Важное напоминание: Трудовой кодекс РФ и законодательство о трудовых книжках (в первую очередь, Федеральный закон от № 439-ФЗ) устанавливают четкие правила. Непредставление сотрудником трудовой книжки (ТК) или сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) — распространенная ситуация, требующая грамотного и законного решения. Неправильные действия работодателя могут повлечь серьезные штрафы и компенсации.

Правовая основа: когда можно принять без трудовой книжки?

Согласно п. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ, бумажная трудовая книжка не оформляется:

• Лицам, устраивающимся на работу впервые (и ранее не имевшим трудового стажа).
• Лицам, работающим по совместительству (если у них уже есть основное место работы с оформленной ТК или СТД-Р).

Во всех остальных случаях (если человек уже работал и имел трудовую книжку) ее отсутствие является нарушением обязанности работника. Принимать сотрудника без предоставления ТК/СТД-Р можно, но только при наличии уважительной причины, которую работник должен подтвердить.

Уважительные причины отсутствия трудовой книжки:

• Утрата (необходимо подтверждение: заявление в полицию, справка о замене паспорта и т.д.).
• Повреждение (нечитаемые записи, физические повреждения).
• Нахождение в розыске (например, при утере вместе с паспортом).

Если причина не подтверждена, работодатель вправе потребовать от сотрудника письменного заявления об оформлении новой трудовой книжки.

Пошаговая инструкция: как действовать, если сотрудник не принес трудовую книжку?

Шаг 1: Установить причину отсутствия

В ходе беседы выяснить, почему сотрудник не имеет при себе трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. Зафиксировать устное объяснение в приказе о приеме на работу или в отдельном служебном note.

Шаг 2: Требовать заявление (в большинстве случаев)

Если сотрудник ранее работал и не является совместителем, он обязан предоставить ТК/СТД-Р. В случае ее отсутствия по его вине (утрата, потеря) необходимо:

1. Попросить написать заявление о выдаче новой бумажной трудовой книжки или оформить электронную (СТД-Р). В заявлении он должен указать причину (утрата, повреждение) и данные последнего работодателя, если они известны.
2. Оформить новую книжку на основании этого заявления. Запись о приеме на работу вносится в новую книжку. Если причина — утрата, в графе «Сведения о работе» делается запись: «Трудовая книжка утрачена. Новая выдана на основании заявления от [дата]».

Важно: Если сотрудник отказывается писать заявление, работодатель все равно обязан выдать ему новую трудовую книжку (на основании ст. 67 ТК РФ и разъяснений контролирующих органов). В этом случае в книжке делается соответствующая запись об отказе от заявления.

Шаг 3: Принять на работу без оформления новой ТК (только для «первичников»)

Если сотрудник устраивается впервые и никогда не работал ранее, бумажную трудовую книжку ему не оформляют. Вместо этого:

• В личную карту (форма Т-2) вносятся все данные.
• Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде (СТД-Р) и передаются в ПФР.
• Работнику выдается справка об отсутствии трудового стажа (по его запросу).

Особенности при увольнении: что делать, если сотрудник не забрал свою трудовую книжку?

Это самая рискованная ситуация для работодателя. Согласно ст. 66.1 и 77 ТК РФ:

• Трудовая книжка (или СТД-Р) должна быть выдаче работнику в день увольнения.
• Если в этот день выдать невозможно (сотрудник отсутствует или отказывается получить), работодатель обязан направить ему письменное уведомление с требованием явиться за документом.

Правильное уведомление:

1. Составляется в письменной форме (можно заказным письмом с уведомлением о вручении или под роспись при личной выдаче).
2. В уведомлении указывается: дата и место увольнения, что документ готов к выдаче, адрес для получения, срок для явки (например, 3 рабочих дня);
3. Уведомление должно быть направлено по последнему известному адресу сотрудника (из паспорта или из личной карты).

Последствия направления уведомления:

С момента отправки уведомления ответственность за задержку выдачи трудовой книжки снимается с работодателя. Работодатель выполнил все зависящие от него действия. Однако хранить книжку у себя нужно не более 3 лет (срок исковой давности по спорам о восстановлении на работе).

Отправка по почте: Отправлять ТК заказным письмом можно только с письменного согласия работника (чтобы избежать риска утери). В противном случае — только после получения уведомления и истечения срока на явку, но с риском.

Ответственность работодателя за непредоставление трудовой книжки

Если работодатель не выдал ТК/СТД-Р при увольнении и не направил уведомление, наступает ответственность:

• Административная (ст. 5.27 КоАП РФ): Штраф для должностных лиц — 5-10 тыс. руб.; для юридических лиц — 30-50 тыс. руб.
• Материальная (ст. 236 ТК РФ): Работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за весь период задержки выдачи документа. Это может быть очень значительная сумма.
• Судебная: Работник может подать иск о взыскании компенсации за задержку выдачи ТК, а также о восстановлении на работе, если увольнение было незаконным.

Рекомендации и выводы (таблица)

Ключевой принцип: инициатива по оформлению трудовой книжки лежит на работнике, но работодатель обязан создать для этого все условия. При приеме на работу — запросить документ, при увольнении, выдать его или надлежащим образом уведомить. Непредоставление ТК сотрудником — не повод для отказа в приеме на работу (кроме случаев, когда это первый работодатель), но повод для оформления нового документа на основании заявления или даже без него. Главное — действовать в строгом соответствии с ТК РФ, чтобы избежать финансовых и репутационных потерь.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется консультация с профессиональным юристом по трудовому праву.