Процедура увольнения сотрудника не всегда проходит гладко. Иногда работник отсутствует в последний рабочий день, а иногда — приходит в офис, но отказывается забирать документы. Но что делать, если сотрудник согласился на пересылку, документ был отправлен, но работник не забрал трудовую книжку на почте, и она вернулась отправителю? Разберем эту ситуацию подробно с учетом актуальных требований трудового законодательства.
Обязанности работодателя при увольнении
Согласно трудовому законодательству, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку. Если в последний рабочий день выдать документ невозможно (например, сотрудник отсутствует), наниматель обязан в тот же день направить работнику уведомление.
В этом уведомлении необходимо четко указать два способа получения трудовой книжки:
- Лично — в отделе кадров компании.
- По почте — с обязательным оформлением письменного согласия работника на такую отправку.
С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Отправка трудовой книжки по почте
Если уволенный сотрудник выразил письменное согласие на пересылку документа, кадровик должен отправить его ценным письмом с описью вложения. На это отводится не позднее трех рабочих дней с момента получения согласия.
При отправке трудовой книжки по почте необходимо сделать соответствующую отметку в Книге движения трудовых книжек. Это важный факт, который подтверждает факт отправки и снимает с работодателя ответственность за задержку.
Сотрудник не забрал трудовую книжку на почте: алгоритм действий
Частая ситуация: конверт с документом отправлен, но работник проигнорировал почтовое извещение, не пришел на почту в срок, и письмо вернулось работодателю. В таком случае кадровику необходимо действовать строго по правилам:
Составление акта
Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку (в т.ч. не забрал ее на почте), кадровику нужно составить акт о невозможности вручить трудовую книжку. В акте следует отразить факт отправки документа по почте, дату возврата письма и причину возврата (истечение срока хранения, отказ от получения и т.д.).
Повторное уведомление
Специалисты по трудовым вопросам предупреждают: теперь компания должна пытаться выйти на связь с потерявшимся сотрудником. При возврате письма с почты рекомендуется направить работнику повторное уведомление (по известным адресам, включая адрес регистрации) о необходимости забрать документ лично или дать согласие на повторную отправку.
Оформление на хранение
Если работник не забрал трудовую книжку на почте и не ответил на повторные уведомления, работодатель обязан оформить трудовую книжку на хранение. Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, работодатель должен хранить невостребованный документ у себя до востребования.
Права работника
Трудовая книжка — это ключевой документ, с помощью которого можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Если документ утерян или испорчен, восстановить его бывает крайне сложно.
Поэтому закон защищает права гражданина: в случае, если работник при увольнении не забрал трудовую книжку (или она вернулась на предприятие), работодатель обязан выдать ее по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней с момента обращения.
Важные нюансы и правовое обоснование
- Снятие ответственности: Если работодатель корректно отправил уведомление и отправил трудовую книжку по почте с согласия работника, он не несет ответственности за то, что сотрудник не забрал ее на почте.
- Хранение: Нельзя просто выбросить или уничтожить вернувшийся документ. Хранение до востребования — это прямая обязанность нанимателя.
- Компенсация: Если работодатель не уведомил работника о необходимости забрать документ и не отправил его по почте при наличии согласия, он может быть привлечен к ответственности и обязан будет оплатить работнику время задержки выдачи трудовой книжки.
Ситуация, когда уволенный сотрудник не забрал трудовую книжку на почте, не является поводом для паники для отдела кадров. Главное — соблюдать установленный порядок: составить акт о невозможности вручения, попытаться связаться с работником повторно и оформить документ на ответственное хранение до востребования. Для самого же работника игнорирование писем от бывшего работодателя чревато проблемами при подтверждении стажа в будущем, поэтому важно своевременно получать свою корреспонденцию.