается работодателем (или уполномоченным лицом) и самим работником. Если работник отказывается подписывать акт, об этом делается соответствующая запись в присутствии свидетелей.
Шаг 3. Уведомление работника
Параллельно с актом рекомендуется направить работнику письменное уведомление (требование) о необходимости предоставить трудовую книжку или сообщить причины ее отсутствия. Это особенно важно, если есть подозрения, что сотрудник скрывает места предыдущей работы.
Шаг 4. Решение вопроса с бумажной книжкой
Если трудовая книжка велась ранее и не была утрачена, но просто не предоставлена:
- Работодатель не имеет права просто так завести новую трудовую книжку, если старая существует.
- Если книжка утеряна, и работник просит завести новую, он должен написать заявление об утере и смене способа ведения трудовой (если переходил на электронную ранее, нюансы могут отличаться).
- Если работник впервые устраивается на работу, работодатель обязан завести ему бумажную трудовую (если он не выбрал электронную) или внести сведения в ЭТК.
Образец акта о непредоставлении трудовой книжки
Ниже приведен примерный образец акта, который можно использовать в 2026 году. Документ составляется в двух экземплярах.
АКТ
о непредоставлении работником трудовой книжки при приеме на работу
г. Москва «23» мая 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Представитель работодателя: (Должность, ФИО) _______________
Работник: (ФИО полностью) _______________
составили настоящий акт о том, что при приеме на работу в ООО «Название» на должность (название должности) работник (ФИО работника) не предоставил(а) трудовую книжку.
Причина непредоставления, указанная работником:
(Здесь работник собственноручно пишет причину, например: «Трудовая книжка утеряна», «Веду трудовую книжку в электронном виде с 2020 года», «Нахожусь в процессе восстановления документа» и т.д.)
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Работник предупрежден об ответственности за предоставление ложных сведений и обязан предоставить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в срок до «___» ______ 20__ г.
Подписи сторон:
Представитель работодателя: _______________ / (Расшифровка)
Работник: _______________ / (Расшифровка)
(В случае отказа работника от подписания акта):
От подписания акта работник отказался. Свидетели:
_______________ / (ФИО, должность)
_______________ / (ФИО, должность)
Частые вопросы и нюансы 2026 года
Нужно ли заводить новую трудовую, если старая потеряна?
Если работник заявляет об утере бумажной трудовой книжки и отсутствии возможности ее восстановить, он пишет заявление работодателю с просьбой оформить новую трудовую книжку. В этом случае работодатель заводит новую книжку, делая запись о приеме на работу. Однако, если выяснится, что старая книжка существовала и там были записи, которые работник хотел скрыть, ответственность за достоверность сведений несет работник.
Можно ли уволить за непредоставление трудовой?
Само по себе отсутствие трудовой книжки в момент приема на работу не является основанием для увольнения. Трудовой договор считается заключенным с момента фактического допущения к работе. Однако, если работник категорически отказывается предоставлять документы, необходимые для учета стажа (в случаях, когда это возможно), работодатель может рассмотреть вопрос о соответствии сотрудника занимаемой должности или нарушении трудовой дисциплины, но только после проведения всех процедур запроса и фиксации актов.
Что делать, если работник перешел на ЭТК?
Если работник перешел на электронную трудовую, бумажный бланк ему выдали на руки предыдущие работодатели. В этом случае он не обязан сдавать бумажную книжку новому работодателю. Достаточно получить от него заявление о способе ведения трудовой (если не подавал ранее) и сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из СФР) для внесения актуальных данных.
Акт о непредоставлении трудовой книжки — это важный документ, который дисциплинирует процесс кадрового делопроизводства и защищает интересы компании. В 2026 году, когда процессы цифровизации завершены, основной фокус смещается на проверку данных в системе СФР, но бумажный след в виде акта при возникновении спорных ситуаций остается необходимым элементом безопасности бизнеса.
Помните: своевременная фиксация факта отсутствия документа и письменное уведомление сотрудника — ключ к отсутствию проблем с проверяющими органами.