В процессе увольнения сотрудника часто возникает вопрос: что делать, если он не получает или не забирает свою трудовую книжку? Ответ на этот вопрос регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. Ниже – подробный разбор действий работодателя, сроков и возможных последствий.
Почему возникает проблема
Согласно ТК РФ, в день увольнения работник имеет право получить трудовую книжку (трудовую книгу) либо согласие на её отправку по почте. Если сотрудник не явился за документом, работодатель обязан выполнить определённые процедурные действия, иначе может возникнуть ответственность за задержку выдачи.
Что требует закон
Обязанности работодателя
- В день увольнения направить сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.
- Если сотрудник отказывается забирать документ, получить его согласие на отправку по почте.
- После получения согласия отправить книжку по Registered Mail (или иным способом, предусмотренным внутренними нормами).
- Записать факт получения (или попытки получения) в специальной книге учёта.
Сроки
Раздел IV. Выдача трудовой книжки при увольнении КонсультантПлюс указывает, что в течение трёх рабочих дней после обращения сотрудника (или после дня увольнения) работодатель обязан выдать документ. Если сотрудник не забирает её в этот период, то считается, что выдача произошла в день увольнения, и ответственность за штрафы снимается.
Хранение «отказных» книжек
Если сотрудник не забирает трудовую книжку даже после отправки по почте, документ хранится в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от остальных книжек.
Пошаговая инструкция для работодателя
- Подготовка уведомления. Составьте письменное уведомление, в котором указано:
- Дата увольнения;
- Точка выдачи (офис, отдел кадров);
- Требование явиться за трудовой книжкой в течение 3 рабочих дней.
- Получение согласия на почтовую отправку. Если сотрудник отказывается забирать документ, попросите его подписать согласие на отправку по почте.
- Отправка по почте. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении (или иной способ, подтверждающий факт отправки). Сохраните квитанцию и копию письма.
- Запись в книге учёта. Внесите в журнал учёта факт отправки и/или попытки получения.
- Хранение документа. Если согласия нет и сотрудник не забирает книжку, храните её в отдельном месте в течение 2 лет.
Что делать, если сотрудник всё равно не получает книжку
В этом случае ответственность за задержку снимается, если вы доказали, что предприняли все необходимые действия (уведомление, согласие, отправка). Однако:
- Если вы не отправили уведомление или не получили согласие, можете быть привлечены к компенсации за задержку выдачи.
- Сотрудник имеет право подать иск в суд, требующий выплаты компенсации за невыдачу трудовой книжки.
- Суд рассматривает дело в течение трёх лет с даты увольнения.
Практические рекомендации
Чтобы минимизировать риски, следуйте этим простым правилам:
- Всегда фиксируйте дату и способ выдачи. Это защитит вас от споров.
- Не откладывайте отправку по почте. Задержка может привести к штрафу.
- Сохраняйте копии всех писем и квитанций. Они пригодятся в суде.
- Консультируйтесь с юристом при сложных случаях, когда сотрудник отказывается от получения документа.
Если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, работодатель обязан соблюдать установленные процедуры: уведомить, получить согласие, отправить по почте и зафиксировать факт. При правильном оформлении вы избегаете штрафов и судебных исков. Главное – документальное подтверждение всех действий.
Помните: в день увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Если вы выполнили все требования закона, ответственность за её отсутствие полностью ложится на сотрудника.
Обновлено: 22 мая 2026 г., 14:24 (по данным интернета).