Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж и условия трудовой деятельности․ По закону её наличие обязательно при приёме на работу, а также при увольнении․ Однако в реальной практике часто возникает ситуация, когда соискатель или сотрудник не может предоставить книжку: она утеряна, ещё не оформлена, либо работник отказывается её сдавать․
В статье подробно рассмотрим правовые нормы, обязательства сторон, порядок действий и готовые образцы документов, которые помогут решить проблему без конфликтов․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка (бумажная или электронная) – документ установленного образца, в котором фиксируются:
- дата приема на работу;
- наименование организации, её ИНН и ОКПО;
- должность, разряд, условия труда;
- основания прекращения трудовых отношений;
- перерывы в стаже (отпуск без сохранения заработной платы, военная служба и т․п․)․
Эта информация используется при расчёте пенсии, пособий и при проверках инспекции труда․
Законодательные требования
Ключевые статьи Трудового кодекса РФ (ТК РФ):
- Статья 65 ТК РФ – работник обязан предоставить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) при приёме на работу, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые․
- Статья 66․1 ТК РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности․
- Статья 84․1 ТК РФ – работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы (в день увольнения)․
- Статья 71 ТК РФ – при отсутствии книжки работник может подать письменное заявление, в котором указать причину её отсутствия; в этом случае работодатель обязан оформить новую (или электронную) трудовую книжку․
Когда отсутствие трудовой книжки допускается?
Согласно ТК РФ, отсутствие книжки у работника допустимо в следующих случаях:
- Работник устраивается впервые (первый трудовой договор)․
- Трудовая книжка утеряна, но работник предоставил письменное заявление с указанием причины её отсутствия․
- Работник переходит на электронную трудовую книжку (ЭТК) и предоставляет сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
Что должен сделать работодатель, если книжка не предоставлена?
Действия работодателя делятся на два этапа: приём на работу и выдача при увольнении․
4․1 Приём на работу без трудовой книжки
- Попросить работника подписать письменное заявление о том, что книжка отсутствует (потеряна, ещё не оформлена и т․п․)․
- Составить акт о непредоставлении трудовой книжки, в котором фиксируются:
- ФИО работника;
- Дата и место заключения трудового договора;
- Причина отсутствия книжки;
- Подписи сторон․
- Оформить новую бумажную или электронную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления (пункт 71 ТК РФ)․
- Внести запись о приёме в новую книжку и выдать её работнику (или отправить по почте, если работник находится в отдалённом месте)․
- Сохранить копию заявления и акта в личном деле сотрудника․
4․2 Выдача книжки при увольнении
- Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается принимать книжку, направить ему уведомление (почтой, электронной почтой или СМС) с просьбой явиться за книжкой в течение 3 рабочих дней․
- Если работник не реагирует, оформить акт о невозможности выдачи книжки и отправить её по почте заказным письмом с уведомлением о вручении․
- В случае, когда работодатель задерживает выдачу книжки без уважительных причин, он обязан возместить работнику упущенный заработок (постановление Прокуратуры Саратовской области)․
Оформление дубликата или новой книжки
Если книжка утеряна, работник может:
- Обратиться в отдел кадров прежнего работодателя с заявлением о выдаче дубликата (при наличии подтверждающих документов)․
- Подать заявление в Пенсионный фонд РФ (форма П-2) и получить справку о трудовой деятельности, которая заменит книжку при приёме на работу․
Работодатель, получив заявление о невозможности предоставить книжку, обязан оформить новую бумажную книжку или ЭТК в течение 3 дней․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 года всё больше организаций переводят учёт в электронный формат․ Приём на работу без бумажной книжки упрощается:
- Работник предоставляет сведения о трудовой деятельности в электронном виде (через портал Госуслуг или через сервис «ЭТК»)․
- Работодатель вносит запись в ЭТК по письменному заявлению работника о причине отсутствия бумажной книжки․
- ЭТК считается равнозначным бумажной книжке (ст․ 65 ТК РФ)․
