Ситуация, когда работодатель не вносит необходимую запись в трудовую книжку (бумажную или электронную), встречается достаточно часто. Это может касаться записи о приёме на работу, переводе, увольнении, повышении квалификации, присвоении разряда и т.д. Отсутствие такой записи создаёт проблемы при трудоустройстве, получении пособий, подтверждении стажа и в судебных спорах. Ниже – подробное руководство, основанное на актуальном законодательстве и практике (данные на ).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 66.1 (электронные трудовые книжки), ст. 352‑357 (защита трудовых прав).
• Приказ Минтруда России № 320н от – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок).
• ФЗ «О индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного и социального страхования» – регулирует передачу сведений в ФСС.
• Постановления Пленума ВС РФ и судебная практика (см. примеры в источниках [1]‑[4]).

Согласно п. 30 Порядка, если организация, которая сделала неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится её правопреемником; при ликвидации – работодателем по новому месту работы или по месту последней записи.

Какие записи обязательны?

Работодатель должен вносить записи только при следующих кадровых событиях:

1. Приём на работу (включая совместительство).
2. Перевод на другую постоянную работу.
3. Увольнение (с указанием основания и причины).
4. Повышение квалификации, если оно привело к присвоению более высокого разряда, класса, категории, классного чина или уровня.
5. Изменение фамилии, имени, отчества.
6. Переход на электронную трудовую книжку (запись о закрытии бумажного варианта).

Запись о времени обучения на курсах повышения квалификации не обязательна, если после курсов не изменился разряд/класс. Однако если присвоен более высокий разряд – запись делается.

Что делать, если запись отсутствует?

Первичный шаг – обращение к работодателю

Согласно ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ, работник может подать письменное заявление с требованием исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности. Заявление направляется:

• в кадровую службу (или непосредственно руководителю);
• в случае электронной трудовой книжки – в организацию, которая ведёт сведения в ФСС.

В заявлении следует указать:

• ФИО, дату рождения, номер трудовой книжки (или СНИЛС для ЭТК);
• какое именно событие отсутствует (приём, перевод, увольнение и т.д.);
• документы, подтверждающие факт (трудовой договор, приказ, справка о повышении квалификации и т.п.);
• просьба внести запись в течение установленного срока (как правило, 10 рабочих дней).

Если работодатель отказывает или игнорирует заявление

В этом случае работник имеет право обратиться в следующие инстанции:

1. Государственная инспекция труда (Роструд) – по месту нахождения работодателя. Жалоба подаётся в письменном виде или через онлайн‑сервис на сайте rostrud.gov.ru.
2. Комиссия по трудовым спорам (если она создана в организации). Срок обращения – 3 месяца с момента, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении (ч. 1 ст. 386 ТК РФ). При уважительных причинах срок может быть восстановлен (ч. 2 ст. 386 ТК РФ).
3. Прокуратура – для контроля соблюдения трудового законодательства.
4. Суд – иск о восстановлении трудовых прав (установление факта трудовой деятельности, внесение записи, компенсация морального вреда). Срок подачи иска:
   • общий – 3 месяца с момента узнавания о нарушении (ч. 6 ст. 392 ТК РФ);
   • по спорам об увольнении – 1 месяц со дня вручения копии приказа об увольнении или выдачи трудовой книжки;
   • по невыплате заработной платы – 1 год с дня установленного срока выплаты.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если работник перешёл на ЭТК, а работодатель не передал сведения в ФСС, порядок действий аналогичен:

• Письменное требование работодателю передать сведения в ФСС (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).
• При отказе – обращение в территориальный орган Роструда.
• В случае необходимости исправления неверных сведений – заявление работника с приложением подтверждающих документов (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).

Важно: сведения в ЭТК имеют ту же юридическую силу, что и записи в бумажной трудовой книжке.

Примеры типовых записей и форм

Запись о приёме на работу

2026 г. № 12 Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам.

Запись об увольнении

2026 г. № 45 Уволен по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) с .

Запись о повышении квалификации с присвоением разряда

2026 г. № 78 Присвоен 3‑й разряд по профессии «Электрик» после завершения курсов повышения квалификации (№ курса 2026/07).

Запись о закрытии бумажной ТК при переходе на ЭТК

2026 г. № 99 Трудовая книжка закрыта в связи с переходом на электронный формат трудовой книжки (СНИЛС 123‑456‑789 00).

Эти образцы можно использовать при составлении собственных заявлений работодателю.

Ответственность работодателя

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
• возможность взыскания компенсации морального вреда в суде (ст. 151 ГК РФ);
• при системных нарушениях – привлечение к дисквалификации должностных лиц (ст. 2.3.1 КоАП РФ).

Практические рекомендации для работника

1. Сохраняйте все подтверждающие документы (трудовой договор, приказы, справки о повышении квалификации, выписки из ЭТК).
2. Фиксируйте даты обращения к работодателю (заказное письмо с уведомлением о вручении, электронное письмо с подтверждением получения).
3. Не затягивайте с обращением в инспекцию или суд – соблюдайте установленные сроки, иначе рискуете потерять право на защиту.
4. При необходимости используйте услуги профсоюза или юридической помощи – они могут подготовить исковое заявление и представлять интересы в комиссии по трудовым спорам.
5. Проверяйте свою трудовую книжку (или выписку из ЭТК) не реже одного раза в год, особенно перед планируемым трудоустройством или получением пособия.

Отсутствие записи в трудовой книжке – серьёзное нарушение прав работника, но оно исправимо. Главное – действовать оперативно, опираться на документальные подтверждения и пользоваться всеми доступными механизмами защиты: от письменного требования работодателю до обращения в суд. Знание норм ТК РФ, Приказа Минтруда № 320н и практики Роструда позволит минимизировать риски и восстановить свои трудовые права в полном объёме.

Будьте внимательны к своей трудовой книжке – она является ключевым документом, подтверждающим ваш профессиональный путь и социальные гарантии.