Дата актуализации: 22 мая 2026 г․ (по информации из сети)․
Почему трудовая книжка важна
Трудовая книжка (или электронная трудовая книжка – ЭТК) являеться основным документом, подтверждающим:
- периоды работы у конкретных работодателей;
- общий трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии и социальных выплат;
- профессиональный опыт и квалификацию сотрудника․
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период на электронные трудовые книжки, поэтому у большинства работников данные уже хранятся в Социальном фонде РФ․ Однако в ряде случаев (например, при работе у индивидуальных предпринимателей, в небольших организациях или при оформлении бумажных ТК до 2021 года) может остаться необходимость передачи бумажного документа․
Что происходит, если сотрудник не передал трудовую книжку
Для работодателя
- Невозможность корректного оформления приёма на работу․ Без трудовой книжки (или подтверждения данных из ЭТК) нельзя внести запись о приёме, что является нарушением ст․ 66 ТК РФ․
- Риск штрафов․ Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ, незаполнение или несвоевременное ведение трудовой книжки влечёт штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 рублей для организаций․
- Проблемы с расчётом стажа․ При отсутствии данных о предыдущих местах работы сложно подтвердить стаж для отпусков, больничных, пенсионных начислений․
- Возможные трудности при увольнении․ При расторжении трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику; если её нет, нужно оформить справку о стаже и выдать её вместо книжки․
Для сотрудника
- Отсутствие подтверждения опыта работы․ При поиске новой работы или при оформлении кредита могут потребоваться выписки из трудовой книжки․
- Задержки в назначении пенсии․ Пенсионный фонд использует данные из трудовой книжки (или ЭТК) для расчёта страхового стажа․
- Риск потери данных․ Бумажная трудовая книжка может быть утеряна, повреждена или испорчена; без неё восстановить трудовой путь сложнее․
- Возможность оспаривания записей․ Если работодатель внес неверную запись, сотрудник имеет право требовать её исправления в течение трёх месяцев с момента обнаружения ошибки․
Как действовать работодателю, если сотрудник не передал трудовую книжку
Шаг 1․ Уточнить формат трудовой книжки
Спросите у сотрудника, имеет ли он:
- бумажную трудовую книжку (выданную предыдущим работодателем);
- доступ к электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в Социальном фонде․
Шаг 2․ Запросить необходимые документы
- Если у сотрудника есть бумажная ТК – попросите её предоставить для внесения записи о приёме․
- Если ТК отсутствует, но есть доступ к ЭТК – попросите сотрудника предоставить выписку из ЭТК (можно распечатать или прислать в электронном виде)․ Выписка содержит все необходимые сведения: ФИО, СНИЛС, дата рождения, сведения о предыдущих местах работы․
- Если ни бумажной, ни электронной книжки нет – оформите справку о стаже и местах работы на основании предоставленных сотрудником документов (трудовые договоры, приказы, выписки из ПФР и т․д․)․
Шаг 3․ Внести запись в трудовую книжку (или ЭТК)
При наличии бумажной ТК:
- Внесите запись о приёме (дата, должность, отдел, основание – приказ о приёме)․
- Поставьте печать организации и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель)․
- Предупредите сотрудника, что он должен проверить запись и поставить свою подпись․
При работе с ЭТК:
- Запись о приёме делается автоматически работодателем через систему взаимодействия с Социальным фондом (например, через 1С:ЗУП или «Госуслуги․Работа»)․
- Сотрудник получает уведомление в личном кабинете и может подтвердить запись․
Шаг 4․ Сохранить копии документов
Сохраните в личном деле сотрудника:
- копию трудовой книжки (или выписку из ЭТК);
- приказ о приёме;
- согласие на обработку персональных данных (если требуется)․
Что делать сотруднику, если он не передал трудовую книжку
Вариант 1․ Есть бумажная ТК, но она не передана
- Найдите трудовую книжку (может быть у предыдущего работодателя, дома, в архиве)․
- Передайте её новому работодателю для внесения записи о приёме․
- Проверьте correctness записи и поставьте свою подпись․
Вариант 2․ Нет бумажной ТК, но есть доступ к ЭТК
- Войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» → «Электронная трудовая книжка»․
- Скачайте выписку за нужный период (или за весь трудовой стаж)․
- Передайте выписку работодателю (в печатном виде или электронно, если компания принимает такие документы)․
- После того как работодатель внесёт запись, проверьте её в своём кабинете и подтвердите․
Вариант 3․ Ни бумажной, ни электронной книжки нет
- Соберите все доступные документы, подтверждающие ваш трудовой путь: трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, выписки из ПФР, справки с предыдущих мест работы․
- Обратитесь к новому работодателю с просьбой оформить справку о стаже и местах работы на основании этих документов․
- После получения справки храните её как замену трудовой книжки до момента, когда сможете восстановить или получить ЭТК (например, через обращение в Социальный фонд)․
Последствия непередачи трудовой книжки
- Административная ответственность (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Возможные трудности при проверках трудовой инспекции и Пенсионного фонда․
- Риск судебных исков со стороны сотрудников из-за неправильного учёта стажа․
- Задержка в оформлении пенсии, пособий по безработице, больничных․
- Сложности при подтверждении опыта при приёме на новую работу․
- Потенциальные потери при споре о стаже или выплатах․
Практические рекомендации
Для работодателей
- Включите в процесс приёма на работу пункт о предоставлении трудовой книжки или выписки из ЭТК․
- Обучите кадровую службу работе с электронными трудовыми книжками (интеграция с 1С, «Госуслуги», СФР)․
- Ведите журнал приёма и передачи трудовых книжек, фиксируя даты и подписи сторон․
- При отсутствии документов сразу оформляйте справку о стаже, чтобы избежать простоев в начислениях․
Для сотрудников
- Храните трудовую книжку в безопасном месте; при переходе на новую работу сразу передавайте её новому работодателю․
- Регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете «Госуслуги» – убедитесь, что все записи корректны․
- При утере бумажной ТК немедленно обращайтесь в Социальный фонд для восстановления данных и получения выписки из ЭТК․
- Если работодатель отказывается принимать выписку из ЭТК, ссылайтесь на ст․ 66 ТК РФ и пункт 2 Постановления Правительства РФ № 585 от о порядке ведения электронных трудовых книжек․
Отсутствие трудовой книжки у сотрудника – не просто формальная недоработка, а потенциальный источник правовых и финансовых рисков для обеих сторон․ С переходом на электронные трудовые книжки процесс подтверждения трудового стажа стал проще и прозрачнее, однако требует взаимодействия и взаимной ответственности работодателя и работника․ Следуя предложенным алгоритмам, можно минимизировать последствия непередачи документа, избежать штрафов и обеспечить корректное учётование трудового стажа для пенсии и социальных выплат․
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и информации из открытых источников на дату 22 мая 2026 г․