Ситуация, когда новый сотрудник не предоставляет трудовую книжку при трудоустройстве, встречается достаточно часто. Причины могут быть разными: утеря документа, задержка выдачи предыдущим работодателем, смена фамилии, переход на электронный формат или просто ошибки в оформлении. Однако независимо от причины, работодатель обязан действовать строго в рамках трудового законодательства РФ. Нарушение правил оформления трудовых отношений без трудовой книжки влечёт за собой серьёзные юридические и финансовые последствия.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (за исключением случаев, когда она впервые выдаётся);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документы об образовании и квалификации (если это требуется для должности);
• справку о наличии (отсутствии) судимости (в отдельных случаях).

Однако статья 66.1 ТК РФ и разъяснения Роструда чётко указывают: отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в трудоустройстве. Работодатель обязан заключить трудовой договор, даже если работник не предоставил этот документ.

Что делать работодателю, если работник не предоставил трудовую книжку?

Шаг 1: Установить причину отсутствия книжки

Первое, что необходимо сделать — запросить у работника письменное объяснение. Составьте запрос с просьбой предоставить объяснение в произвольной форме. В нём укажите:

• дату приёма на работу;
• факт отсутствия трудовой книжки;
• просьбу указать причину (утеря, не выдана предыдущим работодателем, смена фамилии и т.д.).

Это поможет защитить работодателя в случае проверки трудовой инспекцией или суда. Также составьте акт о непредоставлении трудовой книжки — документ, подтверждающий, что работник не представил документ на момент приёма.

Шаг 2: Оформить новую трудовую книжку

Если работник не может предоставить трудовую книжку (например, она утеряна или не выдана предыдущим работодателем), то работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по заявлению работника.

Алгоритм действий:

1. Работник пишет заявление о том, что трудовая книжка ему не выдавалась или утеряна, и просит оформить новую;
2. На основании заявления работодатель выдаёт новую трудовую книжку (бланк формы Т-2).
3. В новой книжке делается запись: «Трудовая книжка выдана впервые» (в графе «Сведения о работе»).
4. Все последующие записи о трудовой деятельности вносятся с даты приёма на работу в данную организацию.

Важно! В новую трудовую книжку не вносятся сведения о предыдущих местах работы — они подтверждаются другими документами (справками, выписками из ПФР, архивами). Работник может предоставить эти документы позже, и тогда в новую книжку можно внести дополнительные записи по заявлению работника и официальным подтверждениям.

Шаг 3: Учесть электронную трудовую книжку (ЭТД)

С 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Если работник:

• подал заявление о переходе на ЭТД;
• или не предоставил бумажную книжку, но ранее оформил ЭТД;

то работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности в электронной форме через систему СЗВ-ТД.

Проверьте в Пенсионном фонде РФ (через личный кабинет на сайте pfrf.ru) наличие у работника электронной трудовой книжки. Если она есть — бумажная книжка не требуется.

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку при увольнении?

Если работник увольняется, а трудовая книжка у него отсутствует (например, была утеряна или не выдана предыдущим работодателем), то работодатель обязан выдать ему новую трудовую книжку с записью об увольнении.

В случае, если работник предоставил трудовую книжку, но работодатель не выдал её в последний день работы — это прямое нарушение статьи 84.1 ТК РФ. За это предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работник вправе требовать компенсации за вынужденный простой — то есть за утраченный заработок, если из-за задержки трудовой книжки он не смог устроиться на новую работу. Суды в таких случаях встают на сторону работника (см. практику Верховного Суда РФ).

Что делать работнику, если предыдущий работодатель не выдал трудовую книжку?

Если работник не получил трудовую книжку при увольнении, он должен:

1. Написать заявление бывшему работодателю с требованием выдать книжку в течение 3 дней.
2. Если ответа нет — подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в прокуратуру.
3. Если и это не помогло — обратиться в суд с иском о взыскании трудовой книжки и компенсации морального и материального вреда.

Суд может обязать работодателя выдать книжку, а также взыскать с него заработок за весь период задержки, даже если работник не работал в это время.

Можно ли отказаться от трудоустройства из-за отсутствия трудовой книжки?

Нет, нельзя. Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия трудовой книжки — это прямое нарушение трудового законодательства. Работодатель не вправе требовать от работника предъявления трудовой книжки, если она не была выдана ему ранее. В этом случае он обязан оформить новую книжку.

Роструд в своих разъяснениях (от 2025 г.) подтверждает: «Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для заключения трудового договора».

Последствия для работодателя

Если работодатель:

• отказал в трудоустройстве из-за отсутствия трудовой книжки — нарушение статьи 64 ТК РФ (запрет на отказ в заключении договора);
• не оформил новую книжку — нарушение статьи 66.1 ТК РФ;
• не выдал книжку при увольнении, нарушение статьи 84.1 ТК РФ и статья 5.27 КоАП РФ;
• не вёл учёт в ЭТД, если работник её выбрал — нарушение статьи 66.1 ТК РФ.

Все эти нарушения влекут:

• административные штрафы;
• дополнительные выплаты работнику (заработок за время простоя);
• репутационный ущерб;
• возможность коллективных исков от других сотрудников.

Рекомендации для работодателя

1. Не отказывайте в приёме на работу только потому, что работник не предоставил трудовую книжку.
2. Запросите письменное объяснение — это защитит вас при проверке.
3. Оформите новую трудовую книжку по заявлению работника — это ваша обязанность.
4. Проверьте наличие ЭТД через ПФР — это упростит процесс.
5. Ведите учёт всех трудовых отношений в соответствии с законом — даже если книжки нет.
6. Соблюдайте сроки выдачи трудовой книжки при увольнении — в последний день работы.

Отсутствие трудовой книжки — это не повод для отказа в трудоустройстве, а повод для правильного оформления документов. Работодатель обязан действовать в рамках закона: принять работника, оформить новую трудовую книжку и вести учёт его трудовой деятельности. Любые попытки «обойти» закон, отказать в приёме или задержать выдачу книжки при увольнении, это риски для бизнеса, которые могут обернуться штрафами, судебными исками и потерей репутации.

Помните: трудовая книжка — это не инструмент давления, а документ, защищающий права работника. Ваша задача — обеспечить её правильное оформление, а не использовать отсутствие документа как предлог для отказа.

Если вы сомневаетесь в правильности действий, обратитесь к юристу по трудовому праву или в Роструд. Лучше потратить час на консультацию, чем рисковать тысячами рублей штрафов и судебными издержками.