Процедура увольнения сотрудника включает в себя множество важных шагов, и один из самых критичных — это выдача трудовой книжки. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать этот документ в день увольнения. Но на практике часто возникают ситуации, когда сотрудник в свой последний рабочий день не появляется в отделе кадров. Что делать в этом случае работодателю, как правильно составить уведомление «не забрал трудовую книжку» и какие риски несет компания — разберем в этой статье.
Обязанность работодателя и риски задержки
По закону трудовая книжка должна быть выдана сотруднику на руки в день его увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если сотрудник отсутствовал на работе в этот день или отказался от получения документа, у работодателя возникает серьезный риск.
Дело в том, что за задержку выдачи трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику неполученный им заработок за все время задержки. Это связано с тем, что без трудовой книжки сотрудник не может официально трудоустроиться на новое место работы. Кроме того, компанию могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.
Когда работодатель освобождается от ответственности?
Избежать материальной и административной ответственности можно только в одном случае — если работодатель докажет, что действовал в соответствии с законом. Главным доказательством здесь выступает своевременно отправленное уведомление.
Также стоит помнить: если работник все же обратился за трудовой книжкой позже, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Алгоритм действий, если работник не явился за документом
Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно, кадровику или руководителю необходимо действовать по четкому алгоритму:
- Составить акт о том, что выдать трудовую книжку в день увольнения не представляеться возможным (сотрудник отсутствует или отказался получать).
- Направить уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на ее отправку по почте.
- Отправить документ почтой, если сотрудник дал на это письменное согласие.
- Хранить трудовую книжку в организации до тех пор, пока сотрудник за ней не явится, если согласие на почтовую отправку не получено.
Как правильно составить и отправить уведомление?
Уведомление — это ключевой документ, который снимает с работодателя ответственность за задержку. К его составлению нужно подойти максимально ответственно.
Что должно быть в уведомлении?
Типовая форма уведомления законодательно не утверждена, однако в нем обязательно должны содержаться следующие сведения:
- ФИО и должность уволенного работника;
- Наименование организации-работодателя;
- Информация о том, что произошла невыдача трудовой книжки в день увольнения по причине отсутствия сотрудника;
- Указание о необходимости получения трудовой книжки лично в отделе кадров;
- Предложение направить трудовую книжку по почте;
- Просьба дать письменное согласие на пересылку документа почтовым отправлением;
- Адрес и контактные данные отдела кадров, режим работы;
- Подпись руководителя или иного уполномоченного лица, печать организации.
Способ отправки
Отправлять уведомление обычным письмом рискованно, вы не сможете доказать факт его отправки и получения сотрудником. Следует направить почтовое уведомление желательно заказным письмом с отметкой о вручении (или ценным письмом с описью вложения). Это станет вашим главным доказательством в случае судебных споров или проверок трудовой инспекции.
Важно: отправлять уведомление нужно в тот же рабочий день, когда сотрудник не явился за документом.
Что делать, если работник не реагирует на уведомление?
Бывают случаи, когда уведомление отправлено, но ответ от сотрудника так и не поступил. В такой ситуации трудовая книжка должна храниться у работодателя. Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ не предполагает принудительной отправки документа без согласия владельца. Документ хранится в архиве компании вплоть до обращения сотрудника.
Как только бывший работник обратится за документом (даже если это произойдет спустя годы), вы обязаны выдать его в течение 3 рабочих дней.
Если работодатель уже нарушил закон
Если уведомление не было отправлено вовремя, и сотрудник подал жалобу, доказать невыдачу книжки при увольнении для работника не составит труда. При обращении в инспекцию труда достаточно указать факт невыдачи книжки при увольнении. Работодателю придется выплатить компенсацию за все дни задержки, исходя из среднего дневного заработка бывшего сотрудника.
На то чтобы подать трудовой спор в суд, отводится срок не более 30 дней с момента увольнения, однако компенсация может быть взыскана за весь период задержки.
Ситуация, когда работник не забрал трудовую книжку после увольнения, требует от работодателя оперативных и юридически грамотных действий. Главное правило — не игнорировать проблему. Своевременное составление и отправка заказного письма с уведомлением о необходимости забрать документ или дать согласие на его пересылку почтой полностью защитит компанию от штрафов и материальных претензий со стороны уволенного сотрудника.