Прием на работу нового сотрудника — всегда волнительный процесс, который требует строгого соблюдения законодательства. Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков и руководителей: что делать, если соискатель пришел без трудовой книжки? Можно ли его принять? Какие риски несет работодатель? В этой статье мы подробно разберем актуальные нормы Трудового кодекса РФ (ТК РФ), разъяснения Минтруда и порядок действий в различных ситуациях.
Общее правило: трудовая книжка обязательна
Согласно статье 65 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку, если оно ранее уже работало.
Принимать сотрудника, который уже имеет трудовой стаж, без предъявления трудовой книжки некорректно и рискованно. Отсутствие записи может свидетельствовать о том, что человек скрывает предыдущие места работы, находится под подпиской о невыезде или имеет действующие ограничения.
Когда законет принять сотрудника без трудовой?
Законодательство предусматривает исключительные случаи, когда отсутствие документа не является препятствием для трудоустройства. Согласно сложившейся практике и нормам ТК РФ, принять без трудовой можно в следующих ситуациях:
- Утрата или повреждение документа. Если работник потерял книжку или она пришла в негодность.
- Первое место работы. С 2021 года для работников, не имеющих стажа, бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация ведется только в электронном виде (ЭТК).
- Отказ от бумажной формы ранее. Если сотрудник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую и отдал бумажную версию работодателю для хранения.
Разъяснения Минтруда (Письмо от № 14-6/ООГ-3682)
Министерство труда и социальной защиты РФ в своем письме рассмотрело ситуацию, когда соискатель с опытом работы не может предоставить трудовую книжку из-за ее утери. Ведомство подтверждает: принять такого сотрудника можно.
Однако, чтобы обезопасить себя, работодатель должен действовать по алгоритму:
- Попросить работника написать заявление об утрате трудовой книжки с указанием обстоятельств.
- В заявлении сотрудник должен обязаться предоставить документ (или его дубликат) в кратчайшие сроки.
- Издать приказ о приеме на работу с отметкой об отсутствии трудовой книжки по причине утери.
Специфика 2026 года: Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Важно помнить, что мы живем в эпоху цифровизации. С 2025 года для новых работников бумажные трудовые книжки уже не оформляются. Поэтому ситуация «без трудовой» может означать следующее:
Если у человека есть стаж, но нет бумажной книжки на руках, это нормально, если он перешел на электронный формат. В этом случае работодатель обязан запросить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из СФР), чтобы внести данные о новом месте работы в электронный реестр.
Важно: Если у работника нет бумажной книжки и в системе СФР нет данных о его переходе на ЭТК, его следует направить за дубликатом к предыдущему работодателю или в архив.
Алгоритм действий работодателя
Чтобы минимизировать юридические риски, следуйте этой инструкции:
- Выясните причину отсутствия. Потерял? Забрали предыдущие работодатели? Перешел на электронную форму?
- Запросите письменное объяснение. Сотрудник должен написать заявление с просьбой принять его на работу в связи с утратой трудовой книжки и обещанием восстановить документ.
- Проверьте электронный статус. Запросите сведения о трудовой деятельности через портал СФР или попросите сотрудника предоставить выписку.
- Оформите прием. Издайте приказ о приеме. В графе (примечание) укажите: «Трудовая книжка не предоставлена в связи с утратой, заявление прилагается».
- Контролируйте восстановление. Напомните сотруднику о необходимости оформить дубликат. По закону, при утере работник обращается к последнему работодателю за дубликатом.
Риски и конфликты: почему нельзя тянуть?
Часто возникают ситуации, когда предыдущий работодатель удерживает трудовую книжку как рычаг давления (из-за недостач, невыполненного обходного листа и т.д.). Это незаконно. Трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения.
Если новый работодатель примет сотрудника без оформления (просто «по договоренности»), он рискует:
- Получить штраф от трудовой инспекции за ненадлежащее ведение документации.
- Столкнуться с претензиями пенсионного фонда при расчете стажа.
- Не иметь доказательств трудового стажа сотрудника в случае судебных споров.
Что делать, если сотрудник не спешит восстанавливать документ?
Согласно практике, если работник не обращается за выдачей или восстановлением трудовой книжки, а лишь дает согласие на ее отправку по почте (в случае наличия у старого работодателя), это может быть расценено как недостаточное действие.
Работодатель вправе:
- Направить работнику официальное уведомление о необходимости явиться для предоставления документов или оформления дубликата.
- Предупредить о том, что без внесения записи в трудовую книжку (или подтверждения в ЭТК) период работы может не быть учтен в страховом стаже для пенсии.
Принять сотрудника без трудовой книжки можно, но только при соблюдении строгой процедуры документирования причин отсутствия (утрата, повреждение, переход на ЭТК); Главное — не игнорировать факт отсутствия документа. Требуйте от соискателя письменного заявления, проверяйте электронный стаж и напоминайте о необходимости восстановления документов. Это защитит и права работника на пенсионный стаж, и интересы работодателя от штрафов и юридических конфликтов.
Помните: грамотное оформление кадровых документов, фундамент стабильной работы компании.