Ситуация, когда кандидат на вакансию приходит на собеседование или даже на первый рабочий день без трудовой книжки (ТК), — не редкость․ С 2021 года в России действуют новые правила ведения трудовых книжек, которые изменили подход к этому документу․ Важно понимать свои обязанности и права, чтобы избежать нарушений трудового законодательства․
Ключевые изменения с 2021 года
С 1 июля 2021 года вступили в силу важные поправки в Трудовой кодекс РФ․ Главное:
- Оформление бумажной трудовой книжки необязательно для работников, впервые поступающих на работу․ Работодатель вправе вести сведения о трудовой деятельности в форме электронной трудовой книжки (ЭТК)․
- Если работник (или соискатель) не представил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан оформить ему новую (бумажную или электронную) на основании его письменного заявления․
- Работник, который ранее имел бумажную ТК, может подать работодателю заявление о продолжении ее ведения в бумажной форме․ Но с 2026 года, если работник увольняется и устраивается на новую работу, новый работодатель уже не обязан вести бумажную книжку, если ранее велась ЭТК․
Что делать, если работник пришел без трудовой книжки?
Алгоритм действий работодателя четко регламентирован:
Определить, является ли работник «впервые поступающим на работу»
Если человек никогда ранее не работал (например, выпускник учебного заведения) или не имеет трудового стажа, то он не может предъявить ТК․ В этом случае:
- Оформление бумажной ТК не требуется․
- Работодатель вносит сведения о приеме на работу в электронную трудовую книжку через СЗВ-ТД․
- Работнику выдается свидетельство (форма СТД-Р) или справка о трудовой деятельности (если он настаивает на бумажном документе)․
Если работник ранее работал, но не принес ТК
Если кандидат утверждает, что у него есть стаж, но бумажной книжки нет (утеряна, осталась у прошлого работодателя и т․д․), действует иной порядок:
- Запрос у предыдущего работодателя․ Работодатель (нынешний) вправе запросить сведения о трудовой деятельности у предыдущего работодателя через межведомственное взаимодействие (например, через портал Госуслуг или напрямую)․
- Оформление новой ТК по заявлению работника․ Если предыдущий работодатель не предоставляет сведения (или они недоступны), новый работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) на основании письменного заявления работника․ В заявлении указываются данные о предыдущих местах работы, которые может сообщить сам работник․
- Внесение записи․ При наличии достоверных сведений от прошлого работодателя запись вносится на основании его документа (приказа, трудовой книжки)․ Если сведения получены только от работника, запись вносится на основании его заявления с пометкой «По данным работника»․
Прием на работу без ТК: документы и договор
Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для заключения трудового договора․ Необходимо:
- Запросить у работника паспорт и СНИЛС․
- При необходимости — документы об образовании, специальности, квалификации․
- Заключить трудовой договор в письменной форме․
- Оформить допуск к работе после ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и т․д․
Особенности при приеме отдельных категорий работников
Иностранные граждане
При приеме гражданина Республики Узбекистан или другой страны, впервые поступающего на работу в РФ, также оформляется новая трудовая книжка (или ЭТК)․ Порядок аналогичен описанному выше․
Совместители
Если работник уже трудоустроен по основному месту работы и устраивается к вам на совместительство, он должен представить сведения о трудовой деятельности․ Если ТК нет, действует общий порядок: оформление новой на основании заявления․
Ответственность работодателя за нарушения
Несоблюдение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
Например, если работник пришел без ТК, а работодатель не оформил новую (при наличии обязанности это сделать), это будет нарушением․
Практические рекомендации
- Информируйте кандидата․ На собеседовании уточняйте, есть ли у него трудовая книжка (бумажная или электронная) и готов ли он предоставить сведения о предыдущем стаже․
- Используйте ЭТК по умолчанию․ Для новых работников проще и современнее вести электронную трудовую книжку․ Это не требует физического документа․
- Требуйте письменное заявление․ При отсутствии ТК обязательно получите от работника письменное заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку и с указанием данных о предыдущей работе (если они известны)․
- Сохраняйте документы․ Все заявления, запросы и документы по оформлению ТК храните в личном деле работника․
- Контролируйте сроки․ Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку (или ЭТК) не позднее дня следующего за днем приема на работу (ст․ 68 ТК РФ)․
Прием работника без трудовой книжки в 2026 году, стандартная процедура, регулируемая ТК РФ․ Ключевой принцип: обязанность оформить новую ТК (или ЭТК) лежит на работодателе, если работник впервые трудоустраивается или не имеет документа при наличии стажа․ Соблюдение этих правил защитит компанию от штрафов и конфликтов с трудовой инспекцией․ Всегда действуйте по закону, запрашивайте необходимые заявления и переводите документооборот в электронный формат, где это возможно․