Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Однако на практике часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может или не хочет предоставить этот документ при приеме на работу․ Что делать работодателю в таких случаях? Какие права и обязанности возникают в этой ситуации? Разберемся подробно․

Почему сотрудник может не предоставлять трудовую книжку

Причины, по которым сотрудник не предоставляет трудовую книжку, могут быть различными:

• Утеря или порча документа — наиболее распространенная причина․ Согласно статистике, около 10% граждан России сталкиваются с этой проблемой
• Отсутствие записи о последнем месте работы — если сотрудник уволился и не успел получить трудовую книжку
• Отказ от предоставления — некоторые сотрудники не хотят предоставлять трудовую книжку по личным причинам
• Отсутствие трудовой книжки — у молодых специалистов, впервые устраивающихся на работу
• Проблемы с оформлением — если трудовая книжка находится на переоформлении

Какие документы может требовать работодатель при приеме на работу

Согласно ст․ 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работодатель вправе требовать от работника следующие документы:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
2. Трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства)
3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
4. Документы воинского учета (для военнообязанных)
5. Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки
6. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (если работа связана с деятельностью, к которой установлены такие требования)

При приеме на работу впервые

Если сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет трудовой книжки, работодатель должен:

• Заключить трудовой договор без требования трудовой книжки
• Оформить трудовую книжку на нового сотрудника в течение 5 дней со дня приема на работу (п․ 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек)
• Внести соответствующую запись в трудовую книжку при увольнении

При утере или порче трудовой книжки

Если сотрудник потерял или испортил трудовую книжку, он должен:

• Обратиться к предыдущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата
• Если предыдущий работодатель ликвидирован, обратиться в архивную организацию
• Если документы не сохранились, обратиться в органы Пенсионного фонда РФ для восстановления трудового стажа

Работодатель в этом случае может:

• Заключить трудовой договор без трудовой книжки, если сотрудник предоставил справку из Пенсионного фонда о подтверждении трудового стажа
• Внести запись в трудовую книжку при увольнении на основании документов, подтверждающих стаж работы

При отказе сотрудника предоставлять трудовую книжку

Если сотрудник отказывается предоставлять трудовую книжку без уважительной причины, работодатель должен:

• Объяснить сотруднику, что трудовая книжка не является обязательным документом при приеме на работу (если это соответствует действительности)
• Предложить заключить трудовой договор без трудовой книжки
• Если сотрудник категорически отказывается, можно предложить ему подписать соглашение о том, что он не возражает против отсутствия записи в трудовой книжке
• При увольнении внести запись в трудовую книжку на основании других документов (например, копии трудового договора, справки с предыдущего места работы)

Как оформить трудовую книжку, если ее нет

Если у сотрудника нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить ее в течение 5 дней со дня приема на работу․ Для этого необходимо:

1. Получить от сотрудника заявление о выдаче трудовой книжки
2. Оформить трудовую книжку на бланке установленного образца
3. Внести в трудовую книжку запись о приеме на работу с указанием:
• Наименования организации
• Должности сотрудника
• Дата приема на работу
• Основание — трудовой договор (указать его номер и дату)
4. Выдать трудовую книжку сотруднику под роспись

Что делать при увольнении, если трудовая книжка отсутствует

При увольнении сотрудника, у которого нет трудовой книжки, работодатель должен:

1. Потребовать от сотрудника предоставить документы, подтверждающие его трудовой стаж (например, копии трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы)
2. На основании этих документов внести запись в трудовую книжку о приеме на работу и увольнении
3. Если документы отсутствуют, внести запись в трудовую книжку на основании других доказательств (например, свидетельских показаний)
4. Выдать трудовую книжку сотруднику при увольнении

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности:

• Штраф — от 30 000 до 50 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)
• Приостановление деятельности — до 90 суток (в случае грубых нарушений)
• Административное приостановление деятельности, в случае систематических нарушений

Кроме того, работодатель может быть привлечен к гражданско-правовой ответственности, если сотрудник докажет, что отсутствие записи в трудовой книжке причинило ему ущерб (например, при исчислении пенсии)․

Рекомендации работодателю

Чтобы избежать проблем с трудовой книжкой, рекомендуется:

• Проверять документы при приеме на работу и фиксировать их наличие или отсутствие
• Оформлять трудовую книжку в установленный срок (в течение 5 дней)
• Вести учет трудовых книжек и хранить их в надлежащих условиях
• Обучать сотрудников правилам ведения трудовых книжек
• Использовать электронные трудовые книжки — с 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек, которая позволяет избежать проблем с бумажными документами
• Консультироваться с юристами или специалистами по кадрам при возникновении спорных ситуаций

Ситуация, когда сотрудник не предоставляет трудовую книжку, не является редкостью․ Однако работодатель должен знать свои права и обязанности в этом случае, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и административной ответственности․

Основные выводы:

• Трудовая книжка не является обязательным документом при приеме на работу в ряде случаев (например, при приеме на работу впервые)
• Работодатель не вправе требовать трудовую книжку и отказывать в приеме на работу по этой причине
• Если трудовой книжки нет, работодатель обязан оформить ее в течение 5 дней
• При увольнении необходимо внести запись в трудовую книжку на основании документов, подтверждающих трудовой стаж
• За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности

Следуя рекомендациям, приведенным в этой статье, вы сможете избежать проблем с трудовой книжкой и обеспечить соблюдение трудового законодательства․