Дата публикации: 22 мая 2026 года

Ситуация, когда работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, является достаточно распространённой в практике кадровых служб. Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Однако, что делать, если сотрудник отсутствует или отказывается её получать?

Правовые основы

Согласно статье 84.1 ТК РФ:

• Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения;
• Если это невозможно сделать по объективным причинам (например, отсутствие работника), работодатель обязан:
• Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
• Предложить отправить трудовую книжку по почте (если работник даст на это согласие);
• В случае отказа работника от получения или неявки, составить соответствующий акт.

Пошаговая инструкция для работодателя

В день увольнения

Если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения:

1. Попытка связаться: Постарайтесь связаться с работником по телефону, электронной почте или через личные контакты;
2. Уведомление: Направьте работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте;
3. Составление акта: Если связаться не удалось, составьте акт об отказе от получения трудовой книжки в присутствии не менее трёх свидетелей (сотрудников организации).

После направления уведомления

Если работник не явился в течение 7 рабочих дней после получения уведомления:

1. Проверка доставки: Убедитесь, что уведомление было доставлено (например, через почтовое уведомление о вручении);
2. Хранение трудовой книжки: Если работник не ответил, трудовая книжка хранится у работодателя в сейфе или специальном архиве;
3. Ответственность: Работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, так как были предприняты все необходимые меры для её передачи.

Если работник так и не явился

Через месяц после направления уведомления:

1. Составление второго акта: Оформите акт о том, что трудовая книжка не была получена работником;
2. Уведомление в ПФР: В некоторых случаях необходимо уведомить Пенсионный фонд о невозможности выдачи трудовой книжки;
3. Архивирование: Сделайте копию трудовой книжки и храните её в личном деле работника.

Что делать, если работник отказывается забирать трудовую книжку?

Если работник прямо заявляет, что не хочет получать трудовую книжку:

• Зафиксируйте его отказ в письменной форме (акт или заявление);
• Предложите отправить трудовую книжку по почте;
• Если работник отказывается и от этого, составьте акт об отказе;
• Храните трудовую книжку в архиве организации.

Ответственность работодателя

Согласно статье 234 ТК РФ, работодатель несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки только в случае:

• Непредоставления работнику возможности получить трудовую книжку;
• Не направления уведомления о необходимости её получения;
• Не составления акта об отказе (если работник отсутствовал).

Если же работодатель выполнил все необходимые действия, ответственность за задержку ложится на работника.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли выслать трудовую книжку по почте без согласия работника?

Ответ: Нет, отправка трудовой книжки по почте возможна только с письменного согласия работника. В противном случае, работодатель должен хранить её до востребования.

Вопрос 2: Что делать, если работник не проживает по указанному адресу?

Ответ: Направьте уведомление по последнему известному месту жительства или работы. Если почта возвращается с пометкой «адресат не проживает», составьте соответствующий акт.

Вопрос 3: Можно ли уволить работника без выдачи трудовой книжки?

Ответ: Нет, выдача трудовой книжки является обязательной процедурой при увольнении. Без этого увольнение считается незаконным.

Практические рекомендации

Для минимизации рисков:

1. Документируйте всё: Все уведомления, акты и переписку храните в личном деле работника;
2. Используйте электронные каналы: Если есть возможность, отправляйте уведомления по электронной почте с подтверждением прочтения;
3. Соблюдайте сроки: Не затягивайте с отправкой уведомлений и составлением актов;
4. Консультируйтесь с юристом: В сложных случаях лучше обратиться за профессиональной помощью.

Ситуация, когда работник не явился за трудовой книжкой, требует от работодателя чёткого соблюдения установленных законом процедур. Главное, задокументировать все действия, направить уведомление и дать работнику возможность получить документ. В этом случае ответственность за задержку ложится на самого работника, а не на организацию.

Помните: трудовая книжка, это важный документ, и её выдача должна быть обеспечена в любом случае.

Примеры документов

Акт об отказе от получения трудовой книжки

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ (статья 84.1)
• Трудовой кодекс РФ (статья 234)
• Федеральная служба по труду и занятости

Автор статьи

Данная статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства Российской Федерации и практики применения трудового права. Все рекомендации носят общий характер и могут не учитывать специфику отдельных случаев.