Образцы документов
7․1 Акт о непредоставлении трудовой книжки
АКТ о непредоставлении трудовой книжки при приёме на работу Город ____________ «____» ___________ 2026 г․ Мы, нижеподписавшиеся: ______________________ (ФИО работодателя), представитель организации ____________, действующий на основании ____________; ______________________ (ФИО работника), паспорт: ____ № ________, выдан ____________, проживает по адресу: ____________; составили настоящий акт о следующем: Работник принял на работу в должности ____________ с даты «____» ___________ 2026 г․ При приёме на работу работник не предоставил трудовую книжку (бумажную/электронную) по причине: _______________________________․ Работник подписал заявление о невозможности предоставления трудовой книжки (приложение №1)․ Подписи сторон: _____________________/Работодатель _____________________/Работник
7․2 Уведомление работнику о необходимости получения книжки
УВЕДОМЛЕНИЕ ООО «_________», ИНН ____________, ОКПО ____________ «____» ___________ 2026 г․ ____________________ (ФИО работника), паспорт: ____ № ________, выдан ____________, проживает по адресу: ____________, в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ уведомляем Вас о необходимости явиться в отдел кадров организации для получения трудовой книжки (или её дубликата) в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты получения настоящего уведомления․ В случае невозможности личного присутствия книжка будет отправлена Вам заказным письмом по адресу, указанному в заявлении․ С уважением, _____________________/директор
Последствия отказа от выполнения требований закона
- Для работодателя:
- Штраф за нарушение ст․ 84․1 ТК РФ – до 5 000 рублей за каждый случай;
- Обязанность возместить упущенный заработок работнику, если задержка в выдаче книжки привела к невозможности трудоустройства․
- Риск судебного иска со стороны работника (пример – решение Четвёртого кассационного суда от , где суд взыскал с работодателя компенсацию за задержку выдачи книжки)․
- Для работника:
- Отказ в приёме на работу, если работодатель отказывается оформлять новую книжку без заявления․
- Трудности при получении пенсии и социальных выплат․
- Возможность обращения в инспекцию труда или суд за защитой своих прав․
Как защитить свои права?
- Сохраняйте копии всех заявлений, актов и уведомлений․
- Если работодатель отказывается оформить новую книжку, направьте письменную претензию с требованием выполнить обязанности в течение 10 дней․
- При отсутствии реакции – обращайтесь в Госслужбу по труду (Федеральная инспекция труда) или в суд․
- При необходимости привлеките юриста, специализирующегося на трудовом праве․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
10․1 Можно ли работать без любой трудовой книжки?
Да, если это первый трудовой договор или работник подал письменное заявление о невозможности предоставить книжку․ В остальных случаях – нет․
10․2 Нужно ли оформлять дубликат, если книжка утеряна?
Работодатель обязан оформить новую книжку (бумажную или электронную) по заявлению работника․ Дубликат может быть выдан прежним работодателем, если он хранит архивные записи․
10․3 Как быстро оформить электронную трудовую книжку?
После получения заявления работодатель в течение 3 рабочих дней вносит запись в систему «ЭТК» через портал Госуслуг․ Работник получает уведомление о готовности электронного документа․
10․4 Что делать, если работодатель отказывается выдать книжку при увольении?
Сначала направьте письменное уведомление с требованием выдать книжку или отправить её заказным письмом․ При игнорировании – подайте жалобу в инспекцию труда и/или иск в суд о взыскании заработка за период задержки․
Отсутствие трудовой книжки – не повод отказывать в приёме на работу или в увольнении, если соблюдены законные процедуры․ Работодатель обязан:
- Получить от работника письменное заявление о причине отсутствия книжки;
- Составить акт или уведомление, фиксирующее факт непредоставления книжки;
- Оформить новую бумажную или электронную трудовую книжку в течение 3 дней;
- Выдать книжку (или отправить её) в последний рабочий день․
Работник, в свою очередь, должен своевременно подавать заявление и сохранять копии всех документов․ При нарушении прав любой из сторон имеет право обратиться в инспекцию труда или суд․
Дата публикации: г․ | Автор: юридический отдел «Трудовое право Онлайн